Rēķinu apstiprināšana ir nepieciešama jebkuram uzņēmumam; tas ietver savstarpējās pārbaudes maksājumus, kas saņemti vai rēķināti ar samaksātajām vai saņemtajām summām.Lielākā daļa grāmatvedības sistēmu ir automatizētas, bet ir reizes, kad var būt nepieciešams manuāli apstiprināt rēķinus. Mazie uzņēmumi var manuāli apstiprināt visus rēķinus, kas darbojas tik ilgi, kamēr pastāv sistēma, kas ļauj pārbaudīt un līdzsvarot darbinieku negodīgumu.
Ienākošie rēķini
Vienam darbiniekam ir jāapkopo rēķini, kad tie ierodas, nošķirot tos no pārdevēja un ētera, pārbauda tos personīgi vai nosūta tos darbiniekam, kas atbild par konkrēto kontu. Tas, vai rēķins ir derīgs, ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, tāpēc ir svarīgi, lai tie katrā nonāktu pareizajā vietā. Pēc tam darbinieks pārbauda katru vienumu, ieraksta rēķinu un nosūta rēķinu par samaksu. Personām, kas ir atbildīgas par rēķinu apstiprināšanu, nekad nevajadzētu piekļūt maksājumiem.
Izejošie rēķini
Pirms nosūtīšanas ir jāpārbauda visi izejošie rēķini. Lai gan viena persona vai nodaļa var būt atbildīga par vienību ievadīšanu, tostarp pārdošanas un pakalpojumu maksām, piešķirtajām darbaspēka izmaksām un visiem materiāliem un piegādēm, ko izmanto konkrētam darbam. Katrs rēķins jāpārbauda ar saistīto klienta kontu, lai palielinātu klientu apmierinātību ar precīzu rēķinu izrakstīšanu un samazinātu darbaspēka izmaksas, ko rada rēķinu labojumi.
Maksājumi
Kad rēķini ir apstiprināti, tos nodod fiziskai personai vai nodaļai maksājumu apstrādei. Ir absolūti nepieciešams, lai par rēķinu apstiprināšanu atbildīgajai personai nebūtu pieejami maksājumu līdzekļi. Šī pārbaužu un līdzsvara sistēma nodrošina, ka darbiniekiem nav iespēju veidot čekus, apmaksāt nepastāvīgus vai viltotus rēķinus vai veikt citas negodīgas prakses.
Paziņojumi
Kad paziņojumi tiek saņemti vai nosūtīti, tie ir jāpārbauda ar katru klienta vai pārdevēja rēķinu, lai nodrošinātu precizitāti. Uzņēmumiem, kas darbojas stingri manuāli, ir jāievieš efektīva reģistrācijas sistēma; visi rēķini ir jāpārkopē, ja nepieciešams, un jāiesniedz saskaņā ar klienta vai pārdevēja nosaukumu. Kad tiek saņemti paziņojumi, atsevišķai personai vai struktūrvienībai ir jāpārbauda, vai katrs maksājums un maksājums parādās precīzi. Atskaites apstiprināšanas nodaļas atdalīšana no rēķina un maksājumu nodaļām nodrošina tālāku precizitāti un attur negodīgu rīcību.
