Uzņēmuma politikas un procedūras dokumenti ir galvenais faktors efektivitātes, konsekvences un skaidras komunikācijas uzturēšanai. Daži uzņēmumi izvēlas izveidot atsevišķus dokumentus dažādām procedūrām, savukārt citi apkopo visas politikas un procedūras vienā rokasgrāmatā, ko tās iesniedz katram darbiniekam. Labi dokumentētas politikas un procedūras sniedz labumu darbiniekiem, klientiem un uzņēmumam.
Iestatīt cerības
Uzņēmuma politika bieži nosaka cerības attiecībā uz darbinieku uzvedību tādās tēmās kā apmeklējums, savlaicīgums, apģērbu kodekss, drošības noteikumi un citi. Politikas un procedūru dokumenti bieži nosaka uzņēmuma atbildību pret saviem darbiniekiem, tostarp vienlīdzīgu iespēju iznomāšanu, atvaļinājumu un slimības laiku, ģimenes atvaļinājumu utt. Nodarbinātības kontakti un piedāvājumu vēstules var norādīt uz uzņēmuma politiku un procedūru rokasgrāmatu (vai darbinieku rokasgrāmatu) un norādīt, ka darbinieks piekrīt ievērot rokasgrāmatā izklāstītos noteikumus. Daži uzņēmumi pieprasa jauniem darbiniekiem parakstīt veidlapu, kurā norādīts, ka viņi ir saņēmuši rokasgrāmatu.
Veicināt efektivitāti
Visefektīvākais veids, kā sasniegt mērķi, ir uzņēmuma procesu galvenais pamats. Tas var nebūt vienkāršākais vai ātrākais veids, bet tas ir vismazāk darbietilpīgs veids, kā sasniegt mērķi, nezaudējot kvalitāti, neradot risku vai ignorējot jebkādas normatīvās prasības. Teorētiski, ja katrs darbinieks katram uzdevumam seko noteiktajai procedūrai, katru reizi uzņēmums sasniegs visus mērķus visefektīvākajā veidā. Patiesībā vēlamā procedūra var nebūt iespējama katru reizi, tāpēc daudzi procesi faktiski ietver īpašu politiku par to, kā rīkoties ar šādu situāciju. Tas varētu ietvert apstiprinājumu no augstāka līmeņa vai vienkārši papildu dokumentāciju.
Veicināt konsekvenci
Konsekvence parasti rada efektivitāti. Kad cilvēki katru reizi dara tādus pašus paņēmienus, viņi beidzot spēs pabeigt procesu īsākā laika periodā, kas nozīmē, ka viņi var darīt vairāk darba tādā pašā laika periodā. Konsekvence rada arī uzticību. Konsekventas metodes garantē klientiem, ka uzņēmums katras mijiedarbības laikā apstrādās savus kontus ar tādu pašu rūpību un precizitāti. Konsekvence palīdz gan darbiniekiem, gan klientiem zināt, ko sagaidīt, saskaroties ar konkrēto situāciju.
Palieciet juridisku
Likumi, regulējošās iestādes vai apdrošināšanas sabiedrības pieprasa uzņēmumiem dokumentēt un izplatīt dažus procesus un procedūras. Piemēram, lielākā daļa valstu pieprasa, lai uzņēmumiem būtu noteikts process darbinieku kompensācijas prasību izskatīšanai un lai visi darbinieki zinātu, kā process darbojas. Apdrošināšanas sabiedrības un regulatīvās aģentūras, piemēram, OSHA, pieprasa, lai uzņēmumi sīki izstrādātu drošības politiku, jo īpaši ražošanas vidē. Šīs informācijas iekļaušana procesa un procedūras dokumentā ļauj uzņēmumam izpildīt izplatīšanas prasības.
Efektīvi sazināties
Uzņēmumam var būt daudzi darbinieki, vairākas atrašanās vietas un / vai darbinieki, kas strādā dažādās maiņās. Darbinieki pametīs uzņēmumu un jaunie darbinieki pievienosies uzņēmumam. Vienkāršākais veids, kā informēt visus darbiniekus par cerībām un procesiem bez pazudušajiem, atstājot informāciju vai nesaskaņotību, ir rakstīt un izplatīt formālu politiku un procedūras dokumentu. Pārliecinoties, ka ikvienam ir piekļuve vienai un tai pašai informācijai, arī tiek aizsargāts uzņēmums pret nepamatotiem nelikumīgiem izbeigšanas tērpi.
