Uzņēmējdarbībā bieži vien ir jāiekļauj pavadvēstule, kas tiks pievienota plašākam ziņojumam, ko var nosūtīt pa pastu, īpašu piegādi vai pat e-pastu. Oficiālai pavadvēstulei ir ļoti specifisks mērķis, un tas ir jāieraksta tā, lai tajā tiktu ieviests un aprakstīts saturs, atkārtots svarīgākais ziņojuma temats, kā arī norādīti turpmākie pasākumi vai veicamās darbības.
Ziņojuma vāka vēstules rakstīšana
Izmantojiet firmas veidlapas stacionāru, lai sagatavotu ziņojuma pavadvēstuli, ņemot vērā dokumenta, ko tas pavada, nozīmi. Pat tad, ja izmantojat e-pastu stacionāri, apstrādājiet to kā papīra pavadvēstuli, e-pasta lapā iekļaujot uzņēmuma logotipa attēlu.
Iekļaujiet dienas datumu, kā arī adreses informāciju, tostarp vārdu un uzvārdu, nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu, ielas un pilsētas adresi, pasta indeksu. Izmantojiet sveicienu „Cienījamie”, kam seko oficiāls apsveikums, piemēram, saīsinājumi Mr, Mr. zināms.
Norādiet burta korpusa vēstules mērķi, lietojot tādus vārdus kā: “Šajā vēstulē ir norādīts (pārskata nosaukums) jūsu pārskatīšanai vai komentāriem (vai neatkarīgi no vēlamās darbības). Izmantojiet šo iespēju, lai īsumā apkopotu pārskatu par to. Centieties apkopot ziņojuma mērķi pēc iespējas īsāk - maksimāli vienā vai divos teikumos.
Ņemiet vērā ziņojuma secinājumus šeit, vienlaikus nenorādot ziņojuma secinājumu būtību. Jūs vēlaties, lai lasītājs lasītu faktisko ziņojumu, nevis tikai pavadvēstuli. Uz pavadvēstuli vajadzētu lasīt lasītāja apetīti par to, kas tiks atrasts noslēguma ziņojumā.
Vai jums ir oficiāla noslēguma vai nākamo soļu sadaļa, kurā jūs norādāt, kādas ir vēlamās darbības no adresāta. Vai vēlaties, lai viņi nodotu dokumentu uz vai, parakstītu dokumentu vai koordinētu lielāku sanāksmi, lai iepazīstinātu ar konstatējumiem? Esiet ļoti specifiski attiecībā uz nākamajiem soļiem, kā arī dienu un datumu, ja ir nepieciešama laika jutīga darbība.
Beigt pavadvēstuli ar oficiālu parakstu, piemēram, „Cordially”, „Very really” vai „Best regards”. Iekļaujiet vēstules autora vārdu un nosaukumu. Uzskaitiet to personu vārdus, kuras saņems ziņojumu un pavadvēstuli cc sarakstā.
