Veicot kluba sanāksmi, jūs uzreiz sazināties ar visiem kluba biedriem, plānojat turpmākās kluba aktivitātes un pieņemat svarīgus lēmumus. Lai sanāksme būtu efektīva, jums jābūt organizētam un plānam. Sanāksmes koordinators saglabā kārtību visā sanāksmē, risinot visas sanāksmes darba kārtības tēmas.
Sagatavojiet iepriekš. Izlemiet, kādi ir jūsu sanāksmes mērķi un izveidojiet konkrētu rīcības plānu, lai sasniegtu šos mērķus. Izveidojiet sarakstu ar tēmām, kuras jūs pievērsīsieties, un kopijas no šī saraksta izplatīšanai klubu biedriem.
Izveidojiet aicinošu atmosfēru. Pasniedziet atspirdzinājumus pirms sapulces un mīkstu mūziku, kas tiek spēlēta kā kluba biedri, lai iekļūtu sanāksmju zonā. Tas radīs atmosfēru, kas mudina biedrus atpūsties un socializēties pirms sanāksmes sākuma.
Sāciet laiku. Pirms plānojat sākt darbu, veiciet paziņojumu piecas minūtes. Tā kā kluba biedri atrod sēdvietas, izdaliet sanāksmes darba kārtības kopijas. Tas ļauj kluba biedriem pārskatīt darba kārtību, kad jūs gatavojaties sākt.
Iepazīstiniet ar jauniem kluba biedriem. Icebreaker sesijas ir labākais veids, kā iepazīstināt jaunus dalībniekus. Palūdziet viņiem norādīt, kur viņi uzauguši, kur viņi devās uz skolu un kāpēc viņi nolēma pievienoties klubam.
Pārskatiet iepriekšējās sanāksmes protokolu. Tas atgādina klubu locekļiem par darbībām, kas tika veiktas pēdējā sanāksmē, un dod jaunajiem dalībniekiem labāku izpratni par pašreizējām sanāksmju tēmām.
Palieciet uz uzdevumu. Vienmēr ievērojiet sanāksmes darba kārtību. Ja kāds vēlas apspriest tēmu, kas nav jūsu darba kārtībā, uzrakstiet tēmu uz atsevišķas papīra lapas un risiniet to nākamajā sanāksmē.
Atļaujiet laiku jautājumiem un atbildēm. Kluba biedriem, visticamāk, būs jautājumi, tāpēc esiet gatavi atbildēt uz tiem. Lūdziet tiem, kuriem ir jautājumi, pacelt roku un aicināt katru dalībnieku atsevišķi. Tas ir arī labs laiks, lai mudinātu kluba biedrus izteikt priekšlikumus turpmākajām sanāksmēm.
Beigas laiks. Konkrētais beigu laiks palīdz uzturēt koordinatoru. Ja kluba biedriem ir papildu jautājumi vai bažas, aiciniet viņus pēc sanāksmes pārtraukt sarunas ar jums.
