Iesniegšana ir veca veca sistēma, kas atvieglo dokumentu meklēšanu. Šie dokumenti var ietvert vēstules, piezīmes, finanšu uzskaiti, ziņojumus un citus korespondences veidus. Lai panāktu saskaņotu un efektīvu reģistrēšanas sistēmu, jums ir jāizmanto atbilstošas procedūras. Pat mūsdienu elektroniskajā laikmetā uzņēmumiem un mājas birojiem joprojām ir jāsaglabā papīra faili.
Kategorijas
Grupējiet failus kategorijās. Galvenā kategorija būs galvenā pozīcija, kas pārstāv visus citus failus, kas tiks ievietoti zem tās (apakškategorijas). Atkarībā no kategorijas darbības jomas, tas var ietvert visu kartotēkas atvilktni. Piemēram:
Kategorija: algas reģistri 2014 Apakškategorijas: algu reģistrs 2014. gada janvāris Algas reģistrs 2014. gada februāris Algas reģistrs 2014. gada marts
Turpiniet savu apakškategoriju līdz gada beigām. Ja jūsu kategorija aizpildīs visu atvilktni, izveidojiet etiķeti un novietojiet to atvilktnes ārējā daļā; iezīmējiet savas apakškategorijas mapes un ievietojiet tās atvilktnē. Izmantot savu kategoriju piekārtas mapes, ja vienai atvilktnei ir vairākas kategorijas, un ievietojiet tām apzīmētās apakškategorijas mapes.
Iesniegšanas noteikumi
Divi galvenie iesniegšanas noteikumi ir alfabētiski un datēti. Veicot alfabētisku iesniegšanu, failu atbilstoši alfabēta burtiem. Datuma reģistrēšanai augšupielādējiet jaunākos failus. Ir vairāki noteikumi, kas attiecas uz alfabētisko iesniegšanu.
Iesniedzot pēc nosaukuma, datnes ar pirmo burtu (t.i., Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Kad vārds ir identisks, datne ar otro burtu (t.i., Ace, Adele, Angie, augusts).
Fails pēc uzvārda (t.i., Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Fails pēc sākuma, kad uzvārdi ir identiski (t.i., Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Izmantojiet pirmo prefiksa burtu, ja uzvārds satur prefiksu (t.i., de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Failu ar pirmo uzvārdu, ja ir divi (t.i., Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Failu Mac, Mc, M 'faili kā Mac; datēt St un Saint kā Saint (t.i., MacIntyre, McKnight, M'Clever vai Saint Paul's, St. Mary's).
Failu uzturēšana
Kad jūsu reģistrācijas sistēma ir kārtīgi ievietota, jums tas jāuztur. Visiem iesniegtajiem dokumentiem jābūt norādītam padevei; neaizmirstiet tos gulēt apkārt. Nepievienojiet mapes vai atvilktnes ar failiem; tas apgrūtina to iegūšanu. Mēģiniet veikt vismaz vienu reizi dienā. Ja jūs vadāt mazu uzņēmumu, dariet to reizi nedēļā. Ja jums ir faili, kas tiek lietoti, izveidojiet tiem jaunus failus. Pārvietošanas tvertnē vai smalcinātājā ievietojiet nevēlamu papīru. Ja jūsu faili ir konfidenciāli, vienmēr neaizmirstiet bloķēt atvilktnes.
