Katrs uzņēmums, agrāk vai vēlāk, neskatoties uz saviem centieniem, ir nepilnīgs. Jūs varat nesniegt kaut ko, kā solīts vai savlaicīgi. Jūsu pakalpojumi, iespējams, nav mērījuši klienta vēlmes. Daži klienti šo problēmu var ignorēt; citi var rakstīt jums vēstuli, lai pieprasītu atmaksu. Vienmēr atbildiet klientam, kuram ir laiks rakstīt jums, pat ja jūs nolemjat nepiešķirt atmaksu. Jūsu atbildei jābūt taktiskai, lai saņemtu ziņojumu, neatstājot klientu.
Izlemiet, vai jūs patiešām vēlaties atteikties no klienta pieprasījuma par kompensāciju. Novērtējiet viņas pieprasījumu rūpīgi, lai noteiktu, vai tas ir pamatots. Apsveriet iespēju zaudēt šo klientu un ietekmi, ko biznesa zaudējumi radītu jūsu uzņēmuma ieņēmumiem. Kompensācija var būt saprātīga cena klienta uzturēšanai; jums, iespējams, būs jātērē ievērojama nauda reklāmai, lai aizvietotu viņu. Apsveriet iespēju kompromisa veidā piedāvāt kādu koncesiju, iespējams, diskontētus pakalpojumus nākotnē.
Norādiet savu darbību iemeslus. Tas var būt jūsu prātā vai pie notepad. Sīki izklāstiet iemeslus, pirms sākat rakstīt, organizēt savas domas un pārliecināties, ka jūs nepalaidāt garām kādus svarīgus punktus. Jūs noraidāt kompensāciju, jo jūs nejūtaties, ka klientam ir tiesības uz to, bet jums ir jāņem vērā arī citi fakti par situāciju. Piemēri ir tādi, ka pakalpojumi tika sniegti savlaicīgi, vai arī jūs darījāt visu, ko teicāt. Situācija varētu būt arī pircēja nožēlojamība, nevis problēma ar jūsu produktu vai pakalpojumu.
Uzrakstiet aptuvenu vēstules projektu. Esiet taktisks, bet tieši norādiet atteikuma iemeslus. Ja uzskatāt, ka pircējs piedzīvo pircēja nožēlu, nepierādiet to savā vēstulē; vienkārši sīki izklāstiet faktus, ka produkts vai pakalpojums tika piegādāts saskaņā ar saskaņotajiem noteikumiem, kā arī solītajā stāvoklī vai kvalitātē. Piedāvājiet jebkādas koncesijas, kas ir piemērotas kā labas gribas žests, un skaidri norādīt, ka tas nav tāpēc, ka kāds ir vainīgs. Paldies klientam par viņas iepriekšējo biznesu un teiciet, ka jūs cerat, ka varēsiet viņai kalpot nākotnē. Norādiet, ka esat pieejams, ja viņam ir jautājumi vai komentāri.
Rediģējiet burtu, lai to padarītu skaidrāku. Pagaidiet, pirms turpināt procesu; bieži vien vēstule vai cits dokuments izskatās ievērojami atšķirīgs pēc tam, kad domājāt par to kādu laiku. Atcerieties, ka viss, ko rakstāt un nosūtīt klientam, ir potenciāls pastāvīgs ieraksts. Pārskatiet savu signālu uzmanīgi un skatieties, vai jūsu rakstveidā ir pazemojoši vai sarkastiski vārdi, kas varētu būt aizskaroši, un sabojāt jebkādas iespējas nākotnes darījumiem ar šo klientu vai jebkurām personām, ar kurām viņa piekrīt.
Nosūtīt vēstuli klientam. Sūtiet to regulāri, pirmās klases pastu, ar savu parakstu un kontaktinformāciju. Saglabājiet vēstules kopiju savam ierakstam un kopiju ievietojiet jebkurā klienta failā, kuru glabājat zem viņas vārda.
Padomi
-
Vai biznesa partnerim ir jāpārskata vēstule, lai iegūtu precizitāti un skaidrību, kā arī tonis. Dažādi cilvēki var interpretēt to pašu formulējumu atšķirīgi.
Pirms nosūtīšanas pārbaudiet pareizrakstības un gramatikas problēmu vēstuli.
Brīdinājums
Ja atmaksas atteikums ir saistīts ar ievērojamu naudas summu, advokātam vai juridiskajai komandai jāpārskata vēstule par iespējamām saistībām un jānoskaidro, kādas ir jūsu saistības šajā jautājumā.
