Dokumentācija ir svarīga jebkurai sistēmas ieviešanai, un grāmatvedības sistēma nav izņēmums. Dokumentēšanu parasti veic papīra formātā vai tiešsaistē, paskaidrojot, kāpēc konkrēts lēmums tika pieņemts pār citiem. Dokumentācija parasti ir standartizēta uzņēmumā, un to dara tāpat kā katru reizi, kad tiek ieviesta jauna sistēma, kas atvieglo jebkuru jautājumu lasīšanu un izpēti.
Problēmu novēršana
Grāmatvedības sistēmas dokumentācijas nozīme ir skaidri redzama, kad kaut kas noiet greizi, un cilvēkiem ir nepieciešams izdomāt, kā to novērst. Piemēram: sistēma, kas jāmaksā par parādu, dažiem pārdevējiem pievieno dīvainu nodokli. Vienkāršākais veids, kā uzzināt šīs problēmas cēloni, ir pārskatīt dokumentāciju, lai noskaidrotu, kā sistēma ir izveidota un kāpēc. Tas ir ļoti svarīgi, kad sistēma vispirms tiek izmantota, un cilvēki meklē negaidītus jautājumus. Varbūt ziņojums prasa informāciju, kas nepastāv. Dokumentu izskatīšana palīdzētu noteikt problēmu, parādot, kur šī informācija ir izveidota sistēmā.
Lēmumi
Grāmatvedības sistēmas dokumentācijai būtu jāpieņem lēmumi kā sistēma. Daudzas sistēmas pieļauj daudz elastības un, kopā ar elastību, pieņem lēmumus. Piemēram, dokumentācija parādītu, kas nolēma, cik skaitļu kontā jābūt, un iemesli, kāpēc šis lēmums tika pieņemts. Tas ir diezgan svarīgi, ja uzņēmums ir pakļauts lielām izmaiņām, un jaunā vadība vēlas saprast to cilvēku pieņemtos lēmumus, kuri vairs nav tur. Varbūt šie lēmumi bija gudri; varbūt ne. Bet vismaz ir daži dokumenti par uzņēmuma lēmumiem.
Izmaiņas
Ja sistēma ir jāatjaunina ar jaunu versiju vai jaunu moduli, pareiza dokumentācija var palīdzēt padarīt šo procesu ātrāku. Tas ir būtiski, ja grāmatvedības programma ir izstrādāta tieši uzņēmumam. Jebkura tehniskā informācija ir ļoti svarīga, apsverot saderību ar citu programmatūru un jebkuras izmaiņas, kas nepieciešamas programmai. Piemēram, jums var būt nepieciešams pamatlīdzekļu modulis, un jūs vēlaties, lai šis modulis pārsūtītu informāciju galvenajai grāmatai. Dokumentācijai ir jāsniedz norādes par to, vai jūs varat to darīt, un, ja tā, tad kas ir jādara. Parasti informācijas tehnoloģiju (IT) cilvēki izmanto tehnisko informāciju.
Formāts
Labas uzskaites sistēmu dokumentācijas parasti ir plūsmas shēmu un teksta kombinācija. Daudzas reizes datu diagramma parāda, kā sistēma tika izstrādāta un īstenota labāk nekā teksts. Tie var būt mazliet sarežģīti saprast, tāpēc pārliecinieties, ka jūsu dokumentācijai ir leģenda, lai jūs varētu sekot šiem jēdzieniem.
Citi dokumentācijas formāti ir aptaujas formā, kur tiek uzdoti konkrēti jautājumi un dokumentētas atbildes. Pamatojoties uz atbildēm, ziņojumi un citas grāmatvedības sistēmas problēmas ir atrisinātas. Daudzkārt dokumentācijai ir gan shēmas, gan anketas.
Apsvērumi
Daudzi uzņēmumi dokumentē, kā un kāpēc tika izvēlēta noteikta grāmatvedības sistēma. Tas var dot lietotājiem tiešām labu priekšstatu par to, ko tad domāja, pat ja neviens no lēmumu pieņēmējiem nav apdomīgs. Tā kā sistēmas ieviešana var būt dārga, parasti sapulču protokoli ir pieejami, lai dokumentētu lēmumu pieņemšanas procesu. Varbūt bezmaksas apmācību piedāvāja viens pārdevējs, kas bija pievilcīgāks par citu. Tāpēc pat pirms sistēmas ieviešanas ir jābūt pieejamai arī dokumentācijai.
