Kopsavilkums parasti ir garāks piezīmes, biznesa plāna, ziņu izlaiduma, juridiskas vienošanās vai jebkura svarīga dokumenta vienas lapas izklāsts. Kopsavilkumā būtu jādara zināms, kāpēc, kā un kā īsi aprakstīt šo jautājumu par aizņemtu izpildītāju, kuram nav laika, lai ienirt sīkāk. Jums ir jāpieņem, ka, lai gan lasītājs ir ieinteresēts jautājumā un saprot plašākos jēdzienus, viņš vai viņa nav labi iepazinies ar detaļām. Parasti lasītājam vajadzētu būt iespējai saprātīgi sarunāties par šo tēmu, izlasot kopsavilkumu.
Pirmajā punktā skaidri aprakstiet, kas ir noticis un kāpēc tas ir noticis. Kopsavilkuma lasītājs, iespējams, būs aizņemts menedžeris, kurš nodarbojas ar dažādiem jautājumiem un visu laiku apvieno vairākus projektus. Tādēļ, pirms nonākat vairāk minūti, jums ir jāprecizē pamatrādītāji un jāpārorientē lasītājs. Piemēram, kopsavilkuma atklāšana var teikt: "Šajā ziņojumā ir sīki izklāstīts 21. Maijā parakstītais piegādātāja līgums, lai noteiktu riepu, kas iepērkamas no Tires Inc., cenas un piegādes grafikus nākamajam gadam." Šī atklāšana palīdzēs lasītājam atgādināt, ka par riepu piegādi bija jāvienojas par līgumu, un tas kalpo kā ātrs garīgās iesildīšanās treniņš.
Uzskaitiet visus svarīgākos punktus nolīgumā, ideālā gadījumā norādot atsevišķus punktus. Aizzīmju punkti ir vieglāk lasāmi un absorbējami, jo tie sadala sarežģītu jautājumu viegli sagremojamajos bitos. Aizzīmju punktiem būtu jāpaziņo par līguma pamatiem, nevis izņēmumiem, īpašām klauzulām vai tehniskām detaļām. Izpilddirektors, kurš katru dienu nesaskaras ar riepām, varbūt gribēs zināt, ka riepas Inc. piekrita izpildīt riepu pasūtījumus 25 kalendāro dienu laikā, bet nav jāzina, ka, ja pasūtījums ir vairāk nekā 50 000 riepu, šis laiks palielinās līdz 30 dienām vai arī riepām, kuru diametrs pārsniedz 19 collas, piemēro īpašus noteikumus. Vienkārši piebilstot, ka lieliem pasūtījumiem un dažiem riepu izmēriem ir īpašas klauzulas, pietiks. Paturiet prātā, ka lasītājs vienmēr var atsaukties uz pilnu juridisko vienošanos.
Paskaidrojiet, kāpēc juridiskais nolīgums ir svarīgs. Tā kā lasītājs, iespējams, nebūs eksperts šajā jomā, viņš vai viņa būs atkarīgs no jums, lai izskaidrotu šā nolīguma nozīmi. Vai cena bija neparasti izdevīga, jo īpaši īsais laiks vai sods bija ļoti straujš, jo nespēja izpildīt pasūtījumus laikā? Paskaidrojiet nolīguma stiprās puses un, ja vispār, trūkumus. Paturiet prātā, ka, ja jūs bijāt līguma virzītājspēks, tas ir arī piemērots un, iespējams, vienīgais laiks, lai pieprasītu kredītu jūsu sasniegumiem.
Pabeigt kopsavilkumu, norādot nākamos soļus. Nolīguma parakstīšanai var būt nepieciešama papildu rīcība, piemēram, galvenā biroja apstiprinājums, vai arī pats nolīgums var būt nepilnīgs, tostarp klauzula, kas nosaka, ka kravas automašīnu riepu piegādes grafiki šajā juridiskajā dokumentā nav ietverti, un tiks noslēgts papildu nolīgums parakstīts tiem tuvākajā nākotnē. Šī "tālredzīgā" projekcija sniegs kopsavilkumu loģiskam secinājumam un sniegs lasītājam labu izjūtu par to, ko gaidīt nākamā. Tā noteiks nākamā kopsavilkuma posmu, kas varētu sekot.
