Ja viena lieta ir tāda, ka darbinieki mēdz būt mazāk nekā tikšanās, tas ir tad, kad sapulces laiks ir mainījies, liekot viņiem attiecīgi mainīt grafikus. Tomēr ir daudz sliktāk, ja jūsu darbinieki nav informēti. Saglabājiet savus darbiniekus cilpā, rakstot piezīmi, kas brīdina viņus par izmaiņām. Viņi, iespējams, nepatīk ziņa, bet viņi novērtēs, ka jūsu piezīme - tāpat kā visas labākās iekšējās komunikācijas formas - ir īsa un precīza.
Uzrakstiet savas piezīmes informatīvo virsrakstu. Izskalojiet pa kreisi un uz četrām atsevišķām rindām, uzrakstiet "Datums", "Kam", "No" un "Temats". Katram no tiem ir jābūt resnajai zarnai. Pēc "No:" rakstiet savu vārdu un nosaukumu.
Uzrakstiet ne vairāk kā trīs atsevišķus punktus par sapulces laika maiņu, dubulto atstarpi starp punktiem. Pirmajā punktā jānorāda sapulces iepriekšējais laiks un pārplānotais laiks. Norādiet, vai sanāksmes atrašanās vieta ir mainījusies vai palikusi nemainīga.
Paskaidrojiet pozitīvā laika maiņas iemeslu. Darbinieki var apšaubīt, kāpēc sanāksmes laiks ir mainījies, taču pastāv iespēja apdraudēt konfidenciālu organizatorisko informāciju. Pozitīvi risiniet šo jautājumu, sakot: „Tikšanās laiks ir mainījies, lai labāk pielāgotu visu to cilvēku vajadzības un grafikus, kuru klātbūtne ir nepieciešama sanāksmē.”
Uzrakstiet labvēlīgu trešo punktu. Piemēram, „Paldies jau iepriekš par jūsu sadarbību, lai pielāgotu šo grafiku izmaiņām. Es ar nepacietību gaidu jūs (sanāksmes laikā un vietā)."
Uzrakstiet savus iniciāļus pēc sava vārda, lai iegūtu papildu klātbūtni un uzticamību. Jums nav jāpieraksta piezīmes apakšdaļa, jo jūsu vārds ir izdrukāts virsrakstā virsrakstā.
Pirms izplatot informāciju, rediģējiet un rediģējiet savu piezīmi. Nekad neļaujiet darbiniekam noķert kļūdu kādā no jūsu komunikācijas materiāliem.
Izplatiet piezīmi pareizi un vislabākai iedarbībai. Atcerieties, ka nevēlaties, lai darbinieki, kas nav ieradušies, atgrieztos leģendārā biroja rindā: „Es domāju, ka es nesaņēmu piezīmi.” Uzņēmuma mēroga piezīmes bieži tiek ievietotas ēdamzālēs un atpūtas telpās. Lai pievienotu „apdrošināšanu”, veiciet katra darbinieka piezīmes kopiju un ievietojiet to savā pastkastē vai uz galda.
