Grāmatvedības darbinieki apstrādā daudzus dokumentus un bez reģistrācijas sistēmas birojs var ātri kļūt par putru. Grāmatvedības dienestiem bieži ir daudz skapju skapju, ieskaitot bloķētus, lai aizsargātu algas un citu konfidenciālu informāciju. Piekļuve finanšu dokumentiem un datiem ir ierobežota - biroji nedrīkst atrasties sabiedriskās vietās. Grāmatvedības sistēmas ieviešana grāmatvedības birojā rada zināmas problēmas, bet to var izdarīt veiksmīgi un palielināt departamenta efektivitāti.
Izveidojiet divu veidu failus. Viens reģistrācijas kabinets vai atvilktne ir paredzēta ikdienas failiem, kurus parasti glabā prom pēc gada beigām. Šie faili ietver lielāko daļu jūsu izdevumu un ienākumu posteņu. Otrs datņu veids attiecas uz tādu pastāvīgu vai ilgtermiņa objektu uzglabāšanu, kuriem ir jābūt pieejamiem laika gaitā. Kā piemērus var minēt dokumentus par politiku un procedūrām, līgumiem, pamatlīdzekļiem, apdrošināšanas polisēm un citiem dokumentiem, kurus nevar izvilkt pēc gada beigām.
Failu dokumentācija pēc veida. Izdevumi tiek iesniegti atsevišķi no algu saraksta un citām grāmatvedības jomām. Nesajauc un nesakrīt. Ja daži darījumi pieder vairāk nekā vienai jomai, piemēram, izdevumi un pamatlīdzekļi, kopējiet dokumentus un ievietojiet dokumentus abos dokumentos. Izdevumus var reģistrēt alfabēta secībā pēc piegādātāja nosaukumiem, bet pamatlīdzekļu failus var klasificēt pēc iegādes datumiem. Atkarībā no jūsu uzņēmuma ienākumu rezerves tiek iesniegtas pēc saņemšanas datuma vai depozīta datuma, lai vēlāk atvieglotu bankas saskaņošanu.
Izmantojiet dažādas krāsas ar failiem. Piemēram, jūs varat iesniegt visus izdevumus sarkanās mapēs, ienākumus zaļā krāsā un līgumus dzeltenās mapēs. Ja meklējat ienākumu posteni, dodieties taisni uz zaļajām mapēm, ietaupot laiku un enerģiju. Ja redzat sarkanu failu, kas atrodas apkārt, varat to pārvietot uz pareizo skapīša bez problēmām vai kavējumiem. Krāsu koordinācija padara failu vieglu.
Padomi
-
Izveidojiet karstu failu, kurā ievietojat priekšmetus, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība, un glabājiet to savā rakstāmgaldā.
