Pilnīga atbilstība jūsu uzņēmuma nolikumam nozīmē, ka jums ir jāvada direktoru padomes sanāksmes, kā noteikts minētajos likumos. Deputātiem ir kontrole pār darbībām, ko valde pieņem šajās sapulcēs, bet viņiem ir daudz mazāks teiciens par to, kā notiek sanāksmes. Sanāksmju protokoli, ko tiesas uzskata par juridiskiem dokumentiem, ir tik nozīmīgi, ka, tā kā biznesa konsultants Carter McNamara to dara, “… ja tas nav protokolā, tas nenotika.”
Uzziniet, kas notiek tipiskā direktoru padomes sanāksmē, pārskatot izlases darba kārtību vadības palīdzībā. Pielāgojiet šo darba kārtību atbilstoši jūsu uzņēmuma kultūrai un mērķim. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Ieceliet kādu - parasti valdes sekretāru -, lai pieņemtu sanāksmes protokolu. Protokolā jāiekļauj McNamara ieteiktā informācija: uzņēmuma nosaukums, sanāksmes datums un laiks, kas uzaicināja sapulci pēc pasūtījuma, dalībnieki, ierosinātie priekšlikumi, interešu konflikti, kas liedz dalībniekam balsot, atturēšanās no balsošanas un iemesli, kāpēc sanāksme beidzās un kas sagatavoja protokolu.
Izlemiet, vai ir klāt kvorums - vismazākais vajadzīgo dalībnieku skaits -. Kā liecina Čikāgas juristu civilo tiesību komiteja saskaņā ar likuma rokasgrāmatu, pārbaudiet nolikumus, lai noskaidrotu, cik locekļu ir nepieciešami kvorumam. Lielākajā daļā korporāciju vienkāršs vairākums. Piemēram, valdei ar desmit locekļiem būtu kvorums, ja piedalītos seši.
Vai valdes priekšsēdētājs sasauc sapulci pēc pasūtījuma, kā tas ir izlases minūtēs no vadības palīdzības. Sekretārei jāpiedalās, izsaucot valdes locekļu vārdus, kuri atbild, ja viņi ir klāt.
Jautājiet, vai valdes locekļi izskatīja iepriekšējās sanāksmes protokolus un vai tiek ierosinātas izmaiņas. Tad jautājiet citiem dalībniekiem, ja viņi piekrīt izmaiņām. Piezīme vienošanās un domstarpības.Tad balsot par to, vai izmaiņas būtu jāveic. Ja balsu vairākums ir "jā", paziņojiet, ka izmaiņas tiks veiktas un izplatītas visiem dalībniekiem apstiprināšanai nākamajā sanāksmē.
Palūdziet komitejas priekšsēdētājiem ziņot par notikumiem kopš pēdējās sanāksmes. Ievērojiet, kā parauga minūtes McNamara norāda uz dalībniekiem, kuri apraksta sanāksmes vai notikumus, kurus viņi apmeklējuši.
Balsojiet par valdes locekļu ierosinājumiem veikt uzdevumu. Priekšlikumu piemēri ir konsultanta pieņemšana darbā, lai rakstītu dotācijas, apstiprinātu pārbaudes sarakstus un finanšu pārskatus, un pat sūtīt dāvanas darbiniekiem, kas ir slimi.
Vai valdes locekļi ziņo par „jaunu biznesu” vai gaidāmajiem notikumiem. Vai viņi apmeklē konferences, par kurām būtu jāzina citi dalībnieki? Vai arī viņi lūdz padomu konkrētā jautājumā?
Atcelt sanāksmi un paziņojiet, kad laiks tika atlikts. Norādiet nākamās sanāksmes datumu, laiku un atrašanās vietu. Norādiet, vai valde turpinās tikties “izpildvaras” sesijā, kur nav atļauts valdes locekļi.
