Maksājamie konti ir kritiska daļa no jūsu finanšu uzskaites un var tikt pakļauti krāpšanai bez rūpīgas samierināšanas un pārraudzības. Spēcīgas konta apmaksas procedūras var nodrošināt rēķinu apmaksas precizitāti un savlaicīgumu. Labākās revīzijas procedūras ļauj veikt ikdienas pārbaužu, kārtējās iekšējās kontroles un ārējās revīzijas procedūras.
Ikdienas procedūras
Maksājamie konti ir jāsabalansē katru dienu, lai saskaņotu maksājumus ar ierakstītajiem ierakstiem. Jebkura neatbilstība starp kopējo samaksāto summu un reģistrēto kopējo summu ir jāizskata un jāsaskaņo nekavējoties. Jebkurai personai, kas ir iesaistīta debitoru parādu pārvaldībā, jābūt stingrai un tajā jāiekļauj regulāra darbību uzraudzība. Vadītājiem būtu jāapmāca vērot, kā jākonstatē, ka darbinieki, kas ir atbildīgi par maksātnespēju, ir pieļāvuši pārkāpumus.
Ir jāparedz parakstīšanās procedūras, kas palīdz izveidot revīzijas liecību. Šīm parakstīšanās reizēm būtu jāietver vadības ikdienas saskaņošana, ikmēneša nesakritības ziņojumi un individuālie parakstījumi lieliem darījumiem, lai nodrošinātu, ka visa informācija ir pareiza.
Iekšējā kontrole
Iekšējo pārvedumu kontos būtu jāietver paraksta prasības atbilstoši maksājuma summām. Apsveriet iespēju izmantot vairākus līmeņu paraksta prasības. Piemēram, jūs varētu pieprasīt, lai grāmatvedības pārvaldnieks parakstītu vienumus par vairāk nekā $ 5000, izpildvaras parakstu priekšmetiem, kuru vērtība pārsniedz 10 000 ASV dolāru, un divkārša paraksta prasība maksājumiem vairāk nekā 25 000 ASV dolāru apmērā. Savas paraksta prasības atbilstu jūsu ieņēmumu kopsummai un jūsu uzņēmuma uzņēmībai pret krāpšanu, lai gūtu maksimālu labumu.
Izveidot regulāras kontroles procedūras attiecībā uz maksājamiem kontiem. Lai nodrošinātu precizitāti, iekļaujiet atsevišķu maksājumu pārbaudes uz vietas. Piemēram, katru dienu pārbaudiet piecas parādsaistības un pārbaudiet maksājuma summu un maksājuma saņēmēja informāciju un pārliecinieties, ka grāmatvedības uzskaite ir pabeigta pareizi.
Grāmatu slēgšanas procedūrās mēneša vai finanšu perioda beigās iekļaujiet norakstīšanas procedūras attiecībā uz visiem konta maksājamiem darbiem, ieskaitot kopsavilkuma kopsavilkumus un konta saskaņošanu. Turklāt turiet pārskatu, kas uzrauga maksājumu līmeni no maksājamiem kontiem. Ja maksājumu līmeņi pēkšņi palielinās vai samazinās, iespējamā problēma var tikt novērsta automātiski.
Ārējie auditi
Lielākajā daļā ārējo revīziju ir jāmaksā par pārbaudes apgabalu. Ārējām revīzijām būtu jāveic detalizēts maksājums, kurā uzskaitīti un izsekoti kopējie dati no visām grāmatvedības ierakstiem līdz kopsavilkuma summai, un tajos jāiekļauj bankas izņemšana. Izvēlēties elementus jāizvēlas padziļinātai pārbaudei. Lai pārbaudītu maksājumu saņemšanu, ir jāsazinās ar izvēlētajiem saņēmējiem. Turklāt, lai precizētu un loģiski apstrādātu, ir jāpārskata rutīnas saskaņošana. Jebkura saskaņošana ar lielām neatbilstībām ir pilnībā jāizpēta.
Ārējām revīzijām jāpārbauda neierakstītas saistības. Apsveriet visu rēķinu atlasi, izmantojot noteiktu slieksni, un izlases kārtas rēķinu atlasi padziļinātai pārskatīšanai. Paskatieties uz izmaksu dokumentiem, kredītiem par atdevi, saņemtajām, bet neierakstītajām rēķiniem un jebkuriem specifiskiem rēķiniem. Pārliecinieties, ka katru rēķinu pareizi ieraksta pareizajā laika periodā. Pārskatiet kontu, lai redzētu, vai tas tika reģistrēts kā atbildība vai ja tas ir pareizi izslēgts no laika perioda.
