Plānošana ir viens no tiem ikdienišķajiem administratīvajiem uzdevumiem, ko neviens nevēlas darīt; tomēr nespēja izstrādāt sistemātisku veidu, kā reģistrēt svarīgus datumus un atskaites punktus, var sagraut labākos plānus. Galvenajam kalendāram jāietver svarīgi datumi, tie ir jāpārveido automatizēti, un tajā jāiekļauj atzīmēšanas sistēma, lai paziņotu cilvēkiem par gaidāmajiem datumiem. Lai efektīvi izveidotu maģistra kalendāru, tam jābūt intuitīvam, efektīvam un visiem lietotājiem ir labi rakstītas procedūras.
Norādiet vienu personu, kas ir atbildīga par uzturēšanu un dublēšanu. Šai personai vajadzētu būt atbildīgai par galveno datumu pārskatīšanu un ievadīšanu kalendārā pirms izplatīšanas.
Ievadiet beigu datumus un termiņus. Galīgie datumi, iespējams, ir vissvarīgākais iemesls, lai izveidotu un uzturētu komunālo kalendāru. Šiem datumiem vajadzētu būt izciliem, un tie jāievada treknrakstā, krāsainos vai visos vāciņos.
Strādājiet ar profesionāļiem un atbalsta personālu, lai noteiktu, cik ilgi ir datumi pirms termiņa. Tas ir atkarīgs no darbības un organizācijas. Piemēram, jūs varat vēlēties atgādināt vienu nedēļu pirms nozīmīgas budžeta sanāksmes. Tomēr grupai laimīgs laiks var pieprasīt atgādinājumu tikai vienu stundu pirms pasākuma. Jūs arī vēlēsieties ceļot uz laiku, ja pasākums nav tiešajā birojā.
Nosakiet lietotāju informēšanas procesu par izmaiņām. Tas var būt formāls vai neformāls process. Tomēr tā ir skaidri jānorāda procedūrās. Jums būs arī jānodrošina veids, kā apstiprināt izmaiņas. Tas varētu būt ātrs e-pasts ar apstiprinājuma pieprasījumu visiem darbiniekiem vai sanāksmes dalībniekiem.
Norādiet iespēju iekļaut papildu datumus. Pēcpārbaudes datumi ir datumi, kas rodas pēc citas sanāksmes. Tas ir, tie ir pievienoti sākotnējai sanāksmei. Piemērs varētu būt AR (darbība, kas nepieciešama), lai finansējums tiktu pabeigts pirms nākamās sanāksmes. Iespēja pievienot sākotnējās sanāksmes papildu datumus ir labs veids, kā automatizēt procesu un nodrošināt lielāku efektivitāti nākamajā sanāksmē vai pasākumā.
Izdrukājiet galveno kalendāru gan ikdienā, gan nedēļā un izplata. Tas ir obligāts atkarībā no organizācijas.
Novietojiet kalendāru centrālā vietā. Tas var būt tiešsaistē, koplietojamā failā vai koplietošanas dēļa.
