Iepirkuma organizācijas struktūra svārstās no vienas personas, kas ir atbildīga par iepirkumu līdz lielai centralizētai struktūrvienībai vai decentralizētai organizācijai ar iepirkuma speciālistiem, kas strādā atsevišķās vietās vai biznesa vienībās. Pareizas struktūras iegūšana ir būtiska, jo iepirkums parasti veido pusi no organizācijas izdevumiem, saskaņā ar atsauces uz uzņēmumu. Tam ir arī svarīga loma uzņēmuma konkurētspējas stratēģijā.
Individuālā atbildība par pirkumu
Sākotnējā vai mazā uzņēmumā par iepirkumu var uzņemties viena persona, piemēram, finanšu direktors. Alternatīvi, atsevišķi vadības komandas locekļi, piemēram, ražošanas vadītājs, biroja vadītājs vai mārketinga vadītājs, var iegādāties produktus vai pakalpojumus, lai izpildītu savas departamenta prasības. Šajā scenārijā uzņēmumam nebūtu konsekventas iepirkuma procedūras un tai nebūtu pirktspējas sarunās par labāku piedāvājumu no sadrumstalotas piegādātāju grupas.
Iepirkumu nodaļa
Tā kā uzņēmums aug, uzņēmums var iecelt iepirkuma vadītāju ar profesionālo kvalifikāciju. Uzņēmums var arī pieņemt darbā vienu vai vairākus iepirkumu asistentus, ja palielinās iepirkuma apjoms. Vadītājs vai komanda uzņemas atbildību par piegādi visām nodaļām, apspriežot viņu prasības, identificējot piegādātājus un apstrādājot pasūtījumus. Koordinējot iepirkumu, uzņēmums var veikt lielākus pasūtījumus ar vēlamajiem piegādātājiem. Tā var spēt sarunas par zemākām likmēm un noteikt konsekventus kvalitātes standartus piegādātājiem.
Centralizēta iepirkuma struktūra
Uzņēmumiem ar vairākām atrašanās vietām, darbības nodaļām vai biznesa vienībām ir iespēja izvēlēties centralizētas vai decentralizētas struktūras. Centralizētajā modelī viena iepirkuma nodaļa uzņemas atbildību par iegādi uzņēmuma vārdā. Departaments, kas var sastāvēt no iepirkuma direktora, vadītājiem un palīgiem, visā organizācijā nosaka standarta politiku un procedūras, lai samazinātu izmaksas, palielinātu iepirkuma efektivitāti un panāktu konsekventu kvalitāti. Lai uzlabotu pakalpojumu dažādās vietās, departaments var iecelt speciālistus, kas atbild par konkrētu piegāžu kategoriju iegādi.
Decentralizēta iepirkuma struktūra
Decentralizētajā modelī uzņēmums deleģē iepirkuma iestādi vietām un nodaļām. Iepirkumu vadītāji un palīgi pērk piegādes vietējām vajadzībām, lai gan tās var saņemt atbalstu no nelielas centrālās vienības. Lai gan decentralizēta struktūra nodrošina autonomiju un samazina vājās vietas, tā var novest pie pirkuma neefektivitātes, neatbilstošiem standartiem un lielākām iepirkuma izmaksām.
Stratēģiskā iepirkuma modelis
Uzņēmumi, kuriem ir nepieciešamas būtiskas piegādes, piemēram, kritiski inženiertehniskie komponenti vai kas vēlas saskaņot kvalitāti dažādos piegādātājos, ir pārgājuši no tradicionālajām iepirkuma procedūrām uz ilgtermiņa attiecībām ar stratēģiskiem piegādes partneriem. Iepirkumu grupas dalībnieki, kas atbild par stratēģisko piegādi, koncentrējas uz kritiskām piegādēm, atstājot preču piegādi citiem komandas locekļiem. Stratēģiskā piegādes komanda izvirza ilgtermiņa piegādes līgumus un sadarbojas ar piegādes partneriem, lai samazinātu izmaksas, saskaņotu kvalitāti un ražošanas līmeni, kā arī uzsāktu kopīgus produktu attīstības projektus.
