Oficiālām biznesa vēstulēm ir nepieciešams īpašs protokols neatkarīgi no vēstules nodoma. Vairumā gadījumu biznesa vēstulei jābūt īsai un īsai, parasti iekļaušanai vienā lapā. Lai gan jums vajadzētu izmantot skaidru, formālu rakstīšanas stilu, ir vairāki gadījumi, kad saīsinājumu lietošana ir piemērota gan telpas, gan laika ietaupīšanai.
Priekšvārdi un goda vārdi
Gan prefiksu, gan goda zīmes tiek sagaidītas sagaidīšanas vēstulē un citur vēstulē. Piemēram, biznesa vēstule sāksies ar "Dārgais kungs Johns", nevis "Dārgais kungs Johns". Visu prefiksu un goda vārdu daudzveidība ir arī saīsināta, piemēram, "Ziņojumi" vairākiem vīriešu saņēmējiem un "Mses" vairākiem sieviešu saņēmējiem.
Uzņēmuma nosaukumi
Gan burti, gan "iekšējās adreses" būs uzņēmuma nosaukumi - sūtītāja un saņēmēja vārdi. Iespējams, nav lietderīgi saīsināt uzņēmuma nosaukuma daļu, ja vien uzņēmuma nosaukums nav reģistrēts ar saīsinājumu. Piemēram, ja uzņēmums ir reģistrēts kā "Motts, Inc.", varat izmantot "Inc." iekšpusē, nepareizi norādot "Iekļauts". Tāpat neaizstāj "" un "un", ja vien tas nav daļa no uzņēmuma nosaukuma.
Adreses
Atšķirībā no aploksnes priekšpuses valsts ir jānorāda, kad tā ir daļa no jūsu veidlapas, galvenes vai iekšējās adreses. Piemēram, ja saņēmēja uzņēmums atrodas Sietlā, iekšējā adrese būtu "Seattle, Washington 98101".
Bieži izmantotie saīsinājumi
Postcript, kas ir papildu paziņojums pēc vēstules slēgšanas, vienmēr tiek izteikts ar saīsinājumu "P.S." Ja jūs kopā ar savu vēstuli pievienojat papildu dokumentus, ir pieņemami tos norādīt vai nu ierakstot "Apvalki", kam seko dokumentu skaits, vai arī saīsinot "Enc." zem jūsu paraksta. RSVP ir pieņemams saīsinājums, kad pieprasāt, lai saņēmējs atbildētu uz jūsu vēstuli.
Tēmas un rakstnieki
Biznesa vēstules tēmu var norādīt zem datuma ar saīsinājumu "Re" attiecībā uz "Attiecībā uz", kam seko īss temata izklāsts. Ja kādas citas personas vārdā tiek parakstīta vēstule, saīsinājums "p.p." var izmantot. Piemēram, ja sekretārs sava darba devēja vārdā raksta vēstuli, mašīnists var parakstīt vēstuli un pievienot savu parakstu ar "p.p." un pievienot zemāk savu darba devēja vārdu. "P.p." apzīmē latīņu frāzi "per procurationem". Saīsinājums "cc" tradicionāli apzīmē "oglekļa kopiju", bet var nozīmēt arī "pieklājīgu kopiju". Jebkurā gadījumā tas norāda, ka vairākas vēstules kopijas ir nosūtītas un nosauktas personas, kurām šīs kopijas ir nosūtītas.
