Jebkuram uzņēmumam, kas pārdod produktu, ir inventārs. Produktiem jābūt precīzi novērtētiem, lai palielinātu peļņu un konkurētu ar tirgus konkurentiem. Lai to izdarītu, ir jāzina produktu vērtība un to ražošanas izmaksas. Šeit ir apskatītas divas metodes, kā reģistrēt un izsekot šo svarīgo informāciju - pastāvīgās un periodiskās inventarizācijas sistēmas.
Inventārs definēts
Lielākā daļa domā par inventāru kā preču piegādi, kas tiek piedāvātas pārdošanai. Lai gan tas ir taisnība, inventārs ir arī dažādu kontu nosaukums, kurā grāmatvedis vai grāmatvedis ieraksta šo informāciju. Mazumtirgotājam, kas pērk gatavos produktus un pārdod tos tālāk, var būt salīdzinoši vienkārša uzskaites sistēma; ražotājiem būs daudz vairāk kontu, lai izsekotu nepabeigto darbu vērtību un ražošanas procesā izmantoto izejvielu vērtību.
Nepārtraukta inventarizācijas sistēma
Izmantojot pastāvīgo inventarizācijas sistēmu, visi darījumi tiek reģistrēti krājumu kontā, jo tie notiek. Konta atlikums jebkurā brīdī atspoguļo uzskaiti. Fiziskā kavēšanās darījumu reģistrēšanā ir viss, kas atdala konta atlikumu no reālā laika. Ar tehnoloģiskiem risinājumiem, piemēram, skeneriem, kas iegūti no pārdošanas, šis kavējums var būt ļoti mazs. Tā kā krājumu skaits un vērtības tiek pastāvīgi uzturētas, ar mūžīgo sistēmu nav nepieciešams fizisks inventāra skaits.
Periodiska inventarizācijas sistēma
Periodiskā sistēma izmanto vairākus kontus, lai reģistrētu pārdošanas apjomus, jaunu produktu pirkumus un klientu atgriešanos. Šie konti tiek saglabāti līdz inventarizācijas perioda beigām, kas varētu būt mēneša, ceturkšņa vai jebkurš cits uzņēmuma noteiktais termiņš, un pēc tam tiek saskaņots ar krājumu kontu. Tajā laikā darījuma konti tiek nuldzēti, sagatavojot nākamo inventarizācijas periodu. Periodiskai uzskaites sistēmai ir nepieciešams arī inventāra fiziskais skaits perioda beigās. Tiek veikti visi nepieciešamie krājumu konta pielāgojumi, un periods ir pabeigts.
Regulatīvā uzraudzība
Inventarizācija ir aktīvs, tāpat kā nauda un nekustamais īpašums. Tāpat kā citi aktīvi, krājumus var manipulēt negodīgi vadītāji. 2002. gada Sarbanes-Oxley likums, kas tika pieņemts, reaģējot uz toreizējiem publiskajiem grāmatvedības skandāliem, kodificēja prasību, ka uzņēmuma sniegtā informācija ir precīza visos būtiskajos aspektos. Uzņēmumiem ir jāpārbauda, vai esošās iekšējās kontroles ir piemērotas un darbojas, un ka visi finanšu pārskati ir precīzi. Par neatbilstību tiek piemēroti sodi. Likums lielā mērā ir atjaunojis uzticību potenciālo investoru pieejamās informācijas precizitātei.
Kā izvēlēties
Galvenais faktors, lemjot par to, vai izmantot periodisko vai pastāvīgo sistēmu, ir uzņēmuma spēja ierakstīt pārdošanas datus tā, kā tas notiek. Tehnoloģija to padara iespējamu vairāk nekā jebkad agrāk, tāpēc daudzi uzņēmumi izvēlēsies pastāvīgo sistēmu. Uzņēmums, kas jebkāda iemesla dēļ nav aprīkots, var izvēlēties periodisku sistēmu. Abos gadījumos noteikumi, kas reglamentē uzskaites uzskaiti, ir pakļauti spēkā esošajiem likumiem un grāmatvedības nozares standartiem, kas Amerikas Savienotajās Valstīs pazīstami kā vispārpieņemtie grāmatvedības principi.
