Gone ir dienas, kad grāmatveži izmantoja papīra virsgrāmatu grāmatas un asu zīmuli, lai ierakstītu grāmatvedības ierakstus. Datorizēta grāmatvedība ir kļuvusi parasta parādība daudzos uzņēmumos, sākot no Fortune 100 uzņēmumiem līdz pat vienas personas solopreneur uzņēmumiem.
Pateicoties internetam un gan tiešsaistes, gan darbvirsmas sistēmu pieejamībai, grāmatvedības programmatūras izmaksas ir samazinājušās, un daži pārdevēji pat bez maksas piedāvā samazinātas tiešsaistes grāmatvedības sistēmas. Lai gan šīm sistēmām var būt daži ierobežojumi, piemēram, nespēja izsekot inventarizācijai, tie parasti nodrošina pietiekamu funkcionalitāti mazākiem vai uz pakalpojumiem balstītiem uzņēmumiem, piemēram, konsultācijām un citiem ar pakalpojumiem saistītiem uzņēmumiem.
Kas ir datorizēta grāmatvedības sistēma?
Datorizēta grāmatvedības sistēma sastāv no programmatūras, kas izstrādāta, lai izsekotu visus jūsu uzņēmuma grāmatvedības darījumus, ar mērķi radīt finanšu rezultātus ikmēneša pārskatiem, gada finanšu pārskatiem, nodokļu deklarācijas informācijai un citiem pārskatu veidiem, ko izmanto, lai analizētu jūsu uzņēmuma darbību, efektivitāti un rentabilitāti.
Lai gan bezmaksas vai lētas tiešsaistes programmatūras sistēmas nepiedāvā daudz pielāgojamu jūsu konkrētajam biznesam, lielāki uzņēmumi bieži izmanto datorizētu grāmatvedības sistēmas programmatūras pakotni, kas ir instalēta uzņēmuma lieldatoru serveros un ir pieejama vairākiem lietotājiem.
Šāda veida liela mēroga datorizēta grāmatvedības programmatūra bieži vien ir ļoti pielāgojama. Uzņēmumiem var būt programmatūra, kas paredzēta vairākām valūtām, biznesa vienībām, kas atrodas dažādās pasaules daļās, un uzņēmuma filiāles, kas pārdod dažādus produktu komplektus. Tāpat to var pielāgot, lai izveidotu virkni finanšu pārskatu, kas aprēķina galvenos darbības rādītājus, kas īpaši pielāgoti uzņēmuma nozares un darbības kritērijiem.
Kas izmanto datorizētas grāmatvedības sistēmas?
Šķiet, ka gandrīz ikviens uzņēmumā šajās dienās var izmantot datorizētu grāmatvedības sistēmu, jo ir pieejami dažādi risinājumi, kas atbilst praktiski jebkura lieluma un uzņēmuma vajadzībām. Piemēram, ļoti populārs grāmatvedības programmatūru Quickbooks daudzus gadus izmanto vairāki uzņēmumi no maziem līdz vidējiem. Uzņēmums piedāvā gan programmatūras tiešsaistes, gan darbvirsmas versijas, un programmatūra nodrošina pienācīgu pielāgošanu ar samērā ekonomisku cenu.
Sistēmas iestatīšana
Darbs, kas saistīts ar datorizētas grāmatvedības programmatūras sistēmas izveidi, ir atkarīgs no jūsu uzņēmuma lieluma un struktūras. Piemēram, ja jūs strādājat kā konsultants bez darbiniekiem, jūs, iespējams, varēsiet sākt izmantot tiešsaistes grāmatvedības programmatūru tūlīt, lai ierakstītu jūsu klientam pavadītās stundas, saglabātu visus jūsu klienta vārda un adreses datus, sagatavotu rēķinus un ierakstītu maksājumi no jūsu klientiem.
Ja jūs ļaujat klientiem apmaksāt 30 dienu laikā, piemēram, grāmatvedības programmatūra, kas nav pieejama, ir iebūvēts debitoru parādu konts, kas ļauj reģistrēt darījumus un pēc tam redzēt visus neizmaksātos maksājumus no klientiem, kā arī datumu jūs izsniedzāt rēķinu, lai jūs varētu redzēt savu neapmaksāto rēķinu vecumu.
Uzņēmumam ar sarežģītākām operācijām lielākā daļa programmatūras ļauj jums izveidot kontu plānu ar konta kodiem un kategorijām, kas ir unikālas jūsu uzņēmumam un uzņēmējdarbības veidam. Tas var palīdzēt saglabāt datus, ja jūs ierakstāt ierakstus, piemēram, atsevišķām uzņēmējdarbības vienībām vai nodaļām. Tas arī ļautu jums izveidot finanšu pārskatu vai pārskatu kopumu, lai apskatītu jūsu uzņēmuma rentabilitāti pēc vienības vai departamenta atkarībā no tā, kā esat izveidojis savu sistēmu.
Skaidras naudas uzkrājumu uzskaite sistēmā
Jūs varat reģistrēt grāmatvedības darījumus vai nu skaidrā naudā, vai arī uzkrāšanas principa pamata, vairumā grāmatvedības programmu. Vienkārši sakot, galvenā atšķirība starp skaidras naudas un uzkrāšanas grāmatvedības sistēmām ir debitoru parādu un debitoru parādu klātbūtne. Nauda un uzkrājumu grāmatvedība atšķiras atkarībā no tā, kā jūs reģistrējat savu naudas ieņēmumu laiku no pārdošanas un iztērēto naudu, lai samaksātu izdevumus.
Kad jūs maksājat par lietām vai saņemat naudu skaidrā naudā, pārdošanas un izdevumi tiek reģistrēti reālā laikā. Ja izmantojat uzkrājumu grāmatvedību, jūs ierakstāt pārdošanas apjomus, kad tos nopelnāt, un izdevumus, kad tie rodas, pat ja neesat saņēmis pārdošanas ieņēmumus vai vēl nav samaksājis izdevumus. Piemēram, uzkrāšanas grāmatvedības sistēmā katru mēnesi jūs ierakstītu ierakstu, lai uzkrātos par apdrošināšanas polisi, kas jums jāmaksā gada beigās. Jūs ierakstītu šo ierakstu aktīvu kontā, ko sauc par priekšapmaksas apdrošināšanu. Jūs ierakstītu darījumu kā tad, ja nauda jau būtu iztērēta, samazinot jūsu uzņēmuma naudas konta atlikumu un attiecīgi palielinot priekšapmaksas apdrošināšanas konta atlikumu katru mēnesi.
Vai nodokļu deklarācija ir skaidra nauda vai uzkrāšanas pamats?
Labi iemesli lietot grāmatvedības programmatūru ietver datu vākšanas un ziņošanas funkcijas. Kad nodokļu laiks nāk, programmatūra atvieglo jūsu ieņēmumu un izdevumu datu uzkrāšanu, lai precīzi un efektīvi pabeigtu jūsu uzņēmuma federālo un valsts nodokļu deklarācijas.
Grāmatvedības dati, ko izmantojat, lai aizpildītu nodokļu deklarāciju, var būt vai nu skaidrā naudā vai uzkrāšanas princips, atkarībā no jūsu uzņēmuma lieluma un izvēlētās grāmatvedības metodes. IRS ir daži noteikumi, kas palīdzēs jums izlemt, vai skaidra nauda vai uzkrājumu grāmatvedība vislabāk atbilst jūsu biznesam.
Piemēram, ja jūsu uzņēmums katru gadu nopelna mazāk nekā 1 miljonu ASV dolāru ieņēmumus, varat izmantot naudas līdzekļu uzskaites metodi. Ja jums ir inventārs, IRS pieprasa, lai jūs lietotu uzkrāšanas principu grāmatvedības uzskaitei jūsu uzņēmuma krājumu daļā. Ar dažiem izņēmumiem, ja jūsu uzņēmums ir C korporācija, IRS pieprasa jums izmantot uzkrājumu principa grāmatvedību, lai jūs varētu iesniegt nodokļu deklarāciju pēc uzkrāšanas principa.
Kad jūsu uzņēmums iesniedz savu pirmo nodokļu deklarāciju, jūs izvēlēsieties naudas vai uzkrāšanas metodi. IRS pieprasa jums izvēlēties, kura metode sniedz visprecīzāko un precīzāko priekšstatu par jūsu uzņēmuma ienākumiem un izdevumiem. Tas arī prasa, lai jūs izmantotu to pašu metodi no gada uz gadu. Pretējā gadījumā tas kļūst ļoti grūti, ja IRS ir jāsalīdzina pašreizējie dati ar vēsturiskajiem datiem. Ja nolemjat mainīt grāmatvedības metodi, jums jālieto IRS veidlapa 3115, lai pieprasītu atļauju.
Sistēmas funkcionalitāte
Datorizēta grāmatvedības programmatūra var būt kailām kauliem, nodrošinot grāmatvedības pamatus, vai arī varat izmantot pilnvērtīgu programmatūras risinājumu, kas piedāvā ne tikai grāmatvedību, bet arī krājumu pārvaldību, izplatīšanas izsekošanu, ražošanu un nepabeigto izsekošanu, klientu attiecību pārvaldību., laika un projektu vadība un vairāk.
Tā kā programmatūras attīstība turpinās, grāmatvedības pakotnes var veikt vairāk ikdienas darījumu uzdevumu un atbrīvot jūs, lai jūsu biznesā veiktu citu pievienoto vērtību.
Ir vērts padomāt par to, kā jūs iedomāties savu biznesa izaugsmi un pārliecinieties, ka jūsu grāmatvedības programmatūra ir pielāgojama, kas nozīmē, ka tā var uzņemt papildu kontus, papildu biznesa vienības un var apstrādāt lielāku skaitu krājumu vienību vai piesaistīt trešās puses svītrkodam programmatūras sistēmu. Piemēram, ja jūs izmantojat mazumtirdzniecības veikalu, jūs varat veikt savus kases darījumus automātiski ierakstīt grāmatvedības programmatūrā atkarībā no izvēlētās sistēmas, izmantojot svītrkodu skeneri un kodētus produkta tagus, lai ievadītu informāciju savā sistēmā.
Grāmatvedības programmatūras speciālisti
Grāmatvedības programmatūras izmantošana piedāvā jūsu uzņēmumam vairākas priekšrocības. Pirmkārt un galvenokārt, datorizētās grāmatvedības sistēmas struktūra un disciplīna nodrošina, ka jūsu uzņēmums var sniegt precīzus finanšu pārskatus. Tas ir īpaši svarīgi, ja jūsu uzņēmumam tie ir jāiesniedz ārējiem lietojumiem, piemēram, bankas finansējumam, vai ja jums ir nepieciešams iesniegt savus finanšu pārskatus saskaņā ar vispārpieņemtiem grāmatvedības principiem (GAAP).
Grāmatvedības programmatūra var ietaupīt laiku, īpaši, ja vēlaties izveidot budžetu vai prognozi. Jums tikai jāsagatavo pārskats par jūsu vēsturiskajiem datiem un jāiesniedz to pāris, lai sagatavotu nākamā gada budžetu vai prognozi.
Jūs varat arī racionalizēt un uzlabot savu vispārējo grāmatvedības procesu, jo īpaši, ja jūs varat apmācīt administratīvos darbiniekus, lai palīdzētu veikt dažus rutīnas grāmatvedības uzdevumus, piemēram, parādot rēķinus maksājumu sistēmai.
Izveidojot uzņēmuma rēķinus, jūsu grāmatvedības programmatūra automātiski pievieno summas jūsu uzņēmuma debitoru bilancei. Visas šīs funkcionalitātes, kas darbojas kopā vienā grāmatvedības programmatūrā, samazina kļūdas un palīdz jums pārliecināties, ka jūs neļaujiet jebkādiem darījumiem izlaist plaisas.
Programmatūras mīnusi
Daži trūkumi pastāv, izmantojot datorizētas grāmatvedības sistēmas, lai gan tās joprojām ir saprātīgākas nekā grāmatu glabāšana ar virsgrāmatas papīru un zīmuli. Kad jūs sapratīsiet iespējamos trūkumus, varat veikt pasākumus, lai pārliecinātos, ka šie jautājumi nekļūst par problēmu jūsu uzņēmumā. Grāmatvedības sistēmas var būt sarežģītas un personālam grūti izmantot. Barebones grāmatvedības pakete var būt taisnība, ja jums vai jūsu darbiniekiem nav vēlēšanās vai prasības saprast grāmatvedības nianses un detaļas.
Ja jums ir vairāk izveidots uzņēmums vai ar sarežģītu struktūru, kas ietver inventāru, nepabeigtus darbus, vairākas uzņēmējdarbības vienības un starpuzņēmumu darījumus, piemēram, jūsu uzņēmumam būs nepieciešama daudz sarežģītāka grāmatvedības sistēma, kā arī vairāk apmācīts darbiniekiem to pārvaldīt.
Jums var būt pastāvīgas izmaksas par grāmatvedības sistēmu. Ja izvēlaties, piemēram, Quickbooks tiešsaistes versiju, jums būs pastāvīga ikmēneša maksa. Lielākas programmatūras pakotnes, īpaši tās, kas instalētas jūsu uzņēmuma serverī, bieži vien iekasē maksu par licencēm. Piemēram, sakiet, ka jūsu uzņēmumam ir 10 cilvēki, kuriem nepieciešams piekļūt savai grāmatvedības sistēmai. Papildus programmatūras iegādes bāzes izmaksām programmatūras piegādātājs var prasīt maksu par katru lietotāja licenci vienu reizi, gada vai mēnesī.
Tāpat kā ar jebkuru programmatūru jebkuram nolūkam, izstrādātāji pastāvīgi pilnveido un atjaunina programmatūru, lai tā varētu attīstīties, mainoties skaitļošanas vai izmaiņas laukā. Sakarā ar to, paredzams, ka būs gadījuma dīkstāves, it īpaši, ja lietojat tiešsaistes programmatūru, un regulāri veiciet datu dublēšanu par svarīgu grāmatvedības sistēmas daļu.
Veiciet savu pētījumu, izvēloties pareizo datorizēto grāmatvedības programmatūru jūsu uzņēmumam. Tas nav jautri, kad jūs darāt visu, lai īstenotu programmatūru un ielādētu datus, tikai pēc gada vai divām reizēm, ka jūsu izvēlētajai programmatūrai ir pārāk maz iezīmju un nav iespējams uzņemt jūsu augošo biznesu, vai arī ir pārāk daudz ārēju funkciju kas padara to sarežģītāku, nekā tas ir nepieciešams.
Klientu apkalpošana ir vēl viens izšķirošs elements, tāpēc izvēlēties uzņēmumu, kas var sniegt jums vēlamo 24/7 atbalstu un dzīvu personu, lai runātu, nevis tikai tiešsaistes zināšanu bāzi. Ņemiet vērā arī to, ka, ja izmantojat uz mākoņa bāzes balstītu grāmatvedības sistēmu, jutīga finanšu informācija var tikt pakļauta tiešsaistes hakeriem, tāpēc veiciet pasākumus, lai nodrošinātu uzņēmuma interneta pieslēgumu un datus.
Sistēmas atjaunināšana
Ja jūs sākāt savu uzņēmējdarbību, izmantojot pared-down grāmatvedības programmatūru vai pat manuālo grāmatvedības sistēmu, kādā brīdī jūs varat izlemt uzlabot savu datorizēto grāmatvedību, lai jūsu bizness būtu nākamais līmenis. Lai padarītu pāreju nesāpīgu un iestatītu savu uzņēmumu grāmatvedības panākumiem, tas palīdz veikt dažus sagatavošanas darbus pirms pārejas uz jaunu grāmatvedības programmatūras pakotni.
Sāciet ar vēsturisko datu tīrīšanu, jo, ja jums ir grāmatvedības informācija, kas satur nepareizu, nepareizu ievadi vai nepilnīgu informāciju, šīs kļūdas pārnesīs uz jauno sistēmu un apgrūtinās jūsu grāmatvedības grāmatu integritāti.
Pāreja uz savu jauno sistēmu gada beigās vai vismaz ceturkšņa beigās, lai jūs varētu būt tīrs beigu datums. Tas jums palīdzēs nākotnē, kad jums būs nepieciešams atskatīties uz dažiem vēsturiskiem darījumiem. Tālāk skatiet sava uzņēmuma kontu diagrammu par kļūdām un nepieciešamības gadījumā pievienojiet jaunus kontus. Pārskatiet savu klientu sarakstu, piegādātāju sarakstu, darbinieku sarakstu un citus grāmatvedības programmatūras sarakstus, kas var ietvert vecus, neizmantotus kontus vai dublikātus.
Lai pārbaudītu, vai konta atlikums patiešām ir precīzs, pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedis pārbauda jūsu uzņēmuma izmēģinājuma bilanci. Jūsu jaunā sistēma var nespēt pielāgot šo darījumu detaļas, kas nozīmē, ka, ja pārnesīsit konta bilanci, kas satur kļūdas, jaunajā sistēmā jums nebūs nekādas informācijas, lai palīdzētu atrisināt kļūdas vai neprecizitātes. Visbeidzot, konsultējieties ar savu grāmatvežu vai MPI, lai redzētu, vai viņš var pārskatīt jūsu sistēmas iestatījumus, un ieteikt jebkuras izmaiņas, kas var racionalizēt vai palielināt jūsu grāmatvedības darbplūsmu.
