Veicot uzņēmējdarbību, ir svarīgi atbildēt uz tālruņiem profesionāli un pieklājīgi. Tālrunis joprojām ir galvenais saziņas veids starp lielāko daļu uzņēmumu un to klientiem. Ja lasāt klientu radītas atsauksmes par uzņēmumiem, jūs pamanīsiet, ka klienti parasti veido uzņēmuma vispārēju viedokli, pamatojoties uz to, kā tie tika apstrādāti tālrunī. Klienti pieņem spriedumus, pamatojoties uz zvanu skaitu pirms to zvanu saņemšanas, kā tie tiek sveicināti pa tālruni, cik ilgi tie tiek aizturēti un vai tie ir apmierināti ar zvana beigām.
Pirms trešā zvana paņemiet tālruni. Lai gan tas var nebūt iespējams katru reizi, tam vajadzētu būt vispārējam mērķim. Klienti to uzskata par neprofesionāliem, ja viņu zvani netiek nekavējoties atbildēti. Pat ja jūs nevarat nekavējoties nokļūt uz zvanu, vismaz sveiciniet klientu un lūdziet, lai viņš kādu brīdi turētu.
Atbildiet uz tālruni profesionāli. Lielākajai daļai uzņēmumu standarta sveiciens darbojas vislabāk, un jūs varētu vēlēties izdot universālu uzņēmuma politiku, kurā visi tālruņa zvani tiek atbildēti vienādi. Izmantojiet vienkāršu sveicienu, kas ietver uzņēmuma nosaukumu, un jautā, kā jūs varat palīdzēt. Piemēram, jūs varētu kaut ko pateikt, lai izrādītu: „Labs vakars un paldies, ka zvanījāt uzņēmumam XXX. Kā es varu jums palīdzēt?”
Klausieties, kamēr klients runā. Klienti ir apgrūtināti, ja viņi nejūtas otrai personai, kas tiem pievērš uzmanību, vai arī tie tiek lūgti vairākas reizes atkārtot to, ko viņi teica. Izvairieties no vairāku uzdevumu veikšanas, atrodoties tālrunī, un dodiet klientam visu uzmanību.
Smaidiet, kamēr runājat. Kad jūs smaidāties, tālruni pārsteidzat vairāk, un klienti to pozitīvi reaģē. Turklāt vienmēr vienmēr ir patīkams un pieklājīgs pat tad, ja klients ir nevēlams un nav apmierināts.
Lēnām un skaidri runājiet, paskaidrojot klientam. Klienti nevēlas justies steidzīgi, kā jūs mēģināt tos steidzināt no tālruņa. Īpaši svarīgi ir runāt lēni un skaidri, kamēr jūs izskaidrojat ilgstošus procesus vai pārņemsiet uzņēmuma politiku. Jūs vēlaties rūpīgi izskaidrot sevi, lai klients pilnībā saprastu un neatstātu nekādus ilgstošus jautājumus.
