Efektīvas sakaru sistēmas ir veiksmīgas uzņēmējdarbības neatņemama sastāvdaļa. Lai saglabātu konkurētspēju un produktivitāti, uzņēmumam ir jāizstrādā organizēta, efektīva pieeja atbilstošai un komunikācijai ar saviem darbiniekiem, kā arī ar klientiem, pārdevējiem un citiem profesionāļiem. Par laimi, biznesa komunikācija laika gaitā ir attīstījusies, un tajā ir iekļauti dažādi uzņēmējdarbības ziņojumi, sākot no vienkāršiem un izmēģinātiem un tehnoloģiski sarežģītiem.
Biznesa tālruņa ziņojumi
Ja jūsu uzņēmumam ir vairāk nekā viena persona, jums beidzot būs jāizlemj, kā vislabāk ierakstīt un izplatīt ienākošās tālruņa ziņas. Daži uzņēmumi nodarbina kādu, lai izsauktu tālruņa zvanus, pierakstītu ziņojumus no zvanītājiem un izplatītu tos darbiniekiem, kuriem tie paredzēti. Citi uzņēmumi izmanto automatizētu balss pasta sistēmu, kurā zvanītāji atstāj savus ziņojumus kā balss ierakstus. Ar balss pastu katrs darbinieks ir atbildīgs par savu ziņu izsekošanu. Daži mazāki uzņēmumi tikai atsevišķu darbinieku vietā izveidoja balss pasta kastes uzņēmuma atsevišķām nodaļām.
Biroja piezīmes
Memorands (piezīmes) ir korespondences veids, ko darbinieki var izmantot, lai sazinātos savā nodaļā vai starp viena uzņēmuma struktūrvienībām. Piezīmes parasti ir īsas, un tām nav formālas ārējās rakstiskās korespondences formāta. Tomēr piezīmēm ir formāts un vispārēja struktūra. Katrs biznesa formāts atgādina savas preferences, bet parasti piezīmes parāda adresātu, sūtītāju un tēmu augšpusē, dažreiz treknrakstā. Ziņojuma teksts ir zemāk par šo informāciju parastajā drukāšanā. Darbinieki personīgi var piegādāt piezīmes vai izmantot uzņēmuma biroja pasta izplatīšanu. Dažās profesijās, piemēram, juridiskajās un veselības aprūpes jomās, cilvēki izmanto piezīmes, lai nosūtītu īsus ziņojumus citiem profesionāļiem un dažos gadījumos arī klientiem. Cilvēki var nosūtīt šāda veida piezīmes pa pastu, pa e-pastu un pa faksu.
Biznesa e-pasts
Šodien daudzi uzņēmumi izmanto e-pasta korespondenci kā veidu, kā sazināties uzņēmumā, kā arī ar klientiem, piegādātājiem un citiem uzņēmumiem. Ja uzņēmumam ir tīmekļa vietne, darbiniekiem var būt e-pasta adreses ar uzņēmuma domēna nosaukumu, piemēram, "[email protected]". E-pasta korespondence parasti ir mazāk formāla nekā ar roku rakstīta korespondence, kam ir savas priekšrocības un trūkumi. Daudzi uzņēmumi, kas ļauj saviem darbiniekiem izmantot uzņēmuma e-pasta adreses, uzskata, ka ir lietderīgi izveidot vienotu standartu uzņēmuma e-pastam. Uzņēmumi var ierobežot darbinieku izmantošanu tikai uzņēmējdarbības nolūkos un stingri regulēt, kādus e-pasta pielikumus darbinieks var lejupielādēt. Ja uzņēmumam ir konfidencialitātes līgums ar saviem darbiniekiem, šis līgums, iespējams, attieksies arī uz uzņēmuma e-pasta korespondences izmantošanu. Uzņēmumam ir labas tiesības pieprasīt darbiniekam pārstāvēt uzņēmumu pozitīvā gaismā, vienlaikus atbilstot uzņēmuma e-pasta adresei. Daži uzņēmumi var pieprasīt darbiniekiem, kas izmanto uzņēmuma e-pastu, pievienot e-pasta automātiskos e-pasta parakstus. Šis paraksts var ietvert darbinieka pilnu vārdu un uzvārdu uzņēmumā, kā arī uzņēmuma nosaukumu, tālruņa numuru, tīmekļa vietni un citu attiecīgu informāciju.
Biznesa korespondence
Profesionālajai korespondencei ir ilga un formāla vēsture. Uzņēmumi bieži pasūta veidlapas dizainu, uz kura tiek izdrukāta visa biznesa korespondence. Tipveida veidlapā var būt iekļauts uzņēmuma logotips, kā arī vispārīga kontaktinformācija, piemēram, uzņēmuma pasta adrese, tālruņa un faksa numurs un tīmekļa vietnes adrese. Daži uzņēmumi pielāgo galvenās veidlapas veidnes, kas paredzētas uzņēmuma personām, pievienojot kontaktinformācijai personas paplašinājumus un atsevišķas e-pasta adreses. Rakstiskajai korespondencei ir formāla struktūra. Lai gan precīzs formāts parasti var atšķirties, datums iet uz vēstules augšdaļu, un saņēmēja pilns vārds, uzvārds, nosaukums un adreses adrese ir zemāka par datumu. Blakus adresāta vārdam un adresei nav jāpievieno tēmas rindiņa vai lauka uzlīmes, piemēram, "Kam:". Rakstiskā darījumu sarakstē tiek izmantoti atklāšanas svētki, piemēram, "Dārgie" sākumā, seko saņēmēja vārds un noslēguma apsveikumi beigās, piemēram, "Sirsnīgi" ar zemāk norādītā sūtītāja vārdu. Sūtītājs var vēlēties parakstīt vēstuli personiskam pieskārienam. Ja kāds cits, nevis vēstules sūtītājs, to rakstīja vai rakstīja, mašīnrakstītājam jāietver sūtītāja iniciāļi, resnās zarnas un viņas paša iniciāļi zem paraksta. Ja viens un tas pats burts tiek nosūtīts vairākiem adresātiem, tas jādara adresātam galvenajam adresātam, tad visi pārējie saņēmēji jānorāda e-pasta apakšdaļā blakus burtiem "CC", kas apzīmē "oglekļa kopiju".
