Viens no galvenajiem mērķiem, kas saistīti ar jūsu uzņēmuma finanšu pārvaldību, ir nodrošināt, ka klienti un klienti saņem savlaicīgus rēķinus par iegādātajiem produktiem un pakalpojumiem. Atkarībā no jūsu grāmatvedības metodes jūs varat izmantot pirkšanas pasūtījumus, pārdošanas kvītis un rēķinus, lai pieprasītu, saņemtu un reģistrētu maksājumus par produktiem un pakalpojumiem.
Pasūtījumu pasūtījumi
Pirkuma pasūtījumu aizpilda pircējs, un tas tiek nosūtīts pārdevējam, lai pieprasītu preču vai pakalpojumu iegādi. Pircējs izmanto pirkuma pasūtījumu, lai norādītu ar pirkumu saistīto vienību skaitu, pakalpojumu veidus un cenas. Pirkuma pasūtījums ir līgums, kas uzliek pircējam pienākumu kompensēt pārdevējam par dokumentā uzskaitītajiem produktiem un pakalpojumiem, kad pārdevējs tos nodrošina. Pircējs uzsāk darījumu, izsniedzot pirkuma pasūtījumu.
Pārdošanas kvīti
Pārdošanas kvīts ir dokuments, kas parāda maksājumu apliecinājumu, kad pircējs pērk preces un pakalpojumus no pārdevēja un kompensē viņam par šiem pirkumiem. Atšķirībā no pasūtījuma pirkuma kvīts netiek izsniegta nākotnes paredzētajiem pirkumiem, bet tiek izsniegta tikai tad, ja pircējs maksā par precēm un pakalpojumiem. Pārdošanas kvīts vienmēr tiek izsniegta no pārdevēja pircējam maksājuma veikšanas brīdī.
Rēķini
Rēķins ir rēķins, kurā ir norādītas preces un pakalpojumi, kurus pircējs ir iegādājies vai iegādāsies. Rēķins ir līdzīgs pirkuma pasūtījumam, bet to ierosina pārdevējs un tas tiek izsniegts pircējam. Klienta rēķinā ir aprakstīta ar darījumu saistīta cena, daudzums un informācija. Kad pircējs saņem rēķinu, viņš noslēdz līgumu, lai samaksātu par precēm un pakalpojumiem, ko viņš iegādājies no pārdevēja.
Labojumi
Cilvēka kļūdu dēļ var rasties problēmas ar pirkuma pasūtījumiem, pārdošanas kvītīm un rēķiniem. Ar katru dokumentācijas formu ir iespējams labot, apspriest un grozīt detaļas. Kļūdas gadījumā pārdevējs var sazināties ar pircēju vai otrādi, lai apspriestu neatbilstības un izdotu pārskatītus dokumentus. Pirkumu pasūtījumi, pārdošanas kvīti un rēķini tiek apstrādāti vienādi, veicot labojumus.
