Arvien vairāk uzņēmumu ir vai nu ārpakalpojumu projektu vadība, vai arī pieņem darbā speciālistus, lai risinātu šo uzdevumu. Ar nozares pārmaiņām var būt grūti atrast kvalificētus cilvēkus, kas ir jaunāko tendenču un stratēģiju priekšā. Tikai 2,5 procenti organizāciju veiksmīgi pabeidz visus savus projektus. Pārsteidzoši 70 procenti projektu neizdodas. Ņemot vērā šos skaitļus, jūs varat brīnīties, vai ir vērts pieņemt darbā projektu vadītāju. Tāpat kā viss pārējais, ir jāapsver priekšrocības un trūkumi. Kvalificēts projektu vadītājs var samazināt jūsu izdevumus, racionalizēt darbplūsmas pārvaldību un palīdzēt attīstīt savu biznesu.
Projektu vadības profesionāļi
Neatkarīgi no tā, vai izmantojat mazu uzņēmumu vai izveidotu organizāciju, iespējams, nevarēsit apstrādāt visu veidu projektus no sākuma līdz beigām. Daži projekti ir ārkārtīgi sarežģīti un tiem ir ierobežots termiņš vai ir nepieciešamas īpašas prasmes, kas jūsu komandai var nebūt. Kvalificēts projekta vadītājs var palīdzēt jums organizēt un pārvaldīt laikietilpīgākos uzdevumus. Pieredzējis projektu vadītājs arī motivēs jūsu komandu, pārvaldīs resursus, novērtēs rezultātus, sniegs atgriezenisko saiti un meklēs veidus, kā palielināt kvalitāti un samazināt izmaksas vai laiku. Citas projektu vadības prasmes ietver uzlabotas plānošanas metodes, reaģējot uz pārmaiņām, uzlabojot saziņu, kvalitātes kontroli un riska pārvaldību.
Efektīva mērķa iestatīšana
Lielākā daļa projektu neizdodas vienkārši tāpēc, ka vadītājiem trūkst skaidra mērķa. 2013. gadā mazāk nekā trešdaļa no visiem projektiem tika piegādāti laikā un piešķirtajā budžetā. Šā iemesla dēļ SMART mērķu noteikšana ir ļoti svarīga. SMART mērķi ir specifiski, izmērāmi, sasniedzami, reāli un laika ziņā saistoši. Tas ir akronīms SMART. SMART mērķi nodrošinās, ka jūsu projekti tiks piegādāti laikā, nepārsniedzot budžetu. Profesionāliem projektu vadītājiem ir zināšanas un līdzekļi, kas nepieciešami, lai izveidotu prognozes, pārvaldītu projektu izmaksas un noteiktu riskus visā projekta dzīves ciklā.
Uzlabota komunikācija
Projektu vadība ļauj efektīvāk sazināties starp vadītājiem un citiem projektā iesaistītajiem darbiniekiem. Pieredzējuši projektu vadītāji ir efektīvi, lai vadītu ieinteresētās personas, kas ir ļoti svarīgas projekta panākumiem. Projekta vadītāji uztur komandas kohēziju, atvieglo sanāksmes, lūdz ekspertu jautājumus, ideju idejas un reāllaikā uzrauga atgriezenisko saiti. Komunikācija ir viegli svarīgākais jebkura projekta aspekts, un tā ir nepieciešama katram projekta profesionālim.
Lielāka klientu apmierinātība
Projekti var sniegt jaunas iespējas un atvērt jaunus pakalpojumus vai produktus, lai iepriecinātu klientus, vai projekti var palīdzēt samazināt klientu izmaksas. Tā kā projektu vadības metodoloģijas prioritātes nosaka kvalitātes faktorus, piemēram, klienta vēlmes, uzņēmumi ar veiksmīgu projektu vadību ir pieredzējuši lielāku klientu apmierinātību. Tas nozīmē lielāku ieņēmumu un uzņēmējdarbības izaugsmi. Jūsu organizācija būs pazīstama ar izciliem rezultātiem.
Augsts kompetences līmenis
Izīrējot projektu vadītāju vai ārpakalpojumu projektus, jūsu uzņēmums gūs labumu no augsta līmeņa zināšanām. Jūsu organizācijas cilvēki iemācīsies jaunas lietas un gūs jaunu perspektīvu, kas veicinās viņu profesionālo izaugsmi. Turklāt projektu vadība atbrīvos jūsu laiku, lai jūs varētu koncentrēties uz jūsu uzņēmuma galvenajiem aspektiem. Pieredzējis projektu vadītājs varēs izskaidrot projekta procesu un pārvaldīt visas projekta jomas, ieskaitot personālu un atbilstību.
Precīzs riska novērtējums
Vairāk nekā 75% uzņēmumu nav pārliecināti par projektu panākumiem. Pārmērīga pārstrāde, darbības sfēra, slikta komunikācija un neskaidri mērķi bieži vien ir vainīgie. Projektu vadība ļauj veikt aprēķinātos riskus un efektīvāk sadalīt resursus. Jūs atklāsiet, kādi riski ir pirms uzsākšanas. Tādā veidā jūs varat plānot jebkādas problēmas agrīnā stadijā un veikt gudrākus lēmumus, jo riski rodas visā projekta dzīves ciklā. Efektīva riska pārvaldība arī ļauj jums izmantot pozitīvos riskus vai iespējas, kad tās rodas.
Projektu vadība Cons
Ja projekta vadītājam nav atbilstošas pieredzes vai zināšanu, var rasties daudz problēmu. Resursu zudums, plānošanas problēmas, drošības jautājumi un starppersonu konflikti ir galvenie projekta vadības trūkumi. Turklāt jūsu organizācijai var būt lielas izmaksas, veicot ārpakalpojumus vai pieņemot darbā jaunus darbiniekus, lai pabeigtu projektu. Dažreiz projektu vadība var traucēt jūsu ikdienas darbībām vai drīzāk nepareizi.
Augstas izmaksas
Ja jūs pieņemat darbā projektu vadītāju, sagaida, ka ieguldīsiet specialitātē. Šīs programmas var būt dārgas un grūti īstenojamas. Tā kā jūsu komanda tos izmantos, viņiem var būt nepieciešama apmācība. Atkarībā no jūsu vajadzībām, jums var būt nepieciešams arī pieņemt darbā ekspertus vai speciālistus, lai palīdzētu projektā. Bieži vien ieinteresētās personas centīsies iekļaut iezīmes, kas sākotnēji netika plānotas. Visi šie jautājumi var ātri palielināt projekta izmaksas.
Palielināta sarežģītība
Projektu vadība ir sarežģīts process ar vairākiem posmiem. Dažiem ekspertiem ir tendence sarežģīt katru procesu, kas var sajaukt jūsu komandu un izraisīt kavēšanos projektu īstenošanā. Tās var arī kļūt stingras vai precīzas savos plānos, radot stresa vidi organizācijā. Raksturīgi, ka projekti ar lielu darbības jomu būs sarežģītāki, jo īpaši, ja nav komandas, kas veltīta tikai projekta izstrādei. Savstarpēji funkcionējoši komandas locekļi var atpalikt no ikdienas darba, pievienojot vēl vienu sarežģītības pakāpi.
Saziņa
Kad jūs nolīgsiet projekta vadības komandu, jauni darbinieki pievienojas jūsu uzņēmumam. Tas papildina papildu komunikācijas slāni un ne vienmēr atbilst jūsu organizācijas kultūrai. Tāpēc eksperti iesaka saglabāt savu komandu pēc iespējas mazāku. Jo lielāka ir komanda, jo augstāka ir komunikācija. Dažreiz projektam ir nepieciešama liela komanda, tāpēc ir svarīgi atrast projektu vadītājus, kuriem ir spēcīgas komunikācijas prasmes dažādās cilvēku vidū.
Radošuma trūkums
Dažreiz projektu vadība atstāj nelielu vietu radošumam. Komandas vadītāji pārāk koncentrējas uz vadības procesiem vai nosaka stingrus termiņus, piespiežot darbiniekus strādāt stingriem parametriem. Tas var atturēt radošo domāšanu un kavēt inovāciju, kas varētu dot labumu projektam. Ir svarīgi, lai projekta vadītājs zinātu, kad iedvesmot radošumu un kad stingri jāievēro projekta plāns.
Organizācija var augt un sasniegt panākumus bez projekta vadības komandas. Tomēr, kvalificēta speciālista pieņemšana darbā ar šiem aspektiem var pavērt jaunas iespējas un palīdzēt jūsu uzņēmumam sasniegt mērķus ātrāk.
