Rēķinos jābūt datumiem, lai precizētu gan emitenta, gan saņēmēja pienākumus. Rēķina datums ir dokumenta izsniegšanas datums - ne vienmēr datums, kad produkti vai pakalpojumi tika sniegti. Maksājumu noteikumi tiek interpretēti saistībā ar šo datumu. Datums ir arī viens no veidiem, kā individuālie rēķini tiek reģistrēti un atšķirti viens no otra. Rēķina datumi ir skaidri jānorāda, lai novērstu neskaidrību par rēķinu un nodrošinātu, ka rēķins ir uzticams dokuments.
Maksājuma nosacījumi
Rēķinos ir iekļauts preču nosūtīšanas vai maksājumu gaidīšanas laiks. Piemēram, maksājuma termiņš "neto 30 dienas" tiek aprēķināts no rēķina datuma, lai maksājums būtu jāveic ne vēlāk kā 30 dienas pēc rēķina datuma. Sūtījuma datums var būt rēķina datums, ja rēķins ir sagatavots tajā pašā dienā, kad preces tika nosūtītas. Ja maksājums ir nokavēts, uzņēmumi paļausies uz rēķina datumā norādīto laika grafiku un iekasēšanas darbības noteikumiem. Ja klienti saņem atlaidi par priekšlaicīgu samaksu, šie datumi nosaka, vai rēķins ir samaksāts pietiekami ilgi, lai saņemtu bonusu.
Rēķinu uzskaite
Uzņēmumiem, kas sūta daudz rēķinu, vajadzētu būt sistēmai, lai katrai pārdošanai radītu unikālus rēķinu numurus. Secīga numerācijas sistēma nodrošina, ka rēķini ir viegli izsekojami, kad tie tiek izgatavoti un samaksāti, pat ja vairāki rēķini tiek sagatavoti ar vienu un to pašu rēķina datumu.
