Lai nodrošinātu vienmērīgu biroja darbību, ir svarīgi, lai jūsu uzraudzītāji, vienaudži un padotnieki būtu labi informēti. Lai gan daudz ikdienas informācijas tiek apmainīta personīgi, pa e-pastu vai pa tālruni, dažreiz ir nepieciešams uzrakstīt biroja piezīmi, kas atgādina jau notikušās diskusijas un darbības (tostarp darbinieku novērtējumus) un / vai sniedz ikvienam "galvu uz augšu" attiecībā uz gaidāmām pārmaiņām. Lūk, ko jums jāzina, lai savāktu savas domas un rakstītu efektīvu piezīmi.
Norādiet, kādu mērķi vēlaties ierakstīt. Mēģiniet to apkopot vienā īsā teikumā. Piemēri: orientācija jaunajiem darbiniekiem; Jaunas procedūras ceļojuma prasību apstrādei; Holiday Potluck. Šis teikums būs piezīme "Tēma" jūsu piezīmes augšpusē tieši zem adresātiem.
Identificējiet personas, uz kurām memo būs jāiet. Ja tas ir tikai dažiem cilvēkiem, piezīme tos identificēs pēc nosaukuma, nosaukuma un departamenta. Tomēr, ja tā dodas uz lielu grupu, tās tiks identificētas ar kolektīvu nosaukumu. Piemēri: visi darbinieki; 4. nodaļa Vadītāji; Kancelejas atbalsta personāls. Šī informācija tiks ievietota piezīmes rindiņā.
Atzīmējiet sevi un savu nosaukumu rindā "No". Pat ja visi zina, ka jūs esat "Bob", jums ir jāidentificē sevi gan ar savu vārdu, gan uzvārdu.
Izstrādājot piezīmes saturu, izpildiet "Noteikumu 3"; īpaši, pastāstiet saviem lasītājiem, ko jūs viņiem pastāstīsiet, pastāstiet viņiem, kas tas ir, un pabeidziet, atkārtojot to, ko tikko teicāt. Piemēram, varbūt jūsu piezīme ir atgādināt saviem darbiniekiem, ka brīvdienu sezonas traucējumi padara to par populāru laiku zagļiem nozagt priekšmetus, piemēram, makus un personīgos priekšmetus, kas palikuši nepārprotami. Pirmajā punktā būtu ieteikts viņiem būt piesardzīgiem. Otrā daļa sniegtu padomus par bloķēšanas galdiem un durvīm un būtu vairāk informēti par apmeklētājiem. Trešajā punktā būtu ieteikts veikt darbības, ja tās ievēro aizdomīgu rīcību vai ir biroja zādzības upuris.
Izmantojiet aizzīmju punktus piezīmēm, kas nodrošina procesuālu saturu vai jebkura veida kontrolsarakstu. Tās ir daudz vieglāk sekot un saprast, nekā tās iestrādāt stāstījuma punktā.
Ievērojiet 1 collu malas likumu lapas kreisajā un labajā pusē un apakšā. Jūsu lapas augšdaļa, iespējams, ir kāda veida veidlapas vai veidne, kas samazinās jūsu augšējo robežu vairākās collās. Ja jums nav veidlapas, varat izveidot sev patīkamu dokumentu, centrējot vārdu "MEMO" treknrakstā 2 vai 3 collas uz leju no lapas augšdaļas. "To:", "No:" un "Temats:" tiktu ierakstīti kreisajā malā. Piezīmes ķermenis ir viens no otra.
Izmantojiet 12 pt. fonts, kas jūsu saņēmējiem būs viegli lasāms. Times New Roman un Courier ir standarta; Bookman un Palatino ir pieņemami.
Pirms drukāšanas izdrukājiet savu saturu rūpīgi.
Kopējiet tik daudz kopiju, cik nepieciešams, un izplatiet tos saņēmējiem.
Padomi
-
Kad vien iespējams, saglabājiet piezīmi vienā lapā. Tik daudz, cik ikvienam ir jādara birojā, jebkura piezīme, kas nonāk vairākās lappusēs, visticamāk tiks atcelta vēlākai lasīšanai, un galu galā tā nonāks pie kaudzes apakšas. Ja saturs ir steidzams vai ir saistīts ar gaidāmo sanāksmi, kas vajadzīga, lai ievietotu to kalendārus, pārliecinieties, ka tas izceļas tematu rindā, lai jūsu lasītāji to nepalaistu.
Brīdinājums
Ja jūsu piezīmes saturs ir negatīvs vai varbūt rakstīts apgrūtinoša mirkļa garā, iestatiet to uz dažām stundām vai līdz nākamajai dienai un izlasiet to vēlreiz.
