Daudziem cilvēkiem liela skaita tālruņu numuru atcerēšanās ir neiespējams uzdevums. Kad kāds zvana uz jūsu biroju, jums tagad ir vajadzīgs pareizais numurs, un labākais veids, kā to izdarīt, ir saglabāt biroja tālruņa katalogu. Lai gan lieliem birojiem var būt sarežģītas telefona sistēmas ar elektroniskiem katalogiem, vairumam biroju nav vajadzīgs tas viss. Ar ļoti nelielu piepūli varat izveidot vienkāršu biroja direktoriju, lai visu nepieciešamo informāciju ievietotu pa rokai.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Dators
-
Izklājlapu programmatūra vai Google dokumentu konts
Izveidojiet jaunu izklājlapu un nosauciet to par "Office Directory". Izmantojot izklājlapu, ir vienkāršs veids, kā izveidot tālruņa katalogu birojam, kas nav pietiekami liels, lai izveidotu centrālo tālruņu kataloga sistēmu.
Pievienojiet izklājlapai trīs sleju virsrakstus: Vārds, Birojs # un Tālrunis. Ja vēlaties, pievienojiet izklājlapai vairāk kolonnu un jūs varat viegli izsekot, piemēram, e-pasta adreses un faksa numurus.
Sūtiet direktoriju (vai saiti uz to, ja izmantojat tiešsaistes izklājlapu) saviem kolēģiem un lūdziet, lai viņi aizpilda savu pareizo informāciju un nosūta to atpakaļ. Var būt biroja administratīvais asistents ar kādu no šīm ziņām, ko jūs varat lūgt aizpildīt informāciju nekavējoties.
Savākt rezultātus vienā izklājlapā ar visām tajā veiktajām izmaiņām. Tagad jums ir darba birojs jūsu birojam.
Izdrukājiet tālruņa katalogu vai nosūtiet to pārējam birojam vispārējai lietošanai. Skatiet tālāk sniegtos padomus par vienkāršu veidu, kā izplatīt tālruņa katalogu ar mazāk problēmu.
Padomi
-
Tā kā biroja tālruņu numuri mainās salīdzinoši bieži, izmantojot tiešsaistes izklājlapu, piemēram, Google dokumentus, varat ietaupīt laiku un pūles. Kopīgojiet tālruņa direktoriju izklājlapu ar visiem jūsu biroja darbiniekiem un ļaujiet viņiem veikt nepieciešamās izmaiņas, un tāpēc, ka katalogs ir tiešsaistē, jums nebūs jāuztraucas par jaunu kopiju nosūtīšanu pa e-pastu, kad direktorija tiek atjaunināta.
