Uzņēmumi katru dienu izmanto dažādus mārketinga un komunikācijas veidus. Katram komunikācijas veidam izmantojamās veidlapas dizains un saturs bieži vien ir pirmā lieta, ko perspektīvā redz uzņēmums. Lai gan dizainam un radošumam ir bezgalīgas iespējas, uzņēmumi parasti sazinās ar četrām standarta veidlapām.
Standarta veidlapas
Standarta veidlapas parasti attiecas uz vienību kopumā un parasti tiek izmantotas administratīviem vai uz pakalpojumiem orientētiem mērķiem. Auditorija parasti ir vispārīga un plaši izplatīta, un vēstule var būt veidlapas dokuments, piemēram, noklusējuma vēstule, paziņojums vai rēķins. Standarta veidlapas parasti ietver tikai uzņēmuma nosaukumu un adresi, kā arī logo logotipu vai ūdenszīmi, ja uzņēmumam tas ir.
Specializētās veidlapas
Specializētās veidlapas ir ļoti līdzīgas standarta veidlapas veidlapām, izņemot to, ka tas parasti nāk no konkrēta uzņēmuma departamenta, piemēram, grāmatvedības, juridiskās vai mārketinga. Auditorija var būt vairāk ieinteresēta apgabalā, no kura viņi saņem sakarus. Piemēram, mazumtirdzniecības uzņēmumā auditorija var būt uzņēmuma ražošanas apgabala pārdevēju grupa vai auditoru grupa uzņēmuma grāmatvedības jomā. Tāpat kā standarta veidlapas, specializētajās veidlapās ir arī uzņēmuma nosaukums, adrese un logotips vai ūdenszīme; tomēr ir iekļauta uzņēmuma specializētā nodaļa vai teritorija, kā arī visi citi departamenta īpaši attēli vai logotipi.
Pielāgotas vēstuļu lapas
Pielāgotās veidlapas parasti ir vairāk specifiskas nekā citas, un tās parasti nāk no vienas konkrētas personas. Šīs veidlapas parasti tiek izmantotas starpdienestu sakariem, piemēram, piezīmēm vai prezentācijām. Tos izmanto arī ārējai saziņai, un parasti tos nav paredzēts izmantot veidlapas dokumentos. Izmantojot mazumtirdzniecības nozari kā piemēru, projekta vadītājam var būt sava pasūtījuma veidlapa, ko izmanto, lai nosūtītu ārējos sakarus saviem neatkarīgajiem līgumslēdzējiem. Kopā ar uzņēmuma nosaukumu, adresi, logotipu un konkrēto apgabalu, pasūtījuma veidlapā ir iekļauts arī sūtītāja nosaukums, kā arī uzņēmuma kontaktinformācija.
Vadītāja burti
Izpildvaras veidlapas ir daudz līdzīgas pasūtījuma veidlapai, jo tās mērķauditorija un priekšmets ir specifiskas vienam cilvēkam vai jautājumam. Šī konkrētā veidlapa ir rezervēta personālam direktora līmenī vai augstākā līmenī un tiek izmantota nolūkiem, sākot no beigu vēstulēm līdz burtiem. Izpildvaras veidlapas var būt arī uz vienas īpašas izpildvaras veidlapas vēstules. Piemēram, izpildvarai var būt daudz dažādu formu vēstules, kas tiek nosūtītas noklusējuma mērķiem. Lai gan tie ir daudzslāņaini materiāli, saņēmēji, visticamāk, saņem atbilstošu atbildi, saņemot saziņu no konkrētas augstākas pozīcijas, nevis saņemot veidlapas vēstuli, kas nosūtīta vairākiem saņēmējiem uz standarta veidlapas. Izpildu veidlapas ir formatētas līdzīgi pasūtījuma veidlapai, lai gan tā var norādīt konkrētā sūtītāja nosaukumu ar drosmīgāku vai lielāku fontu. Papīrs parasti ir arī augstākas kvalitātes.
Dizains un formāts
Visām firmas veidlapām jābūt unikālām, taču pēc iespējas standarta formātā. Dizainam ir jārāda jūsu auditorijai jūsu uzņēmuma kultūra un preču zīme uzreiz. Piemēram, ja jūsu uzņēmumam ir specifiskas tirdzniecības krāsas, logotipi vai saukļi, tie ir jāiekļauj visās veidlapās. Ja izmantojat tikai melnbaltu drukāšanu, jūsu logotipam un sauklim jābūt vēl svarīgākam. Jūsu vēstuļu veidlapas fontam vajadzētu izcelties; tomēr lasītājam tas nedrīkst būt milzīgs vai nesalasāms. Konkrēti, jūsu veidlapai nevajadzētu aizņemt vairāk lapas nekā nepieciešams.
