Lielākā daļa uzņēmumu sagatavo gada budžetu, ko parasti dēvē arī par gada plānu. Augstākā vadība, jo īpaši izpilddirektors, ir atbildīga par galīgā budžeta apstiprināšanu, kas pēc tam kļūst par uzņēmuma darbības rokasgrāmatu. Apstiprināšanas process dažkārt var aizņemt vairāk laika nekā paša budžeta sagatavošana, jo ir jāpieņem sarežģīti lēmumi par izdevumu prioritāti. Šo lēmumu pieņemšanai ir nepieciešama ievērojama diskusija starp vadības komandu.
Budžeta konsolidācija
Korporācijās, kas ir pietiekami lielas, lai iegūtu nodaļas vai nodaļas, šo funkcionālo vienību vadītāji ir atbildīgi par savu budžetu sagatavošanu, kurus tie iesniedz finanšu departamentam. Finanšu darbinieki konsolidē departamentu budžetus, lai izveidotu budžetu uzņēmumam kopumā. Budžeta izstrādes process bieži sākas ar augstāko vadību, kas sniedz vadlīnijas nodaļu vadītājiem izmantot, piemēram, pieņēmumus par to, kāda būs ekonomiskā vide nākamajā gadā. Neatkarīgi no tā, vai vadītāja budžets tiek apstiprināts vai nē, bieži vien ir atkarīga no tā, cik cieši viņš ievēro noteiktās pamatnostādnes. Ja augstākā vadība cenšas samazināt izmaksas, menedžeris, kurš ierosina 20% izdevumu palielinājumu savai struktūrvienībai, visticamāk, būs jāpārskata viņa budžets.
Finanšu darbinieku pārskats
Finanšu departaments veic departamentu budžetu sākotnējos pārskatus. Viņi analizē ierosinātos izdevumus vai ieņēmumu gūšanas nodaļu gadījumā pieņēmumus, kas izmantoti, lai sagatavotu ieņēmumu prognozi. Viņi meklē ievērojamas atšķirības no pagājušā gada budžeta. To mērķis ir pārliecināties, ka katrs budžets ir saprātīgs un sasniedzams. Viņi arī vēlas noteikt iespējamos budžeta samazinājumus, ja augstākā vadība izlemj, ka kopējie uzņēmuma izdevumi ir pārāk lieli.
Pārskats ar augstāko vadību
Augstākā vadība izskata konsolidēto budžetu un izlemj, vai ieņēmumu un peļņas prognozes atbilst mērķiem, ko tās noteikušas nākamajam gadam. Ja prognozētā peļņa ir mazāka par to, ko viņi gaidīja, uzņēmumam ir jānosaka veidi, kā radīt papildu ieņēmumus vai samazināt izdevumu samazinājumu, lai uzlabotu peļņu. Finanšu departamenta sniegtā analīze ir ļoti noderīga, lai palīdzētu tām identificēt jomas, kurām nepieciešams sīkāks skaidrojums no nodaļu vadītājiem - vai izdevumi, kas tikai šķiet pārāk lieli un kurus var samazināt.
Diskusija ar nodaļas vadītājiem
Augstākā vadība tiekas ar katru nodaļas vadītāju, reizēm ar finanšu darbiniekiem, lai apmeklētu labāku izpratni par budžeta pieprasījumiem, kurus pārvaldnieks ir iesniedzis. Sadales vadītājam ir jābūt gatavam aizstāvēt savus pieprasījumus. Augstākajai vadībai ir jāizvērtē lielāko budžeta samazinājumu sekas. Piemēram, mārketinga izdevumu samazināšana var negatīvi ietekmēt nākotnes ieņēmumus. Augstākajai vadībai ir grūts uzdevums - pārliecināties, ka katram departamentam ir resursi, kas nepieciešami efektīvai darbībai, saglabājot kopējos izdevumus pietiekami zemus, lai uzņēmums varētu saglabāt rentabilitāti.
Sarežģītu lēmumu pieņemšana
Departamenta vadītājs var nebūt apmierināts ar savu galīgo budžetu, ja viņš uzskata, ka augstākā vadība ir ievērojami samazinājusi. Bet, cerams, augstākā vadība paziņoja šo grūto lēmumu iemeslus. Kad budžeta apstiprināšanas process tiek pabeigts, katram vadītājam vajadzētu justies taisnīgi. Ideālā gadījumā viņš uzskata, ka viņam ir pietiekami daudz resursu, lai sasniegtu savus departamenta mērķus, un tāpēc ir gatava dot maksimālu piepūli nākamajā gadā.
