Savākšanas darbības ir nepatīkama aizkulisēm nepieciešamība, ja kāds jums vai Jūsu uzņēmumam ir parādā naudu, un, šķiet, nevēlas maksāt. Tā vietā, lai iesaistītos laikietilpīgā un neauglīgā telefona tagu spēlē ar personu, kurai ir viss iemesls, lai izvairītos no jūsu zvaniem, rakstiet lietišķu, rūpīgu vēstuli kā taustāmu atgādinājumu par parādu. E-pasta ziņojumi var aizņemt mazāk laika un sagatavošanās nekā tinte uz papīra, bet tas, ka jūs cenšaties sazināties pa pastu, uzsver jūsu patieso un nopietno nodomu nodrošināt maksājumu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Burti
-
Rēķina kopija
Izveidojiet savu vēstuli uz tā uzņēmuma vai organizācijas oficiālo veidlapu, kurai maksājums ir parādā. Ja šādas veidlapas nav, atveriet vēstuli ar savu vai jūsu organizācijas nosaukumu un adresi. Ievērojiet šo informāciju ar tās personas vai organizācijas pilnu vārdu un adresi, kas ir jums parādā. Uzskaitiet maksājuma saņēmēja konta numuru un rēķinu vai darījuma numuru pirms sveiciena, kas identificē saņēmēju.
Izmantojiet formālu personīgo sveicienu. Uzrunājiet saņēmēju kā "Dārgais kundze Jones" vai "Dārgais kungs Smith". Sāciet ar "Kam tas var attiekties", ja jums nav pilnīgas kontaktinformācijas indivīdam.
Saglabājiet profesionālu, sirsnīgu, optimistisku toni pat tad, ja jūtaties par dziļu neapmierinātību. Koncentrējiet savu prozu uz ideju, ka maksājuma saņēmējs ir ignorējis jūsu rēķinu un vienkārši vajag atgādinājumu, lai veiktu atbilstošu pārskaitījumu.
Norādiet parāda summu un raksturu, tostarp pilnīgu informāciju par pirkumu vai pakalpojumu, par kuru tas maksā. Iekļaujiet darījuma un piegādes datumus, kā arī jebkuru citu identifikācijas informāciju.
Izskaidrojiet, ko jūs sagaida no maksātāja, ieskaitot to, cik drīz jūs sagaidāt maksājumu. Precizējiet visus sodus, tostarp procentus vai novēlotas maksas, kas jau ir vai tiks piemērotas.
Sniedziet savu kontaktinformāciju, lai maksātājam būtu iespēja nokļūt, lai noskaidrotu situāciju vai pieprasītu maksājumu pagarinājumu. Norādiet savu tiešo tālruņa numuru un e-pasta adresi, pat ja tie parādās pašā veidlapā. Aizveriet savu pateicību par maksātājas ātru uzmanību un atkārtotu apstiprinājumu par jūsu darba vai biznesa attiecību vērtību.
Padomi
-
Vecais teiciens, ka "jūs saņemsiet vairāk mušu nekā ar etiķi", attiecas uz atgādinājumiem par maksājumiem. Ja vien šī vēstule nav galīgais pieprasījums, atstājiet iespēju izredzes, ka rēķins norisinājās, vai maksātājam radās nepareiza situācija, kas traucēja viņa uzmanību uz maksājumu detaļām.
Pievienojiet attiecīgā rēķina vai izraksta kopiju. Ja jūs iekļaujat sev adresētu aploksni pārskaitījumiem, norādiet to savā vēstulē.
Brīdinājums
Ja jūsu vēstulē ir aprakstītas konkrētas darbības, kuras plānojat veikt kā daļu no savākšanas pasākumiem, tostarp tiesvedības maza apmēra prasībām vai citi pasākumi, ir gatavi sekot līdzi veiktajiem pasākumiem.
