Papīrs bez biroja var palīdzēt videi, bet tas var radīt procesu galvassāpes, ja nav izveidota atbilstoša darbplūsmas sistēma. Lai pārvietotu visu digitālajā telpā, ir jāizveido dokumentu kontroles un darbplūsmas procedūras, kas nodrošina, ka pāreja nenotiek. Kad fiziskās kastes atkāpjas no vēsturisko atkritumu tvertnēm, tām jāaizstāj virtuālās.
Going Digital
Elektroniskajā birojā mērķis ir pārvietot visu iespējamo tiešsaistē. Drukātie dokumenti tiek skenēti un ievietoti koplietotā vietā jūsu datorā, kur autorizētie lietotāji var tiem piekļūt. Papildus vides ieguvumiem, labi pārvaldīts elektronisks birojs var padarīt informāciju vieglāk atrodamu nekā tradicionālās kartotēkas. Virtuālajā arhīvā esošās mapes saglabā vecākus dokumentus, lai tie netraucētu biežāk pieejamos apgabalus, bet, ja nepieciešams, joprojām ir pieejami.
Koplietotie kalendāri
Darbinieku grafiku pārvietošana uz kopīgu kalendāru ļauj darba devējiem pārvaldīt atvaļinājuma laiku un citus jautājumus, kas ietekmē darba grafiku. Tas arī ļauj kolēģiem izsekot sanāksmēm un citiem plānotiem notikumiem. Komandas, kurām ir kopīgi darba kalendāri, spēj uzraudzīt, kurš ir birojā un kas atrodas ārpus biroja, un ar to var strukturēt darbplūsmu projektos. Piemēram, spējot redzēt, ka galvenās ieinteresētās personas nedēļas beigās dodas uz konferenci, var motivēt kādu, lai ātrāk tiktu pabeigts pamatdokumenta vai līguma projekts, lai šīs ieinteresētās personas gūtu iespēju piedāvāt savu ieguldījumu pirms saturs ir pabeigts.
Dokumentu pārvaldība
Elektroniskiem birojiem ir nepieciešama sistēma, kas pilnvaro saglabāt un uzglabāt dokumentus. Izveidojiet dokumentu nosaukšanas konvenciju un mapju struktūru, lai dokumenti būtu viegli atrodami. Dokumentu pārvaldības sistēmas bieži vien ļauj veikt gan „pārbaudi”, gan izmaiņas. Tas neļauj vairākiem cilvēkiem vienlaikus strādāt ar dokumentu un ļauj veikt versiju kontroli. Pilnvarojums, ka koplietojamā atrašanās vietā tiek atjaunināti dokumenti, samazina problēmas, kas rodas, lejupielādējot failu, atjauninot un nosūtot tos pa e-pastu un pēc tam nesaglabājot oficiālo versiju.
Projektu vadība
Projekta vadības programmatūra palīdz izsekot projektu starpposma mērķiem un termiņiem. Jums būs nepieciešama sistēma, kas var sekot uzdevumiem un projektu grafikiem un ļauj darbiniekiem norādīt, kad kaut kas ir pabeigts. Paziņojumiem jābrīdina kāds, kad jaunam uzdevumam ir nepieciešama viņas uzmanība. Indivīdi var izsekot savus projektus, savukārt vadītāji var iegūt holistisku skatījumu uz to, kas tiek darīts visā komandā, un vajadzības gadījumā pārdalīt resursus. Projektus vajadzētu digitāli arhivēt pēc pabeigšanas, kā arī gūtās mācības, lai zināšanu nodošana varētu notikt viegli, kad līdzīgs projekts sākas vēlāk.
