Laba projektu vadība nozīmē dokumentēt to, ko jūs darīsiet, kā arī to, kas darīts.Gan projekta harta, gan projekta darbības joma ir izstrādāta projekta sākumposmā, un katra no tām palīdz virzīt projektu pareizajā virzienā. Lai gan abi šie dokumenti ir ļoti svarīgi, lai iegūtu projektu no zemes, tiem ir ļoti atšķirīgi mērķi, auditorija un saturs.
Autorizācija
Hartai ir viens galvenais mērķis: pilnvarot projekta vadītāju izmantot noteiktus resursus projekta pabeigšanai. Otrkārt, hartai būtu jāpiešķir projekta sponsors. Šie divi cilvēki pārvaldīs un atbalstīs projektu vairākās komandās un vairākos posmos. Hartai ir jābūt īsu dokumentu, kas sākas ar īsu ievadu projektam, kas ietver mērķus, mērķi un mērķa beigu datumu; iekļauj tabulu, kurā uzskaitīti projekta vadītāji, sponsori un citas izpildvaras ieinteresētās personas; un noslēdziet parakstus ar nosauktajiem dalībniekiem. Hartai reti jābūt ilgākai par divām lappusēm.
Apstiprinājums
Tā kā hartu paraksta vismaz viens vecākais darbinieks, sponsors, tas nodrošina projekta dokumentētu derīgumu. Harta bieži tiek piegādāta vadītājiem vai citiem augsta līmeņa komandas locekļiem, un tā paziņo, ka projekts ir apstiprināts. Tā kā daudzi projekti tiek pārvaldīti dažādās nodaļās, šis apstiprinājums kalpo arī paziņojumam citām komandām, ka viņu sadarbība būs nepieciešama. Bieži vien harta tiek iesniegta kopā ar uzņēmējdarbības gadījumu, un šie divi dokumenti ieraksta projekta iemeslu.
Mērķi
Projekta darbības joma nosaka projekta parametrus. Sākotnēji tiek sagatavots provizorisks dokumentu kopums (kopā ar hartu un citiem ierosināšanas dokumentiem), lai noteiktu mērķus. Šis dokuments parasti tiek prezentēts komandai, kura piedalīsies projekta komandas locekļos, lai gan tajā nav ietverts, kā tiks pabeigti uzdevumi. Piemēram, būvprojektā sākotnējā darbības joma aprakstītu būvējamo struktūru, tostarp telpu skaitu, kvadrātveida kadrus un ieeju skaitu.
Atbildība
Darbības jomas dokuments palīdzēs ieinteresētajām personām noteikt, vai projekts ir pabeigts. Tā kā dokumenta darbības joma nosaka, ko projekts sniegs, visā projektā ir lietderīgi noteikt, vai projekts ir sekmīgi pabeigts. Ja jūsu projekts ir paredzēts, lai īstenotu programmatūras komplektu, kas ietver trīs lietojumprogrammas, un esat pabeidzis divus, jūs neesat snieguši savu solīto darbības jomu. Šā iemesla dēļ projekta darbības laikā bieži mainās dokumenta darbības joma. Atšķirībā no hartas darbības jomas dokumenti tiek uzskatīti par "dzīviem" dokumentiem, un, atklājot jaunu informāciju, mērķus var mainīt.
