Iepirkuma procedūru uzraudzība un novērtēšana ir organizācijas vadības neatņemama sastāvdaļa. Iepirkuma process ir pelnījis vadības uzmanību, lai nodrošinātu, ka tas nav krāpšanas un korupcijas upuris. Iepirkuma procedūrās jāietver efektīvas kontroles, lai panāktu pārskatatbildību un pārredzamību. Vadības nepārtraukta iepirkuma procesa uzraudzība un novērtēšana nosaka likumu un ētikas standartu integritāti un atbilstību.
Noteikt pastāvošās iekšējās kontroles un to, vai vadības ierīces darbojas kā paredzēts. Nevajadzētu būt iespējai, lai kāda no kontrolēm tiktu ignorēta. Galvenās iekšējās kontroles, lai novērtētu, ir pienākumu nodalīšana, uzraudzības kontrole, kontroles saņemšana, atļauju kontrole un kontroles kontrole.
Izstrādāt atbilstības pārbaudes sarakstu, lai noteiktu, vai tiek ievērotas iepirkuma procedūras. Kontrolsaraksts jāizstrādā, sadarbojoties darbiniekiem un vadībai. Piedaloties kontrolsaraksta izstrādē, darbinieks būtībā tiek apmācīts un labāk apzinās šo procesu. Labs atbilstības pārbaudes saraksts pastiprina esošās procedūras un pārveido taisnīguma, atklātības un konkurences mērķus.
Veikt riska novērtējumu, lai noteiktu vai identificētu iespējamās bažas, trūkumus vai augsta riska zonas. Nosakot rādītājus vai „sarkano karogu”, organizācija var nodrošināt, ka ir izveidotas atbilstošas iekšējās kontroles, lai novērstu pārkāpumus. Nosakot riskus, var saīsināt interešu konfliktus un krāpšanas un korupcijas gadījumus.
Izsekojiet konkrētus iepirkumus visā iepirkuma procesā. Apsveriet, vai iepirkums paredz atklātu konkursu un vai tas bija pārredzams un brīvs no diskriminācijas dažiem piegādātājiem. Noteikt, vai izmantotā iepirkuma metode ir piemērota iegādātajai precei vai pakalpojumam, un pārliecinieties, ka tā ir pienācīgi dokumentēta.
