Biznesa vēstule nosaka turpmāko mijiedarbību. Ja potenciālais klients saņem biznesa vēstuli, viņš nekavējoties veido rakstnieka un viņa organizācijas iespaidu. Ja burts ir pārāk nejaušs, rakstnieks var izrādīties neefektīvs vai neprofesionāls. Pārāk formāla rakstīšana var iebiedēt vai atsvešināt lasītāju. Labi organizēta un labi rakstīta vēstule radīs pozitīvu pirmo iespaidu.
Labi organizēts
Katra biznesa vēstule attiecas uz konkrētu mērķi vai uzdevumu. Tas varētu būt informācijas pieprasījums, atbilde uz izmeklēšanu vai priekšlikuma iesniegšana. Pirmajā daļā ir norādīts vēstules mērķis. Tā atbild uz žurnālista jautājumiem: kas, kas, kad, kur un kāpēc. Pārējie punkti atbalsta šo mērķi ar dažādiem punktiem - kvalifikāciju, atribūtus, iezīmes. Pēdējais punkts šo mērķi atkārto un skaidri raksturo rakstnieka cerības. Rakstnieks izmanto atbilstošas pārejas frāzes, lai nodrošinātu, ka visas vēstules daļas vienmērīgi plūst kopā.
Skaidrs un īss
Laba biznesa vēstule sniedz visu attiecīgo informāciju skaidrā un kodolīgā veidā. Rakstnieks izmanto piemērotu toņu un valodu. Viņš uztur vārdu krājumu vienkāršā veidā un izvairās no tehniskās vai abstraktās valodas izmantošanas, lai iespaidotu lasītāju. Viņš maina teikumu garumu, stājoties prom no gariem, neskaidriem teikumiem ar pārmērīgām detaļām. Tomēr viņš neaprobežojas tikai ar īsiem, neskaidriem teikumiem. Kad vien iespējams, pasīvās balss vietā viņš izmanto aktīvo balsi.
Labi strukturēta
Katra biznesa vēstule atbilst uzņēmuma formāta un fontu prasībām.Bloka formātā viss burts ir atstāts pamatots un vienreizējs, izņemot divkāršu atstarpi starp punktiem. Modificētais bloka formāts seko bloka stilam, bet novieto datumu un aizvēršanu centrā. Lielākā daļa biznesa vēstulēs ietver datumu, iekšējās adreses, sveicienu, tematu, bezmaksas aizvēršanu, parakstu un apvalkus. Ja burts ir īsāks vai garāks par vidējo, rakstnieks veic nepieciešamos pielāgojumus vertikālajā atstatumā.
Kļūda brīva
Pirms vēstules nosūtīšanas rakstnieks skaļi nolasa pirmo projektu. Tas ir lielisks veids, kā pārbaudīt valodu, kas izklausās neērti vai nedabiski. Viņš izmanto vārdnīcu un raksta stilu, lai pārbaudītu pareizrakstību, gramatiku un pieturzīmes. Alternatīvi viņš var izmantot viņa teksta apstrādes programmas pareizrakstības un gramatikas pārbaudes funkciju. Viņš divreiz pārbauda saņēmēja vārdu, nosaukumu un adresi.
