Procedūras paziņojumā ir apkopots mērķis, darbības joma un paredzētais veids, kā izpildīt noteikto politiku vai pabeigt darba vienību. Kā to pieprasa soli sekojošās secības stingrība un sarežģītība, procedūras paziņojums var būt no viena teikuma uz vairākām sadaļām vai punktiem.
Tā kā procedūras pārskats ir kopsavilkums par informāciju, kas attiecas uz procedūras izpildi, to nevajadzētu rakstīt līdz procedūras pabeigšanai.
Noteikt darbības jomu un sarežģītību
Pārskatīt pabeigto procedūru; nodrošināt satura precizitāti un pilnīgumu.
Identificējiet visus departamenta darbiniekus, kas ir atbildīgi par procedūras izpildi.
Identificējiet visus departamenta darbiniekus, kas ir atbildīgi par procedūru uzraudzību un izpildi.
Identificējiet visas procedūras, kas izmantotas procedūrā, - eksponātus - attēlus, diagrammas, veidlapas, datora ekrānus, ziņojumus utt.
Norādiet visus neparastos vai īpašos terminus, kas izmantoti procedūrā.
Nosakiet procedūras galvenos mērķus un rezultātus.
Procedūras paziņojuma projekts
Noteikt procedūru; norādiet nosaukumu vai nosaukumu, kas norāda uz procedūras saturu vai izmantošanu (piemēram, "Klientu sūdzību izskatīšana").
Aprakstiet procedūras mērķi un mērķauditoriju, atzīmējot konkrētus darba nosaukumus, kas atbild par sniegumu.
Piemērs: šī procedūra ietver norādījumus klientu apkalpošanas departamenta pārstāvjiem un uzraudzītājiem, lai reģistrētu, izsekotu un atrisinātu klientu sūdzības, izmantojot MS-CRM sistēmu.
MĒRĶIS Izveidot un sazināties ar Klientu apkalpošanas departamenta pārstāvju un uzraudzības standarta praksi klientu sūdzību ierakstīšanai, izsekošanai un risināšanai, izmantojot MS-CRM sistēmu.
Sarakstā pēc izskata un pēc izskata katrs izstādē atrodamais eksponāts. Piemēram:
IZSTĀDES: 1. attēls: MS-CRM pieteikšanās ekrāns 2. attēls: MS-CRM sūdzību ieraksta ekrāns 3. attēls: MS-CRM sūdzību vēstures pārskats
Sarakstā alfabēta secībā un definējiet katru procedūrā atrasto unikālo vai īpašo terminu. Piemēram:
ZIŅOJUMS Cesionārs: Juridiskās nodaļas pārstāvis, kuram piešķirta sūdzība. CCID: unikāls deviņu ciparu numurs, kas identificē klientu sūdzības. EXT: kods, kas norāda pagarinājuma pagarinājuma periodu.
Sarakstā alfabētiskā secībā jānorāda visi darbinieki, kas ietekmē vai ietekmē procedūru, tostarp veiktās funkcijas. Piemēram:
LOMA UN ATBILDĪBA 1. Klientu apkalpošanas vadītājs: pārraudzīt procedūru izstrādi, uzturēšanu un apstiprināšanu. 2. Klientu apkalpošanas pārstāvis: veic darba funkcijas tikai saskaņā ar procedūru. 3. Klientu apkalpošanas vadītājs: Izplata procedūru; pārrauga izpildi un apmācību.
Padomi
-
Izmantot aktīvu balss rakstīšanas stilu, lai likvidētu vārdu. Piemēram, tā vietā, lai rakstītu "Šīs procedūras mērķis ir aprakstīt …." vai "Šī procedūra ir paredzēta, lai aprakstītu …", rakstiet "Šī procedūra apraksta …".
Brīdinājums
Procedūras paziņojumu standarta veidnei jau ir jābūt. Ja nē, jāizstrādā viens, lai nodrošinātu, ka visiem procedūras paziņojumiem ir tāds pats "izskats un sajūta".
