Ērti galddatori un sakārtotas galda atvilktnes tikai saskrāpē to, ko nozīmē labā organizācija. Tā vietā, lai jūsu darbinieki tiktu organizēti, tas nozīmē, ka notiek aizkulisēs un risināt biroja organizāciju no iekšpuses. Tas var nozīmēt arī radošas domāšanas mazināšanu, kā arī tradicionālus un acīmredzamus pasākumus jūsu pieejas nodrošināšanai darbiniekiem.
Apturiet multitasking
Lai gan var šķist, ka vairāku uzdevumu veikšana ir labs veids, kā iegūt vairāk darba, darbs pie vairākiem uzdevumiem vienā reizē samazina produktivitāti un kavē jūsu mēģinājumus iegūt darbiniekus. Saskaņā ar American Management Association sniegto informāciju, neto produktivitātes samazināšanās var sasniegt pat 75 procentus. Izveidojiet skaidru noteikumu, kas liek saviem darbiniekiem noteikt prioritātes aktivitātēm un uzdevumiem, un vispirms strādāt pie augstākās prioritātes uzdevuma vai darbības. Tas ne tikai uzlabo produktivitāti un samazina stresu, bet arī uzlabo darba plūsmu.
Informācijas krātuves iestatīšana
Identificējiet un izveidojiet centrālo atrašanās vietu, piemēram, tīmekļa lietojumprogrammu sistēmu vai dalītu tīkla disku, lai saglabātu veidlapas, dokumentu veidnes, uzņēmuma politikas kopijas un jebkuru citu informācijas darbinieku, kas bieži izmanto vai piekļūst. Viena atrašanās vieta, kur glabāt plaši pieejamu informāciju, atvieglo piekļuvi un palīdz visiem organizēt. Tādā pašā veidā centrālais, kopīgais uzņēmums vai departamenta kalendārs informē visus par to, kas notiek un palīdz darbiniekiem veidot ikdienas un iknedēļas plānus.
Sanāksmes un komunikācijas
Noteikt skaidras cerības, deleģēt uzdevumus un, ja iespējams, par izmaiņām. Ļaujot darbiniekiem uzzināt, ko jūs sagaida un ko vēlaties, lai viņi strādātu, ļauj veikt iepriekšēju plānošanu un labāku organizāciju. Turiet iknedēļas vai ikmēneša individuālas un grupas sanāksmes, lai novērtētu sasniegto mērķu sasniegšanā.Pievērsiet uzmanību labai organizācijai tieši, izmantojot seminārus, uzstādītus runātājus un strādājot ar darbiniekiem, kas cīnās ar savu organizatorisko prasmju uzlabošanu. Veiciniet, lai sanāksmju laikā ņemtu vērā, ka aizmirstība ietekmēs labu organizāciju.
Atļaut laika plānošanai
Pieprasiet darbiniekiem katru dienu pārtraukt 15 minūtes plānošanai. Katru piektdienas pēcpusdienu iekļaujiet vēl 15 minūtes, lai pārskatītu nākamās nedēļas grafiku un sagatavotos nākamajai nedēļai. Palīdzot saviem darbiniekiem uzlabot plānošanas prasmes, arī uzlabojas organizācija, ļaujot viņiem iepriekš sagatavot materiālus vai informāciju. Iepriekšēja plānošana var arī palīdzēt darbiniekiem redzēt, kur darba dienas laikā viņi varētu mēģināt pārspēt pārāk daudz, kas norāda uz nepieciešamību pārorientēt ikdienas mērķus vai lūgt palīdzību.
