Pareiza sanāksmju protokolu ierakstīšana ir kritisks solis, ko var aizmirst. Dažos gadījumos protokola protokola uzturēšana var būt juridiska prasība. Neatkarīgi no tā, vai tā ir juridiska prasība vai ne, tas ir labs veids, kā nodrošināt, lai visi pēc sanāksmes būtu koncentrēti un uz vietas, un sniedz vēsturisku informāciju par organizācijas darbību.
Sanāksmes darba kārtība
Darba kārtības iestatīšana palīdz uzturēt sapulces neorganizāciju un ļauj jums uzrakstīt iepriekšēju protokolu. Tas ietaupa laiku un atvieglo aizpildīšanu katrā tēmā, kā tas ir apspriests.
Iepriekšēja informācija
Atzīmējiet dokumenta augšdaļu "Tikšanās minūtes datums". Augšējā labajā stūrī norādiet pamatinformāciju par sanāksmi. Ņemiet vērā uzņēmuma nosaukumu, sanāksmes datumu un atrašanās vietu, kā arī laiku, kad sanāksme sākās un noslēdzās.
Kas piedalījās
Protokolā jāparāda, kas piedalījās sanāksmē. Uzskaitiet katras personas vārdu un nosaukumu. Ja apmeklētāji ir no citas organizācijas vai tiek ielādēti pa tālruni, tas ir jāatzīmē. Ņemiet vērā arī to, kas notika sanāksmes protokolā, kas parasti ir uzņēmuma sekretārs.
Diskusiju tēmas
Notiek diskusiju tēmas vienkāršs, sastādot minūtes. Nepaskaidrojiet, ko katra persona teica. Ievērojiet pamata tēmu un skaidri norādiet, kāds lēmums vai rezultāts ir sasniegts. Nav nepieciešams sīkāk izstrādāt protokolus.
Ierakstiet minūtes
Ierakstiet sapulces protokolu tūlīt. Jo vairāk laika, kas pagājis pirms minūšu ievadīšanas, jo lielāka iespēja, ka jūs aizmirsīsiet kaut ko svarīgu, kas notika. Daži uzskata, ka sapulces laikā ir lietderīgi ierakstīt magnetofonu, lai ierakstītu, cik nepieciešams, lai apkopotu minūtes. Izplatiet sanāksmes protokola kopiju visiem, kas piedalījās.
