Saskaņā ar Purdue universitātes tiešsaistes rakstīšanas laboratoriju (OWL) piezīmes tiek rakstītas, lai izceltu vai atrisinātu problēmas. Ziemeļu Kentuki Universitātes Biznesa augstskola paziņo, ka piezīmēm ir jāsniedz daudz informācijas ierobežotā telpā. Piezīmes formatēšana ir atkarīga no uzņēmuma, piezīmes mērķa un piezīmju saņēmējiem. Iekšējās personāla piezīmes var sniegt informāciju, analīzi un secinājumus, informāciju par darba laiku vai instrukcijas par pareizu iekārtu izmantošanu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Papīrs
-
Pildspalva un zīmuļi
Uzziniet atgādinājuma pamatmērķi un formātu. Piezīmes parasti ir iekšējie dokumenti, ko izmanto, lai sazinātos ar darbiniekiem. Mērķi var ietvert politikas atgādinājumus, darbības pieprasījumus, ziņošanu par izmaiņām vai oficiālu paziņojumu. Piezīmes formāts ietver virsrakstu, ievadu, ķermeni, kopsavilkumu un aizvēršanu. Pielikumi ir atzīmēti dokumenta apakšā.
Nosakiet savas piezīmes mērķi un, ja tāds būs, tiks pievienoti pielikumi. Nosakiet piezīmes adresātus. Bieži vien uzraugi un vadītāji saņem piezīmju kopijas un var būt prasība iekļaut kopiju failā. Nosakiet, kāda būs piezīme un sastādiet aptuvenu projektu. Pārbaudiet uzņēmuma politiku, lai izmantotu veidlapas, kas ir apstiprinātas piezīmēm.
Aizpildiet virsrakstu, sākot ar “Datums”. Ietveriet sadaļas “Kam” galvenos saņēmējus un nosaukumus. Tas var būt viena vai vairākas personas, vai arī tā var norādīt personu grupu, piemēram, visus konta pārvaldniekus. Ietveriet sadaļu “cc” to personu vārdus un nosaukumus, kas saņems piezīmes kopijas. Ietveriet sadaļu “No” sadaļā personas, kas nosūta piezīmi, nosaukums un nosaukums. Sadaļā “Priekšmets” iekļaujiet īsu nosaukumu, kas apraksta piezīmes mērķi.
Iekļaujiet ievaddaļu, kurā izskaidrots piezīmes mērķis, sniegts pamatojums šim mērķim un sniegts pārskats par to, kas sekos turpmākajos punktos. Iekļaut brīdinājumu lasītājiem, ja piezīmē ir politika vai cita būtiska informācija.
Iekļaujiet piezīmes, kas izvērš ievadu un pārskatu, tekstā vai galvenajā tekstā informāciju. Piemēram, sniedziet fona, kas noved pie politikas izmaiņām. Atdaliet un pasūtiet punktus pēc satura. Visā piezīmē izmantojiet īsus punktus. Šī sadaļa var būt viena vai divas daļas vai vairākas lapas atkarībā no piezīmes mērķa.
Ievietojiet kopsavilkumu un aizvēršanu. Kopsavilkums var nebūt nepieciešams vienas lappuses piezīmēm, bet tas var būt noderīgs, ja ir ilgi dokumenti, kuros ir sarežģīta informācija vai instrukcijas. Aizveriet, pateicoties lasītājam un piedāvājot palīdzību, atbildot uz jautājumiem vai izskaidrojiet piezīmes saturu. Ja nav kopsavilkuma, iekļaujiet īsu kopsavilkumu noslēguma punktā. Informējiet lasītājus, ja piezīmes saturs ir konfidenciāls.
Piezīmes piezīmes beigās atzīmējiet piezīmē minēto pielikumu sarakstu. Izmantojiet vārdus “Pievienots” vai “Slēgta”, lai apzīmētu pielikumu sarakstu. Neietveriet pielikumus, kas nav minēti piezīmē.
Pierakstiet piezīmi. Atgādinājumu rakstītāji parasti sāk vai paraksta piezīmes virsraksta sadaļā blakus ierakstam "No". Oficiāla piezīme var prasīt pilnu paraksta un datuma rindu dokumenta beigās.
Padomi
-
Pārskatiet uzņēmuma atmiņu kopijas, lai uzzinātu stilu un formatējumu. Jautājiet, vai ir nepieciešams apstiprinājums, lai nosūtītu piezīmi.Pirms iekļaušanas piezīmē pārbaudiet visu faktisko informāciju. Lūdziet, lai kāds no jums labotu jūsu piezīmi.
