Grāmatvedība ir darījumu analīzes un ierakstīšanas process. Darījumu analīze un žurnāla ieraksti ir grāmatvedības cikla pirmie divi posmi. Ierakstīšana ir žurnāla ierakstu pārsūtīšana uz virsgrāmatu, kas parasti satur atsevišķu veidlapu katram kontam. Žurnāli ieraksta darījumus hronoloģiskā secībā, bet virsgrāmatas apkopo darījumus pēc konta. Ievietošana sastāv no dažiem vienkāršiem soļiem, saskaņā ar John Ellis Price un citiem.
Konta vārds
Pirmais solis ir ievadīt konta nosaukumu un numuru virsgrāmatas formā. Uzņēmuma divos galvenajos finanšu pārskatos, peļņas vai zaudējumu aprēķinā un bilancē ir atšķirīgi konti. Ienākumu pārskata konti ietver pārdošanu (pazīstami kā ieņēmumi), pārdoto preču izmaksas, mārketinga un reklāmas izdevumus, nolietojuma izmaksas, procentus un nodokļus. Bilances kontos ietilpst nauda, debitoru parādi, debitoru parādi, maksājamās obligācijas, uzkrātais nolietojums, nesadalītā peļņa un kopējie krājumi. Nolietojums ir pakāpeniska pamatlīdzekļu izmaksu sadale tās lietderīgās lietošanas laikā.
Ieejas dati
Otrais solis ir publicēt katra žurnāla ieraksta datumu, aprakstu un atsauces numuru pārskata periodā. Atsauces numurs var būt "J #" formā, kur "J" attiecas uz uzņēmuma žurnālu un "#" attiecas uz žurnāla lapas numuru. Piemēram, J1 nozīmētu, ka ieraksts ir no žurnāla 1. lappuses. Apraksts ir tāds pats kā žurnālā: piemēram, "Skaidras naudas saņemšana, rēķina numurs 11-1097".
Debeti un kredīti
Debeta vai kredīta ierakstīšana ir nākamais posms norīkošanas procesā. Katram darījumam jābūt vismaz vienam debetam un vienam kredītam. Debeti palielina bilances aktīvu kontus, piemēram, skaidru naudu un krājumus, un palielina peļņas vai zaudējumu aprēķina izdevumus, piemēram, mārketinga un algu izmaksas. Debeti samazina bilances saistību kontus, piemēram, maksājamās parādzīmes, un pašu kapitāla kontus, piemēram, nesadalīto peļņu. Debeti arī samazina pārdošanas kontus peļņas vai zaudējumu aprēķinā. Kredīti palielina bilances saistību kontus, akcionāru pašu kontus un pārdošanas kontus. Kredīti samazina bilances aktīvu kontus un izdevumu kontus.
Bilance
Ceturtais solis ir aprēķināt katram kontam atbilstošo debeta un kredīta atlikumu. Piemēram, ja naudas kontā ir debeta ieraksts 10 000 ASV dolāru, kredīta ieraksts - 5000 ASV dolāru un debeta ieraksts par 25 000 ASV dolāriem trīs atsevišķos datumos, kopējais debets ir 10 000 ASV dolāru plus 25 000 ASV dolāru vai 35 000 ASV dolāru, un kredītu summa ir 5000 ASV dolāru. Tāpēc debeta atlikums pēdējā datumā ir 35 000 ASV dolāru mīnus $ 5000 vai 30 000 ASV dolāru.
Kļūdu labošana
Pēdējais posms norīkošanas procesā ir pārbaudīt matemātiskās un datu pārraides kļūdas. Grāmatvedības programmatūras pakotnes var samazināt šīs kļūdas, izmantojot automatizāciju, bet numuru pārbaude ir piesardzīgs solis, kas neļauj kļūdām izplatīties finanšu pārskatos.
