Grāmatvedības politika un procedūras nav viena un tā pati lieta, lai gan darbinieki birojā bieži sajauc šos divus. Grāmatvedības politika ir vadlīnijas vai noteikumi, kas nosaka, ko grāmatvedības departaments paredz konkrētā situācijā. Izveidojot politiku, grāmatvedības nodaļa nodrošina, ka visi attiecīgie uzņēmumi konsekventi ievēro un ievēro uzņēmumu noteikumus un standartus. Procedūra atspoguļo vienādojuma pusi, definējot individuālos pasākumus, kas nodrošina uzņēmuma grāmatvedības politikas uzturēšanu un iekšējās kontroles ieviešanu.
Definējiet politiku
Izdodot grāmatvedības grāmatvedības grāmatvedības uzskaites politiku un procedūras rokasgrāmatu, jums vispirms ir jānosaka katrs noteikums vai vadlīnija kā individuāla politika, kuru vēlaties, lai cilvēki sekotu. Nejauciet politiku kopā, jo tā ir pārāk mulsinoša. Grāmatvedības nodaļas izveido naudas plūsmas politiku, ceļa izdevumu atlīdzināšanas politiku, sīkas naudas politikas, konta maksājamās politikas vai norēķinu politiku, tikai nosaucot dažus. Politikai būtu jānosaka noteikums, kas pazīstams kā tas, kas ietverts, un jāiekļauj, kam jāievēro un kādēļ tas ir jāievēro. Politikas un procedūras tiek saglabātas kā atsevišķi dokumenti.
Uzrakstiet pārskatu
Katrā politikā jāiekļauj vadlīniju vai noteikumu pārskats vai kopsavilkums. Pārskats sākas ar detalizētu informāciju, kas ietver specifiku. Piemēram, grāmatvedības dienestam varētu būt niecīga naudas līdzekļu politika, kurā sīki izklāstīts, cik daudz naudas tiks piešķirta sīkām naudām, to pirkumu veids un tās personas nosaukums, kura ir atbildīga par tā pareizu uzturēšanu. Politika neietver cilvēku vārdus, bet drīzāk nosaukumu vai amatu uzņēmumā, kas par to ir atbildīgs.
Aprakstiet procedūras
Procedūras ir soli pa solim process, kurā indivīdi ievēro uzņēmuma politiku.Piemēram, grāmatvedības departaments var noteikt naudas plūsmas politiku, kas nosaka, cik operatīvās naudas vienmēr ir jābūt pieejamai un kas ir jānotiek, ja tas nav pieejams. Bet, lai nodrošinātu, ka politika tiek saglabāta, kādam grāmatvedības departamentam ir jāveic bankas kontu saskaņošana. Banku saskaņošanas procesam ir sīki izstrādāti soļi, kā veikt bankas saskaņošanu, lai nodrošinātu naudas plūsmas politikas ievērošanu. Lai uzrakstītu procedūru, iezīmējiet katru soli, kas jāveic, tostarp to cilvēku nosaukumus, kuri pabeidz katru soli un kas notiek turpmākajos soļos.
Numuru skaits
Rakstiet procedūras tādā kārtībā, kādā jāveic soļi. Piemēram, izmantojot bankas saskaņošanas procesu, vispirms jāuzsāk pirmā lieta, piemēram: bankas konta izraksti jāiesniedz neatklāti grāmatvedim. Iekļaujiet pasākumus, kas grāmatvedim jāpilda pirms faktiskā saskaņošanas darba, lai kāds cits grāmatvedībā. Tas varētu ietvert tādas lietas kā ātra pārbaude, lai pārbaudītu neatbilstības, maksājuma saņēmēja vārdus un citus.
Politikas un procedūru rokasgrāmata
Iekļaujiet grāmatvedības nodaļas nosaukumu sarakstu ar īsu aprakstu par pienākumiem, ko veic katra uzņēmuma nostāja politikas un procedūras rokasgrāmatas priekšpusē. Tas palīdz izveidot iekšējo kontroli, vienlaikus nodrošinot pienākumu nodalīšanu. Rakstiet politikas atsevišķās lapās, izveidojot jaunu lapu vai lapu kopu katrai politikai. Katra politika satur savu pozīciju un virsrakstu satura tabulā, lai cilvēkiem būtu viegli tos meklēt. Pēc politikas iekļaujiet visas procedūras savās lapās kā rezerves. Satura rādītājs var ietvert "naudas plūsmas politiku" kā galveno virsrakstu ar apakšpozīcijām un to vietnēm, kas ietver "bankas saskaņošanu", "galvenās bankas konta saskaņošanu" vai citas procedūras, kas attiecas uz konkrēto politiku.
