Zvanītāji var atstāt ziņojumus uz jūsu balss pastu dažādu iemeslu dēļ. Daži no ziņojumiem var būt draudzīgi atgādinājumi par svarīgu biznesa informāciju un kontaktus. Lietām, ko jūs sakāt savā balss pasta ziņojumā, neatkarīgi no tā, vai tas ir personiskais balss pasts vai biznesa balss pasts, būs svarīga loma, kāda veida informācija jums tiek atgriezta no zvanītājiem. Ir dažas pamatinformācijas, kas vienmēr jāiekļauj balss pastā.
Izejošais ziņojums
Pirmā lieta, kas jums jādara, atstājot izejošo ziņojumu, ir identificēt savu vārdu, organizāciju un tālruņa numuru. Otrā lieta, kas jums jādara, ir adresēt jums pieejamību. Piemēram, jūs varat teikt, ka neesat pieejams un norādiet laiku un dienu, kad jūs atgriezīsieties. Visbeidzot, sīki norādiet, kāda veida informāciju vēlaties nosūtīt uz balss pastu, piemēram, vārdu, uzņēmumu, numuru un, iespējams, ziņojumu. Tipisks izejošais balss pasts varētu izklausīties šādi: “Es esmu Bob Smith ar Sampson, Inc. 555-555-5555. Es šodien nebūšu pieejams līdz pulksten 4, bet, lūdzu, atstājiet savu vārdu, uzņēmumu un numuru un nekavējoties atgriezīšu jūsu tālruņa zvanu. Paldies. ”Atcerieties būt īsiem un precīziem norādījumiem zvanītājam.
Izvairieties no problēmām
Zvanītāji dažreiz var izsaukt nepareizus numurus. Neinformējot savu vārdu, organizāciju un tālruņa numuru izejošajā ziņojumā, jūs bieži varat saņemt ziņas, kas nav paredzētas jums. Norādot šo informāciju, pārliecinieties, vai zvanītājs zina, ka ir sasniedzis pareizo personu vai izsaucis pareizo numuru. Jūs varat vai nevēlaties mudināt zvanītāju atstāt ziņu. Ja jūs nelūdzat viņus atstāt ziņu, jums būs grūti spriest par tālruņa zvana nozīmi. Ja saņemat daudz balss pasta ziņu, šie ziņojumi ir svarīgi, lai noteiktu, kādi zvani ir nekavējoties jāatgriežas un kā sagatavoties atpakaļ telefona sarunai. Ja jūs veicat ziņojumus, jums jāpieprasa, lai zvanītājs būtu īss vai apkopotu ziņojumu. Balss vēstules ar gariem ziņu skaidrojumiem var kļūt apgrūtinošas vai nevajadzīgas, tādējādi izšķērdējot savu laiku.
Pievienot e-pastu, sociālo mediju
Tā kā sociālajā vidē tiek koplietota tik daudz informācijas, iespējams, ka, domājot par savu izejošo ziņu, būtu jāiekļauj tiešsaistes kontaktinformācija. Sociālo mediju kontaktu atstāšanas izaicinājums ir panākt, lai zvanītājs saprastu, kur to atstāt. Tas var prasīt, lai jūs precizētu savu vārdu un neuzskatītu, ka zvanītājs zina. Ja vēlaties, lai zvanītājs atstātu ziņu uz jūsu e-pasta adresi, jūs varat teikt: „Jūs varat atstāt mani e-pasta adresi Bob Smithā Sampson dot com,” vai “Jūs varat atstāt ziņu bobsmītā pie sampson dot com. ”Izmantojiet savu labāko spriedumu, bet izskaidrojiet savu vārdu un uzņēmuma nosaukumu, dodot zvanītājam labāko informāciju, lai iegūtu pareizu informāciju. Nav ieteicams pieminēt URL adreses, piemēram, Facebook vai Twitter, jo tās var būt mulsinošas. Ja jūtaties, ka tās ir labākās vietas, kur atstāt jūs ziņojumus, teiksim savu izejošo ziņojumu: „Jūs varat arī atstāt man ziņojumu savā Facebook lapā.”
