Budžeta sanāksmes ir svarīgas, jo tās ļauj jums prezentēt jūsu priekšniekam vai priekšniekiem, kur jūsu projekts atbilst tās budžetam. Sanāksmē jūs varat apspriest iespējamos palielinājumus vai samazinājumus līdz jūsu piešķirtajam budžetam un ieteikt veidus, kā samazināt izmaksas, lai saglabātu budžetu uz ceļa. Budžeta sanāksmes arī ļauj jums atsaukties uz jūsu lietu par lielāku finansējumu jūsu projektam vai darbam. Kopējās budžeta sanāksmes nosaka, kā departaments vai uzņēmums veic finansiālu darbību, un nosaka mērķus un ierobežojumus naudas kontrolei un rentabilitātei. Ir samērā viegli izveidot budžeta sanāksmi.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Konferenču vai sanāksmju telpa
-
E-pasta pakalpojums
Noteikt, kam vajadzētu piedalīties budžeta sanāksmē. Parasti jums jāaicina uzņēmuma finanšu direktors, finanšu viceprezidents vai cita persona par uzņēmuma vadību, kas ir atbildīga par finansēm. Ja strādājat lielākam uzņēmumam, uzaiciniet savu biroju, kurš pārvalda naudu, kā kontrolieris vai grāmatvedības nodaļas vadītājs. Jums vajadzētu uzaicināt arī savu priekšnieku, projekta vadītāju un citus augstākā līmeņa darbiniekus, kas saistīti ar jūsu projektu vai nodaļu.
Pārbaudiet visu sanāksmju grafiku. Meklējiet kopīgas atveres, kad visi ir ieplānoti pilsētā un birojā. Daži biroja rīki, piemēram, Microsoft Outlook, ļauj skatīt citu kolēģu grafikus un pieejamību.Ja nevarat piekļūt ikviena grafikam, jautājiet saviem palīgiem vai personām, kādas ir viņu gaidāmās pieejamības.
Izvēlieties tikšanās ilgumu, piemēram, 30 vai 60 minūtes. Atļaujiet pietiekami daudz laika, lai prezentētu informāciju par budžetu un atstātu vietu jautājumiem un diskusiju laikam. Ja jūs domājat, ka jums būs nepieciešams laiks, lai prezentētu budžeta informāciju, izvēlieties 90 minūšu ilgumu, lai nodrošinātu papildu laiku.
Izvēlieties sanāksmes dienu un laiku, pamatojoties uz to, kad visi ir pieejami, un uz tikšanās laiku. Ja jūsu sanāksme ilgs 90 minūtes, izvēlieties pirmo 90 minūšu laika nišu, kad visi ir pieejami.
Sūtiet pa e-pastu paziņojumu par sapulces pieprasījumu un lūdziet, lai visi saņēmēji atbildētu, vai viņi pieņem sanāksmes pieprasījumu vai nespēj to darīt. Vai arī iestatiet sapulci vecmodīgā veidā, rezervējot to personīgi vai ar dalībnieka palīgu. Pieprasot sanāksmi personīgi vai pa e-pastu, īsi sniedziet augsta līmeņa pārskatu par sanāksmju darba kārtību: budžeta samazinājumi, finanšu pārskati, budžeta statuss utt.
Plānojiet sapulci, ja cilvēki, kuriem ir jābūt, nevar piedalīties. Izvēlēties nākamo pieejamo vietu, kad finanšu uzraudzītāji un citi nepieciešamie cilvēki ir pieejami plānotajā sapulces laikā.
Atgādiniet visiem dalībniekiem par gaidāmo tikšanos tajā nedēļā vai no rīta. Ja sapulces pieprasījumu nosūtījāt pa e-pastu, programmatūra var automātiski atgādināt dalībniekiem elektronisku paziņojumu.
Padomi
-
Iestatiet atkārtotas budžeta sanāksmes, lai katru mēnesi vai nedēļu tiktos ar tiem pašiem cilvēkiem, lai apspriestu projekta vai departamenta budžetus.
