Iekšējo ieņēmumu dienesta veidlapu W-9 izmanto, lai iegūtu nodokļu maksātāja identifikācijas numuru privātpersonai vai korporācijai. Uzņēmumi izmanto šo veidlapu, lai iegūtu jaunus pārdevējus TIN. Pēc sākotnējās IRS W-9 veidlapas iegūšanas uzņēmumiem nav jāsaņem atjauninātas veidlapas reģistrētiem pārdevējiem; pārdevēji ir atbildīgi par atjauninātas W-9 veidlapas nodrošināšanu, ja tiek mainīta noteikta informācija.
W-9 informācijas atjaunināšana
Pārdevējam ir pienākums sniegt uzņēmumam jaunu W-9 veidlapu, ja mainās pārdevēja nosaukums vai TIN. Turklāt, ja pārdevēja uzņēmējdarbības struktūra maina savu nodokļu prasības, jāiesniedz jauna W-9 veidlapa.
W-9 izmantošana
IRS pieprasa uzņēmumiem iesniegt veidlapu 1099, lai ziņotu par maksājumiem noteiktiem pārdevējiem, kas pārsniedz 600 ASV dolārus. W-9 veidlapa nodrošina, ka uzņēmumam būs pietiekami daudz informācijas, lai nepieciešamības gadījumā varētu iesniegt 1099. veidlapu.
Aizstājēji
IRS ļauj uzņēmumiem izmantot savas veidlapas, nevis W-9 veidlapu, ja tā pieprasa būtiski līdzīgu informāciju. Piemēram, uzņēmums var izveidot savu pārdevēja iestatīšanas veidlapu un nosūtīt to visiem jaunajiem piegādātājiem. Šī veidlapa varētu ietvert gan pārdevējam specifisku informāciju par uzņēmumu, gan W-9 veidlapā iekļauto informāciju.
W-9 veidlapa Informācija
W-9 veidlapā tiek piedāvāts pārdevēja vārds, pasta adrese, nodokļu klasifikācija un sociālās apdrošināšanas numurs vai darba devēja identifikācijas numurs. Veidlapai W-9 vai līdzvērtīgam aizstājējam ir arī jāpieprasa pārdevējam apliecināt, ka sniegtais nodokļu maksātāja identifikācijas numurs ir precīzs, ka pārdevējs ir ASV pilsonis un ka pārdevējs nav pakļauts rezerves ieturēšanai.
Sankcijas
Ja uzņēmums pieprasa veidlapu W-9 no pārdevēja un pārdevējs nepilda saistības, pārdevējam var piemērot 50 ASV dolāru sodu, ja vien neveiksmes iemesls ir saprātīgs iemesls, nevis tīša nolaidība. Ja tiek sniegta nepatiesa informācija, pārdevējam var rasties arī civiltiesiskas un kriminālas sankcijas.
