Konferences brošūras mērķis ir piesaistīt delegātus pasākumam un informēt viņus par konferences grafiku. Tāpēc brošūrā būtu jāietver informācija par vietu, runātājiem, ceļojumu organizēšanu un citiem galvenajiem faktiem. Kopijai jābūt skaidrai, informatīvai un pārliecinošai, mudinot lasītājus rezervēt savus punktus, lai viņi varētu gūt labumu personīgi vai profesionāli. Ievērojamu runātāja vai augstākā līmeņa vadītāja ievads sniedz noderīgu pārskatu par notikumu, kā arī sagaidīšanu potenciālajiem delegātiem.
Mērķauditorija
Konferences organizatori savus pasākumus plāno noteiktās grupās, lai uzzinātu vairāk par mērķauditoriju, lai nodrošinātu, ka brošūra piedāvā atbilstošus ieguvumus. Auditorija varētu būt tikpat daudzveidīga kā skolotāji, vecākie vadītāji no automobiļu rūpniecības vai sabiedrības locekļi, kas interesē lauku mūziku. Lai atrastu informāciju par auditoriju, jautājiet organizatoriem par iepriekšējo notikumu auditorijas profiliem. Organizatori aptaujā savu auditoriju, pieprasa demogrāfisku vai biznesa informāciju un publicē profilus, lai demonstrētu viņu pasākumu kvalitāti delegātiem, prezentācijām un sponsoriem.
Ieguvumi delegātiem
Brošūrā ir jānodrošina, lai delegāti gūtu lielu labumu apmeklējumam. Biznesa delegātiem jāspēj attaisnot darba laiku, un privātie apmeklētāji vēlas zināt, ka viņi iegūs vērtību, lai iztērētu savu naudu. Nosakiet mērķa auditorijas priekšrocības. Konference var sniegt unikālu iespēju dzirdēt pasaules slavenos runātājus, redzēt jaunāko produktu demonstrācijas vai uzlabot prasmes, apmeklējot augstas kvalitātes mācību sesijas. Ieguvumi var būt mazāk taustāmi, piemēram, iespēja sadarboties ar citiem nozares pārstāvjiem, iespējams, ar acu uz darba izkraušanu vai pārdošanu.
Loģistikas informācija
Būtiska ir visaptveroša informācija par konferenču loģistiku. Saskaņā ar Amerikas Konferences institūtu, konferences delegātu bieži uzdotie jautājumi attiecas uz tādām tēmām kā reģistrācijas un apmaksas, ceļojumu un ēdināšanas pasākumi, izmitināšana un atcelšana. Lai lasītājiem būtu viegli reģistrēties pasākumam, iekļaujiet pilnu reģistrācijas informāciju. Norādiet izmaksas, kas saistītas ar apmeklēšanu, tostarp atlaides par agrīnu reģistrāciju. Sniedziet kontaktinformāciju tiem lasītājiem, kuriem var būt nepieciešama papildu informācija, un ļaujiet delegātiem uzzināt, kad viņi saņems ieliktņus.
Konferences programma
Izklāstiet konferences programmu ar grafikiem un informāciju par katru sesiju, lai palīdzētu delegātiem plānot savu laiku konferencē. Ļaujiet delegātiem uzzināt vairāk par konferences formātu, kas varētu ietvert prezentācijas, apaļā galda diskusijas, darbnīcas un izstādes. Prezentētāju biogrāfijas palīdz delegātiem izvēlēties sesijas, kuras viņi vēlas apmeklēt, un norādiet pasākuma statusu vai kvalitāti.
Saglabāt komunikāciju
Konferences brošūra ir tikai viens no pirmskonferences mārketinga programmas elementiem. Saskaņā ar Inc, informācijas un notikumu ziņu publicēšana sociālajos medijos palīdz saglabāt interesi, jo notikums kļūst tuvāks. Piemēram, paziņojumi par papildu skaļruņiem vai īpašiem notikumiem var radīt notikumus un mazināt risku, ka delegāti var izstāties.
