Iekšējā kontrole ir politika, kas ieviesta, lai novērstu uzņēmuma vērtīgu aktīvu zādzību un bojājumus. Materiālie aktīvi, piemēram, nekustamais īpašums, ražošanas iekārtas, inventārs un nauda, var būt izaicinājums, lai saglabātu drošību vienmēr, bet iepazīšanās ar iekšējām kontrolēm, lai pārvaldītu materiālos aktīvus, var palīdzēt saglabāt jūsu īpašumu.
Kontrolēta piekļuve
Kontrolējiet piekļuvi galvenajām darbības jomām, piemēram, inventāra glabātavām, naudas glabātavām un aprīkojuma telpām, ar slēdzenēm vai drošības kontrolpunktiem. Ir pieejamas elektroniskas sistēmas, kas ļauj ierobežot piekļuvi jutīgiem apgabaliem uz norīkotiem darbiniekiem, neizmantojot tradicionālos taustiņus. Šīm sistēmām ir iespēja saglabāt žurnālu, kurā darbinieki konkrētos laikos piekļuva konkrētām vietām.
Delegācijas jautājumi
Tikai uzticamākajiem darbiniekiem deleģēt darbības, kas saistītas ar atklātu piekļuvi inventarizācijai, naudai un citām vērtībām. Pēc Montana.edu domām, vadītājiem nevajadzētu ļaut nevienam parakstīt vadītāja vārdu, strādājot ar piegādātājiem, izplatītājiem vai klientiem, un nevajadzētu ļaut darbiniekam ekskluzīvi kontrolēt vai veikt darījumus ar skaidru naudu.
Drošības jautājumi
Disciplīniska uzmanība detaļām ir būtiska jūsu materiālo aktīvu drošībai. Rūpīgi bloķējiet, aizveriet un nosargājiet savas telpas pēc katras darba dienas un izmantojiet kameras novērošanu, lai reģistrētu pārkāpējus vai aizdomīgu darbību. Bieži veiciet bankas noguldījumus un nepieciešamības gadījumā glabājiet tikai tik daudz naudas.
Piekļuves takas
Ierakstiet piekļuvi jutīgām zonām, kad vien iespējams. Saskaņā ar siterooms.com, piekļuves ieraksti ir galvenais efektīvas iekšējās kontroles elements. Saglabājiet elektronisku ierakstu par piekļuvi ierobežotas piekļuves zonām. Pieprasiet kasieriem pieteikties kases aparātos ar unikālu ID un neļaut koplietot kases aparātu. Pieprasīt darbiniekiem atzīmēt savu iniciāļus bankas depozīta čekos, piegādes veidlapās, kases kasetēs un citos kontroles dokumentos.
Fiziskās revīzijas
Veikt regulāru un nejaušu jūsu inventāra, iekārtu un bankas kontu revīziju, lai sāktu aizdomīgu darbību. Apsveriet iespēju izmantot trešās puses revīzijas uzņēmumu, lai nodrošinātu revīzijas rezultātu ticamību.
Neļaujiet darbiniekiem pārbaudīt savas atbildības jomas. Piemēram, neļaujiet darbiniekam, kas ir atbildīgs par piegāžu saņemšanu, pārbaudīt izejmateriālu uzskaiti un neļaut darbiniekam, kas veic bankas noguldījumus, pārbaudīt bankas izrakstus un kases ierakstus.
Pārredzamība
Iepriekš minētie jēdzieni un paņēmieni var palīdzēt zaudējumu un kaitējuma novēršanā, bet, lai jūsu iekšējās kontroles politika būtu pilnīgi pārredzama darbiniekiem, klientiem un biznesa partneriem, var novērst notikumu rašanos. Piemēram, pastāstiet saviem darbiniekiem, ka piekļuve ierobežotas piekļuves zonām ir reģistrēta; ļaujiet klientiem uzzināt, ka jūsu telpas tiek uzraudzītas ar videonovērošanas palīdzību; un informējiet savus piegādātājus par jūsu iekšējās revīzijas politiku.
