Rēķinu piesūtīšanas sistēma ir uzņēmuma debitoru parādu pamatā. Rēķini ir sagatavoti, pamatojoties uz pārdotajiem produktiem vai pakalpojumiem. Rēķinā norādītie dati atbilst pārdošanas žurnāliem, klientu konta ierakstiem, debitoru parādu atlikumiem un naudas konta žurnāliem, kā arī citu darījumu ierakstiem.
Elektroniskā un manuālā
Lai rēķinu sagatavošanai izmantotu programmatūras sistēmas, mazajiem uzņēmumiem pirms rēķinu drukāšanas ir jāievada sākotnējie dati. Katra sistēma pieprasa dažādus mainīgos lielumus un liks lietotājam par to, kas ir nepieciešams. Pēc tam sistēma elektroniski integrēs datus debitoru parādos. Savukārt, veidojot manuālu sistēmu, mazo uzņēmumu īpašnieks vai grāmatvedis izlemj, kas ir nepieciešams, un attiecīgi formulē to kā grāmatvedības sistēmas daļu. Neatkarīgi no tā, vai mazais uzņēmums sniedz pakalpojumus vai pārdod produktus, viens no sākotnējiem soļiem rēķinu izrakstīšanas sistēmas izveidē ir noteikt, ko papildus rēķiniem iekļaut kā rēķinu, kā arī kontaktinformāciju.
Numerācijas sistēma
Katrā rēķinā jābūt unikālam identifikācijas numuram, kas balstīts uz pārdošanas hronoloģisko secību vai pēc klienta numura. Katrā ziņā mazo uzņēmumu īpašnieks izvēlas šos unikālos numurus, lai nākotnē atsauktos uz konkrētu rēķinu.
Rēķina struktūra
Rēķina apraksta sadaļā grāmatvedis vēlēsies pievienot detalizētu informāciju, lai klients precīzi zinātu rēķina dokumentus. Piemēram, rēķins par pakalpojumu, kas vienkārši norāda "pakalpojumu zvanu", ir pārāk neskaidrs, lai klients vai mazais uzņēmums varētu izmantot vēlākai atsaucei. Tomēr, ja aprakstā teikts kaut kas konkrētāks, piemēram, "Mainīti filtri, tīrīti ventilatori, pārbaudīta aizdedze", gan klients, gan pakalpojumu sniedzējs precīzi zina, kāds darbs ir veikts. Ja maksa ir par katru pakalpojumu vai stundu, šī informācija jāiekļauj aprakstā. Kad rēķins ir par produktiem, iekļaujiet daudzumus un cenu par vienībām. Šī informācija atbilst ierakstiem pārdošanas žurnālā.
Kredīta noteikumi
Nosakiet, kādi kredīta noteikumi tiks piedāvāti, un iekļaujiet to rēķinā. Piemēram, ja maksājums ir gaidāms nekavējoties, faktūrrēķinā jānorāda apzīmējums "Noguldījums pēc saņemšanas". Pārdošanas procesa laikā, ja klientam tika paziņots, ka viņam būs jāmaksā 30 dienas, iekļaujiet to kā rēķina apmaksas datumu.
Visu to apvienojot
Rēķinu izrakstīšanas sistēma ir pilnīga, ja tā atbilst pareizai grāmatvedības procesa vietai. Pēc rēķinu sagatavošanas ir pienācis laiks saņemt debitoru parādus. Viens rēķina eksemplārs tiek nosūtīts klientam, un uzņēmums saglabā vienu eksemplāru. Rēķinā norādītā summa tiek ievietota klienta kontā pārdošanas žurnālā. Kad maksājums ir saņemts, summa tiek atskaitīta no klienta konta pārdošanas žurnālā un pievienota uzņēmuma naudas kontam. Mēneša beigās mazo uzņēmumu īpašnieks var pārskatīt kontus, lai atzīmētu visus neizpildītos rēķinus un nepieciešamību sekot līdzi maksājuma meklēšanai, piemēram, nosūtīt otru rēķina eksemplāru, kas apzīmēts kā “nokavēts”.
