Advokātu biroja organizēšana ir lielisks veids, kā atbalstīt advokātus, juridiskos sekretārus un juridiskos asistentus. Mazos advokātu birojos advokātiem pat var būt jāorganizējas. Lielākajai daļai advokātu biroju ir centralizēta reģistrēšanas sistēma, un lietas materiāli tiek pārbaudīti advokātiem tikai tad, kad tie ir nepieciešami lietas izskatīšanai. Tā kā advokāti savu laiku tikās ar klientiem, piedalās tiesvedībā, nogalina un veic citus gadījumus, viņi ir atkarīgi no biroja organizācijas, lai vajadzības gadījumā atrastu dokumentus.
Perspektīvas lietas
Katram advokātu biroja advokātam ir nepieciešama sistēma, lai izsekotu informāciju, kas saistīta ar iespējamiem gadījumiem.Jim Wirken, civilprocesa advokāts un Wirken Law Group valdes priekšsēdētājs Kansas City, iesaka izmantot veidlapu, ko sauc par perspektīvo jauno ziņojumu. Šī standarta veidlapa palīdz advokātam izsekot potenciāla klienta informācijai, glabāt piezīmes par sarunām par šo lietu un ierakstīt laiku, kas pavadīts šajā jautājumā. Ja lietas materiāli tiek atvērti vēlāk, advokāts vai atbalsta persona var izmantot šo veidlapu, lai izveidotu papīra failu un jaunu failu lietu pārvaldības datu bāzes sistēmā.
Failu organizācija
Failu organizēšana ir galvenais, lai organizētu advokātu biroju. Šis process ir svarīgs lietas lietu organizēšanai un grāmatvedības uzskaites organizēšanai. Failu organizācija arī palīdz advokātu birojam ierobežot klientu izpratni par pārkāpumiem un atvieglot klientu saglabāšanu. Papīra failiem advokātu birojs izstrādā sistēmu katras datnes mapes organizēšanai. Piemēram, katrā faila sadaļā katru reizi jāievieto tāda paša veida dokumenti. Katrā sadaļā dokumentiem var būt nepieciešamas krāsainas cilnes (ar cipariem vai datumiem), lai norādītu, kur katru dokumentu sāk un beidz. Dokumenti jāiesniedz hronoloģiskā secībā vai nu ar jaunāko dokumentu katras sadaļas augšpusē vai aizmugurē.
Advokātu birojs var izstrādāt failu mapes rokasgrāmatu un nodrošināt to visiem darbiniekiem. Jauni reģistrēšanas darbinieki var pieprasīt apmācību, lai saprastu failu rokasgrāmatu. Advokātiem un juridiskajam personālam lielākajā daļā uzdevumu ir jāpaļaujas uz profesionālu reģistrāciju.
Elektroniskā datu glabāšana
Organizācija var izmantot arī lietu pārvaldības datu bāzes sistēmu, lai izsekotu lietas un grāmatvedības informāciju. Dažas datubāzes pārvaldības sistēmas ietver iespēju pievienot faksus, elektroniskos dokumentus un skenētus dokumentus elektroniskajās datubāzēs. Dažas datubāzu sistēmas ir īpaši noderīgas neregulārajiem uzdevumiem, piemēram, pārbaudot, vai advokātam ir interešu konflikts, pārstāvot klientu (kas varētu izraisīt ētisku pārkāpumu).
Darbiniekiem un advokātiem jāsaņem apmācība par to, kā izmantot šo datu bāzes pārvaldības sistēmu, lai elektroniski uzglabātu informāciju. Advokātu birojs var vēlēties ierobežot to lietotāju profilus, kuri var ievietot vai dzēst ierakstus, lai novērstu svarīgas klienta informācijas zaudēšanu.
