Valdes sanāksmju protokoli ir juridiski dokumenti, kas ir pieejami publiskai pārbaudei, padarot tos par svarīgiem ierakstiem uzņēmumam vai cita veida organizācijai. Jo formālākas tās ir, jo svarīgāk ir tas, ka valde tos apstiprina pirms to izplatīšanas. Izmantojot dažas vienkāršas labākās prakses, lai ierakstītu un apstiprinātu minūtes, tas palīdzēs racionalizēt šo procesu un samazināt dokumentus.
Pārskatiet organizācijas reģistrēto sanāksmju protokolu ierakstīšanas procesu. Daudzi seko Roberta rīkojumu noteikumiem, ļaujot ierakstu sekretāram izmantot un sekot veidnei, lai ņemtu piezīmes un izveidotu pēdējās minūtes. Jautājiet, kad un ja jums jāiekļauj valdes locekļu vārdi, kas sniedz komentārus vai uzdod jautājumus, vai ja jums vajadzētu aizsargāt viņu privātumu. Piemēram, jums var būt nepieciešams rakstīt: „Tika apspriests, ka mūsu konkurents XYZ Corporation izmantoja maldinošu reklāmu, un FTC ir jāsazinās,” nevis, ”saka Bobsons, ka viņš ticēja, ka mūsu konkurents, XYZ Corporation, izmantoja maldinoša reklāma un FTC. Debbie Jones un Hank Johnson vienojās. ”
Noteikti precīzi ierakstiet minūtes. Lūdziet valdes locekļiem pārtraukt runāšanu vai priekšsēdētāju gaidīt, pirms sākat jaunu diskusiju, kad jūs atpaliksit piezīmju ņemšanā. Lūdziet dalībniekus atkārtot vai precizēt visu informāciju, kas jums nav skaidra. Atkārtojiet priekšlikumus valdes locekļiem, ieskaitot gan sākotnējo priekšlikumu, gan tā galīgo grozīto versiju, kad tiek ieviests priekšlikums. Dariet to neatkarīgi no tā, vai kustība ir norīkota un vai tā iet. Reģistrē balsu kopsummas, nevis vienkārši norādiet, ka balsojums ir pagājis.
Sūtiet protokolu valdes priekšsēdētājam, izpilddirektoram vai izpildkomitejai pirms to nosūtīšanas pilnā padomē, ja tā ir jūsu organizācijas procedūra. Pēc tam, kad esat saņēmis apstiprinājumu, lai nosūtītu protokolu uz pilnu padomi, nosūtiet dokumentu katram valdes loceklim neatkarīgi no tā, vai viņa piedalījās sanāksmē un vai viņa būs sanāksmē, kurā tiks apstiprināts protokols. Sūtot minūti pietiekami savlaicīgi, lai valdes locekļi varētu tos izlasīt, uzdot jautājumus par tiem, apspriestās izpētes tēmas un lūgt precizējumus.
Nākamajā valdes sanāksmē, kas ir kvorums, priekšsēdētājam vai valdes loceklim ir nākamā sanāksme, lai iesniegtu valdes priekšlikumu protokola apstiprināšanai. Kvorums ir minimālais valdes locekļu skaits, kam jāveic oficiāli pasākumi. Pagaidiet, līdz tiek nosūtīts priekšlikums un pēc tam tikšanās vadītājs atklās diskusiju. Diskusijas laikā pieprasiet, lai tiktu iesniegts, norīkots un pieņemts priekšlikums, ja ir kādas izmaiņas vai labojumi, kas jāveic protokolā. Pēc diskusijas vai, ja nav diskusiju, vai sapulces vadītājs izsauc šo jautājumu vai balso, lai apstiprinātu protokolu.
Padomi
-
Pārbaudiet, vai jūsu organizācijai ir nolikums vai cits noteikums par datumu, līdz kuram valdes locekļiem jāsaņem sapulces protokols.
