Tas nav nekas neparasts, ka uzņēmumu īpašnieki un pakalpojumu sniedzēji uzlādē klientus. Piemēram, ja esat tīmekļa dizainers un projekts, kurā strādājat, aizņem vairāk laika un pūļu, nekā jūs domājāt, iespējams, vēlēsities iekasēt vairāk. Šādā gadījumā ir lietderīgi klientam izsniegt debeta paziņojumu vai debeta paziņojumu. Šis dokuments tiek plaši izmantots visās nozarēs, lai papildinātu rēķinus, bankas darījumus un vairāk.
Padomi
-
Debeta memorands vai debeta piezīme ir veidlapa, ko pārdevēji izsniedz, lai informētu klientus, ka tie nav pietiekami apmaksāti vai iekasēti. Tā uzdevums ir pārvaldīt atlikušo atlikumu konkrētā rēķinā un izlabot norēķinu kļūdas.
Kas ir debeta memorands?
Pieņemsim, ka jums pieder digitālā mārketinga aģentūra, un viens no jūsu klientiem pieprasa papildu pakalpojumus pēc pasūtījuma.Jūs varat izsniegt debeta piezīmi vai jaunu rēķinu par šiem pakalpojumiem. Ja izvēlaties pirmo opciju, debeta paziņojums ir jāreģistrē nesamaksāto debitoru parādu mēneša pārskatā.
Bankas emitē debetkartes, lai informētu klientus par maksājumiem par kredīta maksājumiem, procentiem, atceltām čeku maksām, DDA debeta un kredīta maksām utt. Šo dokumentu var izmantot arī, lai iekasētu komisijas naudu vai kompensētu klienta kontā atlikušo kredīta atlikumu. Domājiet par to kā neformālu rēķinu.
Debeta un kredīta piezīmes
Kā uzņēmuma īpašniekam ir svarīgi saprast atšķirību starp debeta un kredīta atgādinājumiem. Pēdējo izmanto, lai samazinātu summu, ko pircējs ir parādā pārdevējam. Pircēji reģistrē šo kredītu atlikuma samazinājumu, bet pārdevēji to reģistrē debitoru parādu bilancē.
Kopumā uzņēmumi emitē kredītvēsturi, kad klientam iekasētās maksas ir pārāk augstas. Piemēram, rūpnīca var izsniegt 2000 ASV dolāru rēķinu par 200 preču vienībām, ja katra vienība maksā 10 ASV dolārus. Pircējs informē rūpnīcu, ka piecas vienības ir bojātas. Šādā gadījumā rūpnīca var izsniegt kredīta piezīmi par $ 50 un ierakstīt darījumu savā debitoru parādos.
Kredītvēstulē norādīto summu var atmaksāt pircējam vai piemērot pirkumam. Tāpat kā debeta memorands, šis dokuments parasti ir par iepriekšējo rēķinu. Abiem dokumentiem ir nozīme norēķinu kļūdu un rēķinu kļūdu labošanā.
Debeta piezīmes izveide
Debeta piezīme ir relatīvi vienkārša. Pirmkārt, nosaka, cik daudz naudas ir jūsu klientam. Pēc tam izvēlieties formātu, piemēram, maksājuma lapu vai rakstisku vēstuli. Debeta paziņojumā iekļaujiet šādu informāciju:
- Klienta vārds un uzņēmuma informācija
- Jūsu uzņēmuma nosaukums un kontaktinformācija
- Jūsu uzņēmuma nodokļu reģistrācijas numurs
- Klienta atsauces numurs (pēc izvēles)
- Rēķina numurs un datums
- Īss iepirkto preču vai pakalpojumu apraksts
- Summa, kas pienākas pircējam
- Maksājumu noteikumi, ieskaitot jebkādas kavēšanās maksas
Norādiet iemeslu, kāpēc jūs izsniedzat debeta paziņojumu. Aprakstiet, kas ir parādā un kāpēc. Izmantojiet profesionālu toni. Ja debeta paziņojums ir saistīts ar iepriekšējo rēķinu, iekļaujiet tā numuru savā piezīmē. Atkarībā no jūsu preferencēm jūs varat izmantot izklājlapu programmu, vārdu procesoru, norēķinu programmatūru vai debetzīmju veidnes. Daudzas tīmekļa vietnes, piemēram, Smartsheet, Template.net un Biztree, nodrošina bezmaksas veidnes, kuras var pielāgot atbilstoši jūsu vajadzībām. Viss, kas jums jādara, ir aizpildīt, lejupielādēt un izdrukāt veidlapu.
Kad esat pabeidzis, nosūtiet debeta atgādinājumu saviem klientiem. Ja viņi nemaksā laiku, izveidojiet un nosūtiet citu debetnīmi. Apsveriet iespēju izmantot programmatūru, piemēram, QuickBooks, lai saglabātu precīzu debeta un kredīta piezīmju, rēķinu un citu finanšu dokumentu uzskaiti.
