Mūsu darījumos gandrīz katru dienu izmantojam biznesa vēstules.Tomēr, vai jūs kādreiz esat domājis par biznesa vēstules definīciju? Šai visuresošajai komunikācijas formai ir diezgan daudz funkciju, ko mēs izmantojam katru dienu, bet mēs nereti domājam par savām īpašajām konvencijām.
Padomi
-
Biznesa vēstules ir formālas un tiek izmantotas darījumu sarakstē.
Biznesa vēstules definīcija
Biznesa vēstule ir viens no daudzajiem burtu veidiem. Tas ir tikai īpašs oficiāls vēstules veids, ko sūtītāji un saņēmēji izmanto, lai savstarpēji sazinātos par uzņēmējdarbības darījumiem, ko viņi, iespējams, nespēj veikt mutiski efektīvi. Biznesa vēstules var izmantot komunikācijai starp uzņēmumiem, uzņēmumiem un klientiem, kā arī starp klientiem un uzņēmumiem. Ir daži svarīgi elementi, kas veido kopējo biznesa vēstules formātu. Kad tie ir norādīti vēstulē, tie faktiski to kvalificē kā biznesa vēstuli.
Sūtītāja datums un adrese
Katrai biznesa vēstulei ir unikāla kvalitāte, ka vēstules pirmā rinda ir datums. Tas norāda datumu, kad vēstule tika rakstīta vai kad vēstule tika pabeigta. Protams, tam nav jābūt datumam, kad saņēmējs saņēma vēstuli. Tieši zem vēstules datuma jāiekļauj sūtītāja adrese. Šajā daļā nevajadzētu iekļaut sūtītāja vārdu. Tam būs vieta vēlāk. Dažreiz, izdrukājot vēstuli uz oficiālu veidlapu jūsu uzņēmumam, tad jūsu adrese jau tiks iekļauta veidlapā. Tādā gadījumā jums nav jāiekļauj sūtītāja adrese datumā. Tas būtu lieks.
Saņēmēja adrese
Tālāk nāk adresāta adrese. Ja zināt saņēmēja vārdu, savā adresē jāiekļauj šīs personas vārds. Jums jāiekļauj arī šīs personas pareizais nosaukums, piemēram, Ms, Mr, Mr, Dr. un tā tālāk. Rakstot adresāta adresi, jāiekļauj viņu valsts. Tas ir īpaši svarīgi starptautiskiem biznesa vēstulēm. Neaizmirstiet kapitalizēt visu valsts nosaukumu, nevis tikai pirmo burtu. Ja jūs nezināt saņēmēja vārdu, tad jūs varat vērsties pie personas savā amatā uzņēmumā, kurā viņš strādā, piemēram, “General Manager”, “Director” un tā tālāk. Vienmēr ir drošāka likme, nekā izdarīt pieņēmumus par viņa vārdu vai nosaukumu, ja jūs viņu nepazīstat.
Vēstules sveiciens
Pēc adresāta adreses tiek nosūtīta vēstule. Protams, jums vajadzētu saglabāt jūsu sveicienu atbilstoši nosaukumam, ko saņēmējs izmantoja adresāta adresē. Var būt mazliet konflikta par to, kāda veida sveiciens ir jāizmanto, kad jūs zināt personas vārdu. Vai jūs atsaucaties uz personu kā “kungs” vai “kundze”, vai jūs atsaucaties uz personu pēc vārda? Vislabāk ir ārstēt situāciju, kā jūs to ārstētu reālajā dzīvē. Jūs, visticamāk, nebūsiet pirmie vārdi ar ikvienu, kuru jūs personīgi nezināt. Tātad, ja jūs personīgi pazīstat saņēmēju un jūs parasti uz viņu atsaucaties pēc viņas vārda, tad tas ir OK, lai izmantotu savu vārdu. Pretējā gadījumā vislabāk ir atsaukties uz viņu kā “kundze”. Arī tad, ja jūs nezināt personas dzimumu, jums vajadzētu izmantot „, kam tas var attiekties” kā sveicienu.
Ķermeņa un vēstules slēgšana
Ķermenis jāraksta formāli. Jūsu līnijām ir jābūt izvietotām vienā rindā, izņemot gadījumus, kad starp rindām ievietojat dubultu atstarpi. Pēdējam punktam jābūt īss kopsavilkums par to, kas bija norādīts vēstulē.
Lai aizvērtu vēstuli, jāizmanto tādas frāzes kā “labākās cerības” vai “paldies” ar komatu. Pēc aizvēršanas jābūt četrām rindiņām, pēc tam uzrakstīsim sūtītāja vārdu. Šī vieta ir vieta, kur jūs parakstījāt, kad esat izdrukājis vēstuli.
