Uzņēmuma darbības veids tieši ietekmē panākumus un neveiksmes. Ja vadības komanda identificē organizācijai stabilus ilgtermiņa mērķus, kā arī novatoriskus veidus, kā tos sasniegt, organizācijai kopumā ir motivācija un vēlme strādāt, lai sasniegtu šo rezultātu.
Iedomājieties, ka strādājat organizācijā, kurā augstākā līmeņa vadības komanda nespēja atzīt izaugsmes plānus vai ilgtermiņa mērķus. Kas notiks ar šo uzņēmumu? Tas var noturēties dažus mēnešus, bet plānošanas vai stratēģiskās iejaukšanās trūkums varētu novest pie tā nāves. Tāpat augstākā līmeņa vadība nedrīkst novirzīt darbiniekiem uzticību uzņēmumam. Uzņēmuma veiksmīgai darbībai ir nepieciešama organizācijas plānošana, kas ietver stratēģiju visiem uzņēmuma līmeņiem.
Organizācijas plānošanas definīcija
Organizācijas plānošana sākas tad, kad augstākās vadības komanda identificē uzņēmuma īstermiņa un ilgtermiņa mērķus. Tiklīdz šie mērķi ir definēti un precizēti, lai tie būtu skaidri un sasniedzami, ir svarīgi izstrādāt konkrētas stratēģijas un plānus šo mērķu sasniegšanai. Organizācijas plānošana nodrošina, ka uzņēmumam ir redzējums, lai darbinieki zinātu un saprastu, kā viņu ikdienas darbs veicina uzņēmumu kopumā.
Uzņēmuma izvirzītajiem mērķiem jābūt pietiekami reāliem, lai tos īstenotu organizācijas resursos. Labi ir sasniegt zvaigznes, bet vienlaikus ir jāpanāk arī mērķi. Nespēja sasniegt mērķus, kas ir ārpus izejas, var būt uzņēmumam demoralizējoši. Labam mērķim jābūt arī kvantitatīvi izmērāmam. Tādā veidā uzņēmums var izsekot tās progresam visā finanšu gadā, pārbaudot, cik tālu viņi ir nonākuši un cik daudz tālāk viņi ir devušies. Svarīgi ir arī noteikt laika posmu mērķa sasniegšanai, piemēram, fiskālajā gadā vai ceturksnī. Tādā veidā uzņēmums var noteikt projekta termiņus, lai ikviens varētu sekot līdzi.
Papildus mērķu noteikšanai un plānu izstrādei to sasniegšanai, organizācijas plānošana aptver personāla un resursu piešķiršanu.Lai pildītu savus pienākumus, ir jābūt pareiziem cilvēkiem, un organizācijai ir jābūt pieejamiem nepieciešamajiem resursiem, tostarp finansēm, lai viņi varētu veiksmīgi īstenot plānus.
Tā kā katra organizācija ir unikāla, nevienai personālam neviena struktūra vai metode nedarbosies. Tomēr, plānojot efektīvu organizatorisko struktūru, vienmēr jāņem vērā daži faktori. Uzņēmumiem ir jāizpēta un jānovērtē dažādu organizatoriskās struktūras iespēju, piemēram, funkcionālo, nodalīto vai matricu struktūru, stiprās un vājās puses, un jāapsver, kura no tām tiks izveidota, lai vislabāk sasniegtu savus organizatoriskos mērķus. Uzņēmumam būs arī jāatspoguļo izaugsmes modeļi un tas, kā tie atbilst viņu vispārējiem plāniem. Turklāt organizācijai būs jāpārbauda, kura struktūra radīs vislielāko darbības efektivitāti un darbinieku apmierinātību.
Organizācijas plānošana var attiekties uz jebkuru uzņēmuma lielumu, neatkarīgi no tā, vai tas ir mazs uzņēmējsabiedrība vai daudznacionāls konglomerāts. Jebkurā gadījumā vadības komandai ir ļoti svarīgi noteikt uzņēmuma mērķus un izstrādāt plānus to sasniegšanai papildus resursiem, kas būs nepieciešami šo mērķu sasniegšanai.
Organizācijas plānošanas veidi
Ir daudz veidu, kā kategorizēt organizācijas plānu veidus, lai gan daudzi no tiem iedalās četrās galvenajās kategorijās: finansiālā, stratēģiskā, ārkārtas un pēctecības. Katrs organizācijas plāna veids aplūko uzņēmumu kopumā, bet caur konkrētas zonas objektīvu. Šādā veidā ir viegli saprast, kā bizness būs pieejams dažādos scenārijos.
Finanšu plānošana organizācijā tiecas radīt lielākus ienākumus vai palielināt uzņēmuma tirgus daļu. Arī finanšu plānošana var atrisināt paredzamus finanšu jautājumus, ar kuriem uzņēmums var saskarties nākotnē. Finanšu plāna strukturēšanas veids ir atkarīgs no uzņēmuma līmeņa un mērķiem, ko tas vēlas sasniegt. Svarīgs finanšu plāna faktors ir tas, ka tai jābūt sakņotai realitātē. Tāpat kā efektīvai mērķu plānošanai, finanšu plānā ir jāņem vērā uzņēmuma patiesais finansiālais tēls tagad un nākotnē. Plānam ir jābūt arī uz nākotni vērstam, lai tā varētu uzņemt visus iespējamos jautājumus, kas uzņēmumam varētu būt jāpārvar.
Piemēram, veiciet nelielu uzņēmumu, piemēram, digitālo mārketinga aģentūru. Ar piecu darbinieku skaitu uzņēmums ir apstājies plato, un tam nav pietiekami daudz cilvēkresursu uzņēmējdarbības attīstīšanai. To pārdošanas apjoma palielināšana ir viens no to organizatoriskajiem mērķiem. Tomēr, ja viņi pieņem darbā citu darbinieku, viņiem nav finanšu līdzekļu par to samaksu. Skaidra finanšu plāna ieviešana šai organizācijai ne tikai palīdzēs viņiem noskaidrot, kā piesaistīt papildu resursus, bet arī to, kā par tiem maksāt. Turklāt, ņemot vērā, ka jaunais darbinieks var palīdzēt viņiem augt un realizēt savu organizatorisko mērķi.
Vēl viens organizācijas plāna veids ir stratēģiskā plānošana, kas ietver uzņēmuma vīzijas pārvēršanu par mērķiem un uzdevumiem, veicot pasākumus to sasniegšanai. Stratēģiskā plānošana ne tikai skatās uz iekšpusi, bet arī koncentrējas uz tirgu un nozari, kā arī konkurentiem. Šāda veida plānošana ietver uzņēmuma nākotnes iespēju un iespējamo ienākošo apdraudējumu analīzi. Tas arī prasa pilnībā zināt organizācijas stiprās un vājās puses. Stratēģiskajai plānošanai nepieciešama arī izpratne par to, kas ir konkurenti tirgū, un tieši to, kas ir viņu stiprās un vājās puses salīdzinājumā ar organizāciju. Arī reālistisks priekšstats par kopējo tirgu un ekonomiku ir obligāts.
Piemēram, digitālās mārketinga aģentūras gadījumā daļa no to stratēģiskā redzējuma var būt piedāvāt jaunu pakalpojumu, piemēram, svina ģenerēšanas materiālu kopēšanu. Ja uzņēmums līdz šim ir koncentrējies galvenokārt uz web dizainu un tiešsaistes reklāmu, viņiem būs rūpīgi jāizpēta copywriting lauks, lai saprastu, kā tas maksā nozarē. Ja viņu konkurenti piedāvā kopēšanu kā pakalpojumu, tad var būt saprātīgi to piedāvāt. Viņiem var būt vajadzīgs arī veids, kā diferencēt to rakstīšanas pakalpojumus no saviem konkurentiem.
Daudzas organizācijas arī izstrādā ārkārtas rīcības plānus attiecībā uz rezultātiem, kas ir ārpus normālās jomas. Šāda veida organizācijas plānošana palīdz mazināt potenciālos riskus uzņēmumam un var pat palīdzēt viņiem izvairīties no notikumiem, kuriem var būt katastrofāla ietekme. Spēcīgs ārkārtas rīcības plāns ir labi izpētīts un sniedz reālus scenārijus, kas var notikt, kas var negatīvi ietekmēt uzņēmumu, un tas sniedz soli pa solim risinājumu, ko uzņēmums var īstenot šajā scenārijā. Plānošana ārkārtas situācijās var glābt organizāciju no sabrukuma un var palīdzēt tai attīstīties pārejas laikā.
Iespējams katastrofāls scenārijs digitālās mārketinga aģentūrai var būt, ka viņu lielākais klients, kas nodrošina vairāk nekā 50 procentus no saviem ieņēmumiem, nolemj parakstīties ar vienu no saviem konkurentiem. Šajā gadījumā uzņēmums zaudētu lielu daļu savu ienākumu. Ja viņi nevar noteikt, kā to aizstāt, viņiem var nākties atzīt bankrotu. Ārkārtas rīcības plāns, ja tāds būtu, sniegtu iespējamos risinājumus šai problēmai, kas var ietvert veidus, kā atgriezt šo klientu atpakaļ uzņēmumā, palielināt ieņēmumus ar citiem kanāliem vai pat saņemt aizdevumu īstermiņa atvieglojumiem. Ja plāns jau ir izveidots, ja viņu lielākais klients atstāj, digitālā mārketinga aģentūra var iegūt tiesības strādāt, cenšoties atrisināt viņu problēmu, nevis izšķērdēt laiku, mēģinot izdomāt plānu, kamēr viņi atrodas krīzes režīmā.
Mantošanas plānošana ir vēl viens efektīvs organizācijas plānošanas veids. Tas ietver stratēģijas izstrādi, lai ieviestu galveno organizācijas dalībnieku. Ja kāds lēmumu pieņemšanas vadības lomā atstāj organizāciju jebkāda iemesla dēļ, tas ir plānots vai neplānots, uzņēmumu kopumā var izslēgt. Viņi, iespējams, nespēs izpildīt savus organizatoriskos mērķus, ja viņiem nav pareizas līderpozīcijas. Mantošanas plānošana ietver vairāk nekā tikai pēcteces nosaukuma nosaukšanu. Tas nozīmē apmācību un grooming šo personu, lai aizpildītu vadošo pozīciju, pirms rodas nepieciešamība. Tādā veidā pēctecim nav laika kavēšanās ātrumam, un organizācija var turpināt darbu kā parasti.
Ja, piemēram, digitālā mārketinga aģentūras vadošais web izstrādātājs, piemēram, uzņēmums, iespējams, nespēs pabeigt esošos projektus vai jaunus projektus, kamēr tie nebūs aizstāti. Maziem uzņēmumiem tas varētu nozīmēt, ka viņiem būs jāaizver savas durvis. Ar pēctecības plānu viņi varēja apmācīt jaunāko attīstītāju, lai uzņemtos šo lomu. Ja šī persona jau bija sagatavota galvenajai lēmumu pieņemšanas pozīcijai, tad aģentūra varētu turpināt apkalpot savus klientus bez žagas.
Kāpēc jums ir nepieciešams izmantot organizācijas plānošanu
Pareiza organizācijas plānošana ļauj uzņēmumam sasniegt pilnu potenciālu. Izmantojot sistemātisku pieeju, uzņēmumi var noteikt, kur viņi vēlas doties, un pēc tam īstenot pasākumus, ko viņi var izmantot, lai tur nokļūtu. Ja organizācija ir ieinteresēta izaugsmē un nav īsti zināma, kā tur nokļūt, tad organizācijas plānošana var palīdzēt noteikt nepieciešamos pasākumus, lai definētu savus mērķus un sasniegtu tos.
Organizācijas plānošana palīdz uzņēmumiem būt stratēģiskiem, pieņemot galvenos lēmumus. Ja pastāv lielāki uzņēmuma mērķi, tad ir vieglāk nonākt pie konkrētiem lēmumiem, izmantojot stratēģisku metodi. Līdzīgi organizācijas plānošana var palīdzēt uzņēmumiem izmantot savas stiprās puses. Ja ir īpašas jomas, kurās organizācija izceļas, būtu saprātīgāk spēlēt uz tiem, lai attīstītu uzņēmējdarbību. Otrā spektra galā organizācijas trūkumus var uzlabot, izmantojot organizācijas plānošanu. Finanšu un ārkārtas situāciju plānošanas elementiem var būt nozīmīga loma uzņēmuma trūkumu pārvarēšanā.
Uzņēmuma darbības panākšana ir viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc viņiem vajadzētu izmantot organizācijas plānošanu. Izstrādājot plānus un procesus, uzņēmums var strādāt, lai uzlabotu nepārtraukti ieviestās procedūras. Uzņēmuma darbības uzlabošana palīdz arī dot tiem konkurences priekšrocības, kas var arī palielināt viņu uzņēmējdarbību.
Kā uzlabot organizācijas plānošanu
Neviena organizēšanas plānošanas metode uzņēmumam nav paredzēta. Daudzas reizes uzņēmumam ir jāpiemēro dažādi organizācijas veidi, lai atrastu to, kas viņiem labi darbojas. Organizācijas plānošanas uzlabošana ir nepārtraukts darbs, jo, augot un mainoties uzņēmumam, veids, kādā uzņēmums plāno mainīt, atbilst jaunajām prasībām.
Godīgums un atvērtība ir svarīgi organizācijas plānošanas aspekti. Ir ļoti svarīgi, lai būtu skaidrs un objektīvs priekšstats par organizācijas darbību. Tādā veidā kļūst vieglāk identificēt iespējamās problēmas vai draudus, ar kuriem saskaras organizācija, vai īpašus trūkumus, kas ir redzami uzņēmumā. Iekšējo ceļu bloķēšanas darbinieku novēršana palīdz viņiem koncentrēties uz konkrēto uzdevumu. Kad iekšējie šķēršļi, piemēram, dažas procedūras vai politikas, tiek noņemti, darbinieki var strādāt, lai uzlabotu organizācijas trūkumus.
Aplūkojot organizācijas plānošanas uzlabošanu, ir obligāti jāizveido metriku kopums, lai novērtētu plāna izpildi. Metrikas var sniegt lielu vērtību un darboties kā vadlīnijai lēmumu pieņemšanai par galvenajiem uzņēmuma elementiem. Vadība var izmantot šos datus, lai precīzi noteiktu jomas, kurās organizācijai jākoncentrē pūles un pēc tam jāizstrādā stratēģijas, lai precizētu operācijas, kā rezultātā uzņēmums varētu uzlabot savu vispārējo sniegumu.
