Lai gan daudzi cilvēki uzskata, ka sanāksmes ir laika izšķiešana, tās ir efektīvs veids, kā apmainīties ar informāciju, sekot līdzi liela projekta progresam un uzlabot saziņu starp komandas locekļiem. Ir svarīgi, lai visi dalībnieki piedalītos sanāksmē un savlaicīgi ieradīsies, lai novērstu nevajadzīgus kavējumus. Efektīvs veids, kā mudināt iesaistītos dalībniekus uz laiku atrasties, ir dažu dienu laikā pirms katras plānotās sanāksmes nosūtīt ikvienam atgādinājumu par gaidāmo sanāksmi.
Pāris dienas pirms sanāksmes nosūtiet e-pastu visiem sanāksmes dalībniekiem.
Ievadiet visu e-pasta adreses, kas paredzētas e-pasta veidnes laukā „Kam”, pēc tam sāciet rakstīt ziņu.
Iekļaujiet svarīgas ziņas, piemēram, datumu, laiku un atrašanās vietu. Varat arī pievienot darba kārtību, ja tāds ir. Tas palīdzēs apmeklētājiem sagatavoties sanāksmei.
Ja sanāksmē tiks iesaistīti tikai daži cilvēki, jūs varat nosūtīt īsziņu ikvienam. Tas brīdina dalībniekus par ieplānoto sanāksmi un nosūta informāciju tieši uz saviem mobilajiem tālruņiem. Tādā veidā viņi var pārbaudīt informāciju, piemēram, sanāksmes laiku un atrašanās vietu, ar vienu taustiņu, lai kur tie būtu. (Pārliecinieties, vai jums ir pareizais mobilā telefona numurs. Netiek saņemti ziņojumi, kas netīši nosūtīti uz sauszemes līniju.)
