Kā mazo uzņēmumu īpašnieks vēlaties izveidot produktīvu darba vidi, kas veicina radošumu un inovāciju. Neliela, pārpildīta telpa ar vecām mēbelēm un novecojušiem datoriem var ietekmēt darbinieku morāli un vispārējo sniegumu. Tāpēc ir svarīgi izveidot mūsdienīgu biroja sistēmu, kas nodrošina jūsu komandas iesaistīšanos un motivāciju. Domājiet par to kā ieguldījumu jūsu biznesā.
Padomi
-
Biroja sistēma ir savstarpēji saistīts resursu tīkls, kas nodrošina vienmērīgu darba vidi.
Kas ir Office sistēma?
Termins biroja sistēmai ir dažādas nozīmes dažādiem cilvēkiem. Kopumā tas attiecas uz dažādiem biroja komponentiem un elementiem, sākot no datoriem un darba aprīkojuma līdz tā fiziskajam izvietojumam un gaisotnei. Tā aptver arī to, kā darbinieki mijiedarbojas un vispārējā biroja kultūra.
Bez šiem elementiem birojs ir tikai telpa vai tukša telpa. Tas ir cilvēki un aprīkojums, kas šo telpu pārvērš vizuāli pievilcīgā, produktīvā vidē, kas saskan ar savu redzējumu un mērķiem. Faktiski daži avoti apgalvo, ka produktivitāte ir līdz 20% augstāks uzņēmumos ar labi izstrādātiem biroja telpām _._ Darbiniekiem ir jājūtas droši un ērti darbavietā un tiem ir jābūt pieejamiem kvalitatīviem aprīkojumiem, lai viņi varētu sasniegt maksimālu veiktspēju.
Fiziskā darba telpa tieši ietekmē jūsu komandas produktivitāti un apmierinātību ar darbu. Darbinieku labklājība un darbavietas ir ļoti cieši saistītas. Laimīgie darbinieki jutīsies motivētāki un strādās, lai palīdzētu organizācijai augt un sasniegt savus mērķus. Tas nodrošinās laimīgākus klientus un kvalitatīvākus pakalpojumus.
Uzlabot informācijas plūsmu
Funkcionāla biroja sistēma nodrošinās, ka jūsu darbiniekiem būs pieejamas nepieciešamās zināšanas, kad tās ir nepieciešamas. Tāpēc ir svarīgi, lai jūs nodrošināsiet tos ar modernām datorsistēmām, programmatūru un aprīkojumu, kas palīdz atvieglot informācijas plūsmu. Apsveriet iespēju ieguldīt komandas sadarbības instrumentos, tādos kā Slack un Asana, VoIP sistēmas, biroja programmatūra, Ethernet un projektu vadības programmatūra.
Izmantojot šos resursus, jūsu komandai būs reāla laika piekļuve datiem un varēs efektīvāk sazināties. Darbinieki, kuri ceļo vai strādā attālināti, varēs koplietot failus ceļā, tērzēt ar saviem kolēģiem tīmeklī un ātri apmainīties ar informāciju. Daži rīki, piemēram, projektu pārvaldības programmatūra, var racionalizēt laikietilpīgus uzdevumus, uzlabot sadarbību un radīt ziņojumus ar vērtīgiem ieskatiem par projektiem, kuros strādājat.
Apsveriet biroja vadītāja nomu
Kā uzņēmuma īpašniekam jums var nebūt laika vai pieredzes, kas nepieciešama, lai nodrošinātu biroja sistēmas pareizu darbību. Vēlaties koncentrēties uz jūsu uzņēmuma galvenajiem aspektiem, piemēram, jaunu klientu iegādi vai darbības paplašināšanu. Šajā gadījumā apsveriet biroja vadītāja pieņemšanu darbā. Viņš pārliecinās, ka jūsu birojs darbojas nevainojami, organizē tās izkārtojumu, plāno sanāksmes un nosaka, kāda veida programmatūru un citas iekārtas jūsu komandai vajag.
Biroja vadītāja funkcijas ir atkarīgas no nozares un uzņēmējdarbības veida. Piemēram, darbam advokātu birojā būs atšķirīgs pienākums nekā radošajā aģentūrā vai pētniecības uzņēmumā. Kopumā biroja vadītāji ir atbildīgi par:
- Administratīvo uzdevumu pabeigšana
- Darbinieku uzraudzība
- Pasākumu, sanāksmju un konferenču organizēšana
- Uzņēmējdarbības programmatūras, biroja piederumu un aprīkojuma iegāde
- Biroja budžetu pārvaldīšana
- Nodrošināt darbinieku atbilstību veselības un drošības politikai
- Ziņojumu sagatavošana
- Enerģijas patēriņa analīze
- Krājumu uzglabāšana noliktavā
- Biroja stāvokļa uzturēšana
- Neefektivitātes un uzlabošanas jomu noteikšana
- Konfliktu risināšana un uzdevumu piešķiršana
Turklāt šie speciālisti var izskaidrot biroja tehnoloģijas un vadības praksi savai komandai, nodrošināt apmācību un veikt vispārējus IT uzdevumus. Daži var pat rīkoties ar algu un grāmatvedību. To galvenais uzdevums ir nodrošināt biroja netraucētu darbību.
Izveidojiet pozitīvu biroja kultūru
Papildus ieguldījumiem kvalitatīvā aprīkojumā un veselības un drošības prakses ievērošanā ir svarīgi izveidot pozitīvu biroja kultūru. Jūsu darbinieki ir jūsu visvērtīgākie aktīvi, tāpēc jums ir jānodrošina darba vide, kurā viņi izbauda laiku. Uzņēmuma kultūra ir efektīvas biroja sistēmas galvenā sastāvdaļa.
Koncentrējieties uz tādas atmosfēras radīšanu, kurā cilvēki jūtas iesaistīti un motivēti. Uzņemiet laiku, lai noklausītos to, ko viņiem ir jāsaka, un regulāri pieprasīt viņu atsauksmes. Viņi var nākt klajā ar jaunām idejām un ieteikumiem par to, kā samazināt darbības izmaksas, piesaistīt vairāk klientu vai iegūt labākas un ātrākas lietas. Mudiniet viņus izteikt savu viedokli un pateikt, kas viņiem nepieciešams, lai strādātu efektīvāk.
Vienkāršas lietas, piemēram, bezmaksas kafijas nodrošināšana, pāreja uz ergonomiskiem galdiem un mazu sasniegumu svinēšana kopā var iet tālu uz darbinieku apmierinātību un produktivitāti. Faktiski organizācijas, kurās ir iesaistīti darbinieki, ziņo a pārsteidzošs 202% lielāks sniegums nekā bez tiem. Labi izstrādāta biroja sistēma varētu būt tieši tā, kas jums ir nepieciešama, lai attīstītu savu biznesu un iegūtu konkurences priekšrocības.
